Word與Excel之間的數(shù)據(jù)共享

摘 要：在office辦公軟件中，用戶普遍習慣于使用Word或Excel處理數(shù)據(jù)并輸出格式復雜的報表。為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，需要在Word與Excel之間進行數(shù)據(jù)交流。本文將講解數(shù)據(jù)共享的概念，并且提出他們兩個軟件之間相互共享數(shù)據(jù)的方法。

關鍵詞：選擇性粘貼；剪貼板；數(shù)據(jù)共享

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2015.22.119

1 引言

Word和Excel都是office辦公軟件的組件，是目前用戶使用最多的兩個軟件，它們具有各自擅長的功能和擅長的應用領域，但它們之間不是完全孤立的。 Word主要用于對文字進行排版，如寫稿件、畢業(yè)論文、資料整理等。Excel主要用來創(chuàng)建表格、進行數(shù)據(jù)計算和對數(shù)據(jù)進行分析，并且可以創(chuàng)建圖表，使得制作出的報表圖文并茂，信息表達清晰。但它們卻有著各自的不足之處，而不能同時滿足用戶的要求。為了提高工作效率并展示他們各自的優(yōu)勢，下面就將闡述word、excel他們之間共享數(shù)據(jù)的方案。

2 數(shù)據(jù)共享概念

Office中所講的數(shù)據(jù)共享就是指導入數(shù)據(jù)，插入或嵌入鏈接對象等操作的總稱。鏈接對象就是指鏈接在目標文件中的對象，它會隨著源文件的修改而自動更新。鏈接的數(shù)據(jù)只保存在源文件中，而目標文件只保存源文件的鏈接，并且顯示代表鏈接數(shù)據(jù)的標識。嵌入對象就是插入在文件中的對象，它是目標文件的一部分，而不再是源文件的一部分，不會隨著源文件的改變而改變。復制/粘貼就是在文件中嵌入對象的一種操作。

3 Microsoft Excel和Microsoft Word之間的共享方法

3.1 利用內(nèi)存（剪貼板）傳送數(shù)據(jù)

剪貼板是內(nèi)存中的一塊存儲區(qū)域，是數(shù)據(jù)在移動和復制中最常用的一種方法，實現(xiàn)程序之間的數(shù)據(jù)共享的方法是：在word和excel中，先選取要剪貼的對象，按快捷鍵ctrl+x，這時所選內(nèi)容送到剪貼板中，隨后在另一個應用程序中選擇要粘貼的位置，按ctrl+v，即可將剪貼板中的內(nèi)容粘貼過來，這樣就實現(xiàn)了數(shù)據(jù)間的共享。

3.2 Excel表格轉換成Word文檔

人們常常在兩個軟件word和Excel之間中進行轉換，如將電子表格（Excel）轉換成Word文檔。以下是Microsoft word和Microsoft Excel之間的方法轉換。

方法一：首先打開Excel應用程序中制作好的表格，之后復制表格中的內(nèi)容，最后粘貼到Word文檔中，表格的格式很容易發(fā)生改變。雖然采用這種方法省時省力，但在Word中調整表格的格式要花費大量的精力。

方法二：打開Excel中制作好表格，單擊【文件】→【另存為網(wǎng)頁】命令，之后在出現(xiàn)的對話框中選擇要自己要保存的路徑，并進行重命名，最后單擊“保存”按鈕，將文件保存。然后在文件夾中找到自己保存的.html文件，單擊鼠標右鍵在“打開方式”中選擇Word程序打開。打開表格之后，直接保存為Word格式的文檔，這樣j就成功的完成了兩者之間的轉換工作。

3.3 在Word文檔中插入Excel圖表的鏈接

在利用Word文檔編輯數(shù)據(jù)的過程中，可能同樣的數(shù)據(jù)需要被反復使用多次，例如我們在撰寫科研文章或科技總結之類的文章時，往往要用到大量的文章，而絕大多數(shù)人首先考慮的是將Excel中的相關數(shù)據(jù)進行復制，再將復制的數(shù)據(jù)用粘貼（ctrl+v）方法粘貼到Word文檔中的指定位置。看似利用這種方法操作起來非常簡單、方便，可是在這種情況下，Word文檔上的數(shù)據(jù)卻不能直接進行編輯和修改。一旦數(shù)據(jù)在Excel中發(fā)生變化，那么就需要用戶重新插入數(shù)據(jù)，這樣就增加了用戶的工作量，而且還影響工作的效率。若用戶用數(shù)據(jù)鏈接這樣的方法插入數(shù)據(jù)，插入鏈接上的數(shù)據(jù)會隨Excel中的數(shù)據(jù)進行修改或者刪除。詳細的操作方法有如下幾種。

方法一：Microsoft Excel中的所有數(shù)據(jù)若需要被引用，應先選中待嵌入或粘貼到word文檔中的數(shù)據(jù)之后再進行復制過來，其次又要轉換到word文檔中，先選定菜單欄中的”編輯＼菜單”，在打開的對話框中選擇“選擇性粘貼/形式”一欄中“MICroSoft office Excel工作表”選項，最后鼠標左鍵單擊“確認”按鈕，就可以完成數(shù)據(jù)鏈接的插入工作了。

方法二：若用戶只需要引用某一個單元格中的數(shù)據(jù)。應首先選中待嵌入或粘貼到word文檔中的數(shù)據(jù)，再進行復制，需要切換到Microsoft word文檔中，其次要選擇菜單欄下的“菜單＼選擇性粘貼”命令，在打開的對話框中選擇“選擇性粘貼＼形式”一欄中的“無格式文本”，最后單擊確認。

方法三：如果要多次引用Microsoft Excel中的數(shù)據(jù)圖表，就需要將多次引用的對象看作是數(shù)據(jù)源，然后選擇菜單下的“編輯＼選擇性粘貼”命令，在打開的“選擇性粘貼”對話框中選擇“粘貼鏈接”的命令，鏈接方式就根據(jù)要引用的數(shù)據(jù)進行鏈接。

此外，還可用Word文檔自帶的功能直接創(chuàng)建嵌入或鏈接的對象。

4 結束語

在Word和Excel程序之間采用數(shù)據(jù)共享的這種方法既發(fā)揮各自的優(yōu)勢又取長補短，在一定程度上減少了用戶的工作量，從而提高了工作效率。其實 Word和Excel兩個應用程序之間存在很多密不可分關聯(lián)的地方，在我們的工作、學習、生活中熟練掌握它們將會給我們帶來很大的方便。

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作者簡介：雷楓（1982-），女，陜西渭南人，本科，助教，研究方向：計算機基礎教學方向。