化工設(shè)計院對電子圖檔管理系統(tǒng)的合理應(yīng)用

【摘 要】科學(xué)技術(shù)的進步，使得化工設(shè)計院的檔案信息量大大的增加，給檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。怎樣有效的進行檔案的管理是一個值得探討的問題。本文主要就目前檔案管理方面需要解決的問題以及CAD電子圖檔管理的應(yīng)用功能做了簡單的介紹。

【關(guān)鍵詞】化工設(shè)計院；電子圖檔；管理

【Abstract】the progress of science and technology， the quantity of archival information chemical industry design institute greatly increased， which brings great challenges to the archives management work. How to effectively carry out the management of archives is a problem worthy of discussion. This paper mainly needs to solve the current archives management problems and applications of CAD electronic document management has made the simple introduction.

【Key words】Design Institute of chemical industry；Electronic documents；Management

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，化工設(shè)計院作為企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計與研發(fā)的重要平臺，設(shè)計院每天都會生成許多的檔案信息以及設(shè)計文本，面對每天龐大的檔案信息，化工設(shè)計院傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足檔案管理的需要。 CAD電子圖檔管理系統(tǒng)能夠?qū)ψ詣拥膶γ刻斓奈募M行搜集并管理，實現(xiàn)電子圖檔的信息化管理。

1.檔案管理面臨的問題

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，檔案管理工作已經(jīng)不能僅僅滿足于安全方面的保護工作，檔案需要能夠被有效地利用。化工設(shè)計院每年都會產(chǎn)生大量的檔案文件，這些文件會因為各種因素受到不同程度的損壞。檔案管理工作需要解決的問題主要有以下幾個方面：

首先，傳統(tǒng)的電子圖檔管理系統(tǒng)在文件查找方面比較困難。化工設(shè)計院所設(shè)計的新產(chǎn)品是需要在老產(chǎn)品的基礎(chǔ)上進行設(shè)計的，所以經(jīng)常要查閱以前的檔案[1]，當(dāng)時由于傳統(tǒng)電子圖檔管理系統(tǒng)的一些缺陷，使得文件查找方面非常的困難；其次，在產(chǎn)品進行設(shè)計的時候經(jīng)常需要對文件進行修改，但是文檔版本的管理不善會給所修改內(nèi)容與原來的內(nèi)容不一致，所以檔案版本的一直也是一個重要的問題；第三，產(chǎn)品設(shè)計的數(shù)據(jù)放在計算機中這些數(shù)據(jù)的安全得不到保證，這些數(shù)據(jù)很容易被復(fù)制或者更改，安全問題是檔案管理的重要問題。檔案的安全管理上需要根據(jù)人員不同的職位給予不同的權(quán)力。第四，現(xiàn)在的數(shù)據(jù)幾乎所有的交流過程全部都在網(wǎng)絡(luò)上，信息的共享非常的重要，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求，在信息共享上面不能滿足人們的要求。第五，電子圖檔設(shè)計好之后，往往還需要打印出底圖，曬藍圖，所以保證電子圖檔、底圖、藍圖的一致性非常的的關(guān)鍵。

2.CAD電子圖檔管理系統(tǒng)的功能實現(xiàn)

2.1圖檔建庫

電子圖檔系統(tǒng)管理員可以根據(jù)化工設(shè)計院的具體情況來對庫進行設(shè)置。圖檔管理員可以在基本字段的基礎(chǔ)上對圖庫進行排序，設(shè)置圖庫的訪問權(quán)限，根據(jù)化工設(shè)計人員的職位級別來設(shè)置他所能夠訪問的范圍。對于設(shè)計院具體的人員訪問權(quán)限可以進行如下設(shè)置：可訪問圖庫、不可訪問圖庫、可直接下載文檔、需審批下載文檔。

2.2文件管理

設(shè)計人員在設(shè)計新圖的時候，只需要根據(jù)管理員已經(jīng)設(shè)計好的模板來選擇自己所需要的就可以了，系統(tǒng)可以自動進行圖標(biāo)文字的排版，非常的方便。另外，在設(shè)計人員出圖時，系統(tǒng)可以自動收集DWG和它引用的文件，這種方法有效的保證了文件的完整性，而且系統(tǒng)可以將DWG文件轉(zhuǎn)化成其他各種格式的文件，使用很方便。在出圖的過程中[2]，系統(tǒng)可以將包含圖形較多的文檔拆成多個文檔，使每一個僅僅包含一幅圖，同時也可以將引用文件拆分出來，方便文件的歸檔管理。

2.3文件的查詢

由于傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)非常不方便工作人員進行資料的查詢，所以新的CAD電子圖檔管理系統(tǒng)在資料的查詢方面做了一些改進，非常方便設(shè)計人員DWG文件的搜索。設(shè)計人員可以根據(jù)所搜查內(nèi)容的圖號、名稱、設(shè)計人員等一些信息進行文件的查詢，快速的幫助設(shè)計人員找到自己所需要的目標(biāo)。

2.4日志生成

電子圖檔管理系統(tǒng)能夠自動跟蹤計算機的運行狀態(tài)，詳細的記錄設(shè)計人員的操作情況，包括：人員名稱、時間、事件、結(jié)果等一些非常關(guān)鍵的信息。方便了系統(tǒng)的維護，能夠很好的保障系統(tǒng)的安全，確保系統(tǒng)的正常使用功能。

2.5版本控制

考慮到設(shè)計人員會需要不定時的對文檔設(shè)計圖進行修改、變更等一些情況，電子圖檔管理系統(tǒng)在每次設(shè)計人員對設(shè)計圖進行修改之后[3]，都會重新生成一個新的版本，并且快速的清理舊的版本，非常好的解決了版本控制的問題。 電子圖檔的功能圖如下所示：

3.應(yīng)用效果

新的電子圖檔管理系統(tǒng)的合理應(yīng)用，成功地解決了設(shè)計過程中遇到的一些問題。系統(tǒng)保證了文件的搜集歸檔工作的有序進行，有效地解決了資源流失的狀況；設(shè)計人員也可以在網(wǎng)上很方便的查詢所需要的文件，提高了文件共享率；系統(tǒng)在出土的過程中，系統(tǒng)可以自動的生成清單，不需要設(shè)計人員再手工進行填寫，非常的方便。而且，電子圖檔管理系統(tǒng)還有非常開放的報表系統(tǒng)，可以自動進行各類項的總和計算，按照設(shè)計人員的意愿進行分類排序，快速將報表輸出。總之，電子圖檔的合理應(yīng)用，大大提高了設(shè)計人員的工作效率。

4.總結(jié)

CAD電子圖檔管理系統(tǒng)的合理應(yīng)用，大大減輕了化工設(shè)計院的檔案管理工作，滿足了設(shè)計人員的需求。電子圖檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用，是化工設(shè)計院信息化建設(shè)過程中非常重要的一步。 [科]

【參考文獻】

[1]朱媛.新時期設(shè)計院檔案管理探析[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2014，（02）：45-46.

[2]楊緒英.芻議設(shè)計院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息，2012，（35）：126.

[3]宋昱.電子圖檔管理系統(tǒng)在化工設(shè)計院的初步應(yīng)用[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2007，（09）：233-235.