化工設計院對電子圖檔管理系統的合理應用

【摘 要】科學技術的進步，使得化工設計院的檔案信息量大大的增加，給檔案管理工作帶來了一定的挑戰。怎樣有效的進行檔案的管理是一個值得探討的問題。本文主要就目前檔案管理方面需要解決的問題以及CAD電子圖檔管理的應用功能做了簡單的介紹。

【關鍵詞】化工設計院；電子圖檔；管理

【Abstract】the progress of science and technology， the quantity of archival information chemical industry design institute greatly increased， which brings great challenges to the archives management work. How to effectively carry out the management of archives is a problem worthy of discussion. This paper mainly needs to solve the current archives management problems and applications of CAD electronic document management has made the simple introduction.

【Key words】Design Institute of chemical industry；Electronic documents；Management

隨著科學技術的進步，化工設計院作為企業產品設計與研發的重要平臺，設計院每天都會生成許多的檔案信息以及設計文本，面對每天龐大的檔案信息，化工設計院傳統的檔案管理已經不能滿足檔案管理的需要。 CAD電子圖檔管理系統能夠對自動的對每天的文件進行搜集并管理，實現電子圖檔的信息化管理。

1.檔案管理面臨的問題

隨著科學技術的進步，檔案管理工作已經不能僅僅滿足于安全方面的保護工作，檔案需要能夠被有效地利用。化工設計院每年都會產生大量的檔案文件，這些文件會因為各種因素受到不同程度的損壞。檔案管理工作需要解決的問題主要有以下幾個方面：

首先，傳統的電子圖檔管理系統在文件查找方面比較困難。化工設計院所設計的新產品是需要在老產品的基礎上進行設計的，所以經常要查閱以前的檔案[1]，當時由于傳統電子圖檔管理系統的一些缺陷，使得文件查找方面非常的困難；其次，在產品進行設計的時候經常需要對文件進行修改，但是文檔版本的管理不善會給所修改內容與原來的內容不一致，所以檔案版本的一直也是一個重要的問題；第三，產品設計的數據放在計算機中這些數據的安全得不到保證，這些數據很容易被復制或者更改，安全問題是檔案管理的重要問題。檔案的安全管理上需要根據人員不同的職位給予不同的權力。第四，現在的數據幾乎所有的交流過程全部都在網絡上，信息的共享非常的重要，傳統的檔案管理制度已經不能適應現代社會的要求，在信息共享上面不能滿足人們的要求。第五，電子圖檔設計好之后，往往還需要打印出底圖，曬藍圖，所以保證電子圖檔、底圖、藍圖的一致性非常的的關鍵。

2.CAD電子圖檔管理系統的功能實現

2.1圖檔建庫

電子圖檔系統管理員可以根據化工設計院的具體情況來對庫進行設置。圖檔管理員可以在基本字段的基礎上對圖庫進行排序，設置圖庫的訪問權限，根據化工設計人員的職位級別來設置他所能夠訪問的范圍。對于設計院具體的人員訪問權限可以進行如下設置：可訪問圖庫、不可訪問圖庫、可直接下載文檔、需審批下載文檔。

2.2文件管理

設計人員在設計新圖的時候，只需要根據管理員已經設計好的模板來選擇自己所需要的就可以了，系統可以自動進行圖標文字的排版，非常的方便。另外，在設計人員出圖時，系統可以自動收集DWG和它引用的文件，這種方法有效的保證了文件的完整性，而且系統可以將DWG文件轉化成其他各種格式的文件，使用很方便。在出圖的過程中[2]，系統可以將包含圖形較多的文檔拆成多個文檔，使每一個僅僅包含一幅圖，同時也可以將引用文件拆分出來，方便文件的歸檔管理。

2.3文件的查詢

由于傳統的檔案管理系統非常不方便工作人員進行資料的查詢，所以新的CAD電子圖檔管理系統在資料的查詢方面做了一些改進，非常方便設計人員DWG文件的搜索。設計人員可以根據所搜查內容的圖號、名稱、設計人員等一些信息進行文件的查詢，快速的幫助設計人員找到自己所需要的目標。

2.4日志生成

電子圖檔管理系統能夠自動跟蹤計算機的運行狀態，詳細的記錄設計人員的操作情況，包括：人員名稱、時間、事件、結果等一些非常關鍵的信息。方便了系統的維護，能夠很好的保障系統的安全，確保系統的正常使用功能。

2.5版本控制

考慮到設計人員會需要不定時的對文檔設計圖進行修改、變更等一些情況，電子圖檔管理系統在每次設計人員對設計圖進行修改之后[3]，都會重新生成一個新的版本，并且快速的清理舊的版本，非常好的解決了版本控制的問題。 電子圖檔的功能圖如下所示：

3.應用效果

新的電子圖檔管理系統的合理應用，成功地解決了設計過程中遇到的一些問題。系統保證了文件的搜集歸檔工作的有序進行，有效地解決了資源流失的狀況；設計人員也可以在網上很方便的查詢所需要的文件，提高了文件共享率；系統在出土的過程中，系統可以自動的生成清單，不需要設計人員再手工進行填寫，非常的方便。而且，電子圖檔管理系統還有非常開放的報表系統，可以自動進行各類項的總和計算，按照設計人員的意愿進行分類排序，快速將報表輸出。總之，電子圖檔的合理應用，大大提高了設計人員的工作效率。

4.總結

CAD電子圖檔管理系統的合理應用，大大減輕了化工設計院的檔案管理工作，滿足了設計人員的需求。電子圖檔管理系統的應用，是化工設計院信息化建設過程中非常重要的一步。 [科]

【參考文獻】

[1]朱媛.新時期設計院檔案管理探析[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2014，（02）：45-46.

[2]楊緒英.芻議設計院檔案管理工作的創新[J].黑龍江科技信息，2012，（35）：126.

[3]宋昱.電子圖檔管理系統在化工設計院的初步應用[J].科技情報開發與經濟，2007，（09）：233-235.