影響檔案信息資源開發利用的主要因素淺析

檔案信息資源開發利用工作的重要性毋庸置疑，在這方面檔案部門已經做了不少工作，而且也取得了一定的成績，但在某些方面還存在著差距，其主要原因在于檔案信息資源的開發利用工作受到來自多方面因素的影響，其中有積極因素也有消極因索，如何趨利避害，積極開發檔案信息資源為社會提供利用是檔案作的重要內容。

1.經濟發展對檔案信息資源開發利用的影響

經濟因素，包括經濟制度、生產力水平、經濟發展規模和產業結構等。它是社會存在和發展的基礎，同時，也在相當程度上影響著社會的信息需求和檔案信息資源的開發利用。這種影響主要表現在：首先，社會主義市場經濟的建立促進了信息市場的形成，促使檔案信息資源開發利用要以信息市場的需求為導向，以信息產品的開發和生產為核心，以服務廣大信息用戶為宗旨，通過將檔案信息資源轉化為現實生產力來推動社會經濟的發展，并且反過來獲得社會經濟對其進一步發展的支持和保障。其次，隨著知識經濟時代的到來，知識和信息成為發展的戰略資源，知識和信息的及時傳輸、處理成為社會生產力、競爭力和成功的關鍵。檔案信息作為國家信息系統中重要而獨特的組成部分，有著其它信息資源不可替代的作用。我們只有把握機遇，增加開發利用檔案信息資源的科技含量，從寶貴的檔案信息資源中提煉、重組出適用于社會和經濟發展的信息產品，才能使檔案工作的層次和社會地位得到提升。

最后，經費不足是困擾檔案信息資源開發利用的一大難題。在開發利用工作中運用現代技術以及設備購置和人員培訓等都需要一定的經費支持。為此，《全國檔案事業發展“十五”計劃》明確指出：建議各級人民政府和各專業主管部門增加對‘檔案事業的必要投入（包括檔案教育、檔案科研、檔案保護、檔案征集、檔案編纂出版等方面），逐年增加檔案事業經費，使之與國家對社會事業總投入的增長保持適當比例。可以認為，不走出經費捉襟見肘的窘境，檔案信息資源的開發利用將受到很大的限制。

2.社會檔案意識對檔案信息資源開發利用的影響

所謂社會檔案意識是指人們對檔案的性質、價值和檔案工作的本質、作用、地位的看法，為承擔的保護檔案的義務的認識和利用檔案的要求。社會檔案意識強，對檔案工作的支持就更多，就有利于檔案信息資源的開發利用。反之，檔案部門就會缺乏社會的支持，得不到社會的理解，無法與社會進行信息的交換。所以檔案部才要注意利用各種媒體、各種渠道加強宣傳，使社會成員了解檔案的價值、開放利用的政策和具體規定，從而贏得社會的支持，提高公民的檔案信息意識。對檔案工作本身來說，要尊重公民利用檔案這一受法律保護的基本權利，要有強烈的社會責任感和服務意識。應牢固樹立“利用檔案不是少數人的特權”的觀念，積極了解社會對檔案信息的需求傾向，了解各種用戶的需求特點，據此制定檔案部門開發利用的規劃和措施，并要加強檔案部門相互間的聯系，以發揮檔案系統的整體效應。現階段，社會檔案意識的高低更多取決于公眾從檔案利用中得到的實惠。因此，檔案服務要貼近民眾，要加大開發更多反映社會和生活、與公眾密切相關的檔案信息產品。但是，目前我國檔案部門普遍存在著“四多四少”的現象，即宏觀檔案多，微觀檔案少；政務檔案多，科技、經濟檔案少；公務檔案多，私人事務檔案少；一般檔案多，特色檔案少。這遠遠不能滿足社會和公眾的用檔需求，勢必影響社會和公眾對檔案部門的認知度。同時，它又會反過來影響各部門、各行業和公眾對檔案信息資源開發利用工作的支持。

3.科技進步對檔案信息資源開發利用的影響

“隨著信息技術、計算機技術和通訊網絡技術的日益普及和大量電子文件的涌現，檔案信息的開發利用必然發生根本性的變革”。科技的進步尤其是現代信息技術的發展，為檔案信息資源的深層次開發利用創造了條件，以磁帶、磁盤、或光盤為介質的數字檔案成為檔案管理的重要對象，檔案信息資源將通過網絡、電視屏幕、報刊廣告等越來越豐富的形式為人們所利用。在信息社會，檔案的載體形態和記錄方式均發生了很大變化，紙質檔案的“一統天下”格局將被紙質檔案、聲像檔案、電子檔案并存的格局所取代，傳統的檔案利用模式也已向多載體、全方位、深層次地開發檔案信息資源方向發展。科學技術的發展己經直接影響到檔案信息資源的開發和利用，這主要表現在以下三個方面：

首先，從檔案人員的素質結構來看，理工科的專業人員較少，對現代化檔案信息資源開發利用的手段和技術的不適應表現得比較突出，實際操作能力比較差。雖然現在很多省、市、縣甚至鄉（鎮）、村檔案館（室）都較普遍地配備了計算機，但大多數的檔案館（室）只是使用微機進行檔案目錄管理。檔案信息網絡化建設跟不上時代的發展，極大地影響了檔案信息資源的開發和利用。其次，從開發利用的介質來看，高速發展的現代信息技術提供了新的信息存儲載體、傳遞渠道及信息處理方式，使得檔案信息數量劇增，形式各異，從而增加了其開發利用的難度。隨著多媒體技術、計算機網絡技術和現代通訊傳輸技術的發展，檔案縮微制品、錄音、錄像制品、印刷品等各種載體形式大量增加。特別是近幾年來，電子文件（檔案）所占比重將不斷上升。雖然電子文件的利用目前尚未形成“氣候”，但如何借助網絡，擴展檔案信息資源開發和利用的范圍，突破檔案館（室）藏的地域和實體界限，實現檔案信息資源的數字化以及利用服務的網絡化將成為我們所期待的目標。

最后，從開發利用方式和環境來看，數據庫技術、光盤技術、多媒體技術、網絡技術等的運用，使得檔案信息資源開發活動變得更加快捷、充分、深入和有效。傳統的由單一檔案部門各自為政進行檔案信息資源的開發利用將轉化為檔案信息資源的全面共享，技術的進步將徹底改變以往封閉、狹小的作業環境。在盡可能的情況下，各檔案部門必須加強合作，以使有限的資源發揮最大的效益。通過網絡，不僅使檔案機構內部的各項工作連成整體，而且將各個檔案部門和機構也納入整個社會信息資源系統中，成為有機的組成部分。技術的發展推動了檔案信息資源的開發和利用，雖然在一定程度上也帶來一些問題，如：設備升級換代過于頻繁，給選擇帶來困難；數字信息的普遍存在，給檔案信息安全構成前所未有的威脅；檔案部門之間發展不平衡，使得應用信息技術能力相對較弱的部門距離拉大等等。但我們相信，對科學技術的合理運用和有效控制會給檔案信息資源的開發利用帶來新的面貌。 [科]