淺談電子文件檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存。因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔文件轉儲到光盤上。軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

1.電子文件的保護

1.1加強對電子文件制作和管理人員的管理

電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸等處理都是按人的意愿進行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關重要的。要禁止那些道德品質不好、工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成份，在沒有管理要求的情況下，也會逐漸懈怠甚至可能變壞。加強對電子文件制作 和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。另外還要進行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，要使他們養成忠于職守的品質，認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

1.2電子文件的制作過程要職責分明

電子文件的制作人員，應對其制作的電子文件的真實性和能被保管、保存負有責任。為保證電子文件在制作階段不出現失真現象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設計項目，更要注意劃清制作人員的職責范圍，使每一個參與人員負其分工范圍內的責任。一般來說，不相干人員不能進入他人的責任范圍，工作需要時可允許用只讀式的載體調讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

1.3建立電子文件全過程管理的制度

電子文件從形成到電子檔案的開發利用，中間經過很多環節。哪一個環節的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態下發生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質文件相比，都有很大區別，要明確無誤地作出規定。歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文件的原始性、真實性和完整性造成極大危害。

電子文件歸檔應對存儲載體有嚴格要求，并且明確保護措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實性和完整性造成危害。為實現電子檔案長期保存所必須進行的載體轉換也要采取明確的措施，防止在轉換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強對電子檔案的開發利用活動的管理。

1.4建立電子文件管理的記錄系統

紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式特征就不會再發生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

電子文件管理系統本身也應具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據。對于從收集、積累階段就在網絡系統上傳遞的電子文件，可通過網絡系統的自動記錄功能記錄有關信息；對于以存儲載體方式進行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。

2.軟磁盤的保護

（1）統一軟盤的規格，使用3.5寸高密盤保存。

（2）把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

（3）規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40%-50%，溫度控制在14-24攝氏度。

（4）加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機病毒檢測，確保磁盤不帶病毒，將磁盤經常置于保護狀態。

（5）對加密盤的管理。有的電子文件存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

（6）在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

3.光盤的保護

（1）規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量推疊，以防光盤翹曲。使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

（2）保護良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。光盤存放的溫度宜控制在14-24攝氏度，相對濕度40%-65%。

（3）注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光，盡量避免帶出室外，不管磁盤還是光盤，定期復制是延長電子文件壽命的有效措施。磁盤每2年、光盤第5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。 [科]