高校學生檔案的信息化管理

摘 要：高校學生檔案全面反映了學生的在校成長過程，檔案管理是高校管理的重要內(nèi)容。當前，高校利用信息化來對學生的檔案進行管理，取得了一定的成就，但在實際工作中還存在一定的問題，檔案管理的信息化水平還有待提高。本文探討了高校學生檔案信息化管理的現(xiàn)狀，并提出相應的措施，以期提高高校學生檔案管理的質(zhì)量。

關鍵詞：高校；學生檔案；信息化；管理

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2015.22.205

1 前言

高校學生檔案管理是教育管理中一個必不可少的部分，檔案記載著學生在學校期間的求學經(jīng)歷和表現(xiàn)情況，是學校對學生培養(yǎng)、教育真實情況的反映，也是將來用人單位選擇人才的重要依據(jù)。在信息化高速發(fā)展的今天，高校的檔案管理工作也應該與時俱進，充分利用信息化的手段對學生的檔案進行管理。但在當前，我國的部分高校檔案管理工作的信息化程度還有待提高，為了有效提高高校檔案管理工作的效率和質(zhì)量，管理檔案管理工作者要正確認識當前檔案管理工作中存在的問題，積極推進檔案管理的信息化。

2 高校學生檔案信息化管理的意義

2.1 提高了學生檔案管理工作的效率

在傳統(tǒng)的學生檔案管理工作中，檔案管理員靠人工對學生的檔案進行收集、整理和登記，效率和時效性比較低。而信息化技術為檔案管理員的信息采集、鑒定、保存等工作帶來了便利，有效減輕檔案管理員的工作量，提高了工作效率。此外，高校通過相應的檔案管理系統(tǒng)來自動處理學生的檔案信息，并把結果放在公共的網(wǎng)絡平臺上，便于教師、學生和用人單位權限查詢、處理學生的檔案信息，明顯提高了學生檔案的管理水平。

2.2 提高了檔案管理的質(zhì)量

當前，大多數(shù)高校都由學生處負責學生檔案管理工作，學生處主要靠各學院的上報來收集學生的檔案。而學生檔案里面的信息大多由學院的輔導員和班主任負責整理，通常在學生畢業(yè)前夕才進行突破式的檔案整理工作，經(jīng)常出現(xiàn)學生檔案信息混亂、錯誤的現(xiàn)象[1]。信息化檔案管理可以有效解決這一問題，檔案管理員利用信息化手段對學生的檔案進行管理，為每個學生建立檔案庫，在錄好基本信息的基礎上，不斷補充錄入學生的最新信息，并及時對錄入的信息進行檢查和維護，有效確保了學生信息的真實性、準確性和完整性，檔案管理工作的質(zhì)量得到提高。此外，當用人單位需要查詢學生檔案時，檔案管理員可以快速、準確地為其提供學生檔案，真正發(fā)揮學校檔案管理的作用，提高了學校檔案管理的服務水平。

3 高校學生檔案信息化管理現(xiàn)狀和相應措施

3.1 高校學生檔案信息化管理現(xiàn)狀

3.1.1 缺乏檔案管理的意識

現(xiàn)階段，高校的領導者和檔案管理工作者對檔案信息化管理還沒有足夠的認識，檔案管理信息化建設的步伐還比較緩慢。首先，學校領導普遍認為檔案管理工作是檔案管理部門的工作，對檔案信息化管理建設的關注度不夠，沒有給檔案管理部門足夠的人力、物力和財力支持。其次，高校檔案管理部門的工作人員仍然采用傳統(tǒng)的方法對學生的檔案進行管理，沒有充分認識到信息化在檔案管理工作中的作用。

3.1.2 信息化基礎設備較為落后

高校學生檔案的信息化管理工作需要依賴計算機設備和相關的軟件，這些計算機和軟件也對檔案管理員提出了較高的要求，這就需要高校投入大量的資金引進設備和對教師進行技能培訓。但當前大多數(shù)高校都把資金投放在教學和科研上，在很大程度上忽略了對檔案管理的投入，導致高校檔案信息化管理硬件、軟件設備落后，檔案管理工作效率較低。

3.1.3 學生檔案管理網(wǎng)絡存在安全隱患

信息技術給人類生活帶來便利的同時，也帶來了一定的網(wǎng)絡安全隱患。首先，高校的檔案信息化管理由于網(wǎng)絡的開放性，存在一定的矛盾，既要保護學生的隱私安全，又要公開一些信息資源，給具體操作帶來便。其次，在信息技術高速發(fā)展的今天，黑客攻擊和網(wǎng)絡病毒威脅著高校信檔案信息化的安全，高校的檔案涉及到相關的文化、經(jīng)濟、政治等方面的機密，一旦泄露，后果將不堪設想。

3.1.4 學生檔案管理不夠規(guī)范

首先，高校缺乏學生檔案管理的統(tǒng)一模式，很多高校的學生檔案管理工作仍舊由學院或招生就業(yè)處負責，沒有專門的檔案管理部門，也沒有對學生檔案管理工作進行明確的分工。其次，檔案管理的方式比較粗放，當前，部分高校的學生檔案由各學院自行管理，畢業(yè)時再由學生處統(tǒng)一投遞檔案。學生檔案的整理工作由輔導員負責，輔導員的檔案專業(yè)技能不高，且檔案整理的工作量大，經(jīng)常出現(xiàn)“缺、漏、錯”等現(xiàn)象，學生檔案整理的質(zhì)量不高[2]。最后，部分高校學生檔案的內(nèi)容不夠豐富，一般只包括高中材料、錄取資料、學習成績、入團、入黨材料和獎懲情況等，缺乏反映學生成長過程、體現(xiàn)學生綜合素質(zhì)的相關材料。

3.2 提高高校學生檔案信息化管理質(zhì)量的措施

3.2.1 更新高校學生檔案管理者的觀念

做好學生檔案的管理工作不但可以加強學生管理、提高學習培養(yǎng)人才的水平，而且有利于學生的成長。在信息化的背景下，高校領導者和檔案管理員要更新觀念，積極地探索提高檔案管理信息化水平的措施。首先，學生檔案管理員要充分認識檔案信息化管理工作的重要意義，把檔案管理工作的重心從單一地數(shù)據(jù)整理轉(zhuǎn)移到服務模式的思考與規(guī)劃上來。其次，高校的領導者要重視學生檔案管理工作，創(chuàng)造條件對檔案管理員進行培訓，提高檔案管理員利用信息技術管理學生檔案的能力。

3.2.2 引進先進的信息化技術

當前，高校招生規(guī)模的擴大，學生檔案的數(shù)量劇增，檔案管理工作的難度也相應增大。為了提高學生檔案管理工作的效率和質(zhì)量，高校需要加快信息化檔案管理模式的建設，加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。一方面，高校要根據(jù)實際情況研發(fā)適合本校學生檔案管理的系統(tǒng)，利用計算機處理檔案管理的相關工作，如學生檔案的錄入、修改、查詢、增減等。另一方面，加快信息化的傳遞，讓學生的檔案管理工作與信息社會相適應。

與此同時，高校還要完善學生檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設，利用數(shù)據(jù)庫來整合學生的檔案信息，提高檔案管理工作的服務能力。首先，建設服務功能較強的網(wǎng)絡平臺，讓學生可以在網(wǎng)上查詢自己的檔案，并通過權限設置、條件限制、密碼等為學生提供便利、安全的信息化服務[3]。其次，建設具有速度快、存儲量大、便于檢索、等優(yōu)點的學生電子檔案管理系統(tǒng)。最后，建設專門的電子檔案網(wǎng)絡服務平臺，以方便學校、學生、用人單位查詢學生的檔案。

3.2.3 加強學生檔案信息管理員隊伍的建設

在高校學生檔案管理工作深入開展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理技術已經(jīng)不合時宜。因此，高校領導者積極支持學生檔案管理部門的工作，提高檔案管理員的信息技術水平。第一，引進具備檔案管理專業(yè)知識和計算機網(wǎng)絡技術的人才。第二，培養(yǎng)信息化的檔案管理人才，引導其充分利用自身的能力為學校學生檔案管理服務，從而加快本校檔案管理信息化的進程。第三，創(chuàng)造條件對現(xiàn)有的學生檔案管理員進行培訓，提高其檔案管理工作的服務水平和綜合素質(zhì)。

3.2.4 規(guī)范學生檔案管理工作

首先，對學生檔案的信息化進行全程管理，設立專門的檔案館、指定專門的管理人員來對學生檔案進行管理，確保檔案管理工作的連續(xù)性和規(guī)范性。設置專門的部門負責學生檔案的收集、保管和整理工作，并由檔案檔案管理部門的相關工作人員進行監(jiān)督，確保學生檔案管理的嚴謹性。其次，對學生檔案的歸檔時間、歸檔范圍、數(shù)據(jù)類型。格式等進行明確的規(guī)定，保證學生電子檔案的質(zhì)量。檔案管理部門要建立健全相應的檔案管理制度，以確保學生檔案信息的真實性、完整性和安全性。

4 結束語

檔案管理工作是高校教學管理工作的重要內(nèi)容之一，檔案的信息化管理是信息化時代的客觀要求，也是高校提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的內(nèi)在要求。隨著高校招生規(guī)模的擴大，學生檔案的數(shù)量增大，增加了檔案管理員的工作難度。目前看來，高校利用信息化來對學生的檔案進行管理，在一定程度上有效提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，但在某些方面，高校學生檔案信息化管理的水平還有待提高。因此，高校應重視信息化在學生檔案管理中的作用，充分利用信息化對學生檔案進行管理，以進一步提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

參考文獻：

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[2]羅若.信息化背景下加強高校學生檔案管理的對策[J].科技廣場，2014，6（08）：195-196.

[3]譚春霞.高校檔案管理信息化建設現(xiàn)狀及對策研究[J].科技資訊，2015，20（11）：14.

作者簡介：周映紅（1982-），女，江西修水人，本科，館員，研究方向：高校檔案和計算機應用技術。