我國人事檔案信息服務網(wǎng)絡管理機制

國家人事檔案信息服務網(wǎng)絡在縱向涉及國家級、省級、人才服務機構(gòu)三級管理，所以，首先要樹立全國“一盤棋”的思想，特別是我國人事部與勞動和社會保障部已經(jīng)合并為人力資源和社會保障部，這樣的統(tǒng)一領導使國家人事檔案信息服務網(wǎng)絡建設不僅有了體制保障，也更有了可操作性。通過網(wǎng)絡這種現(xiàn)代化手段開展人事檔案信息服務工作，是一項嶄新的業(yè)務，必須要在管理模式、運行機制方面進行認真的探索。筆者認為，網(wǎng)絡建成初期可由人才服務機構(gòu)來運作，從提供免費試用開始，待形成一定規(guī)模效應時可考慮提供有償服務，逐步發(fā)展成市場化運作。這樣做可以充分發(fā)揮人才服務機構(gòu)的職能優(yōu)勢和品牌效應，便于同有關部門開展聯(lián)合征信，豐富人才公共服務內(nèi)容。

1.指導思想

1.1信息化

所謂“信息化”，就是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，由紙質(zhì)型檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，對人事檔案進行電腦化、集約化、動態(tài)化管理?？梢园褭n案中人員按照年齡、學歷、專業(yè)、職稱、職務等進行分門別類，編制成不同的檢索工具，把每個人的基礎信息制成電子文件，并加強技術處理以達到保密目的，通過全國聯(lián)網(wǎng)使人事檔案信息的查閱、利用、更新方便快捷，在全國范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享。出于管理的需要，對于每份人事檔案應設置電子檔號，具體可以考慮采用類似二代身份證的 IC 卡形式，方便人才流動時攜帶。比如使用已在深圳率先發(fā)行的全國通用型社會保障卡，卡號全國唯一，其中儲存?zhèn)€人的基本數(shù)據(jù)，由個人持有，轉(zhuǎn)換單位的時候出示該卡即可辦理相關事務，這樣，用人單位只需要根據(jù)應聘人員的社會保障卡號通過網(wǎng)絡發(fā)出查詢請求即可獲得此人的相關信息。

1.2社會化

所謂“社會化”，就是完善人事代理制度，由人才服務機構(gòu)根據(jù)國家有關政策法規(guī)，接受用人單位或個人委托，代為管理單位或個人的人事業(yè)務，人才服務機構(gòu)根據(jù)委托人的紙質(zhì)人事檔案為其在人事檔案信息服務網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中建立電子文件并掃描原件存儲到人事檔案全文數(shù)據(jù)庫。當人才發(fā)生流動時，無需再“檔隨人走”，因為通過人事檔案信息服務網(wǎng)絡用人單位進入任何一家人才服務機構(gòu)的網(wǎng)站發(fā)送查詢請求即可獲得該人才的人事檔案信息；而人才想要增加本人后續(xù)人事檔案信息記錄，只需將工作經(jīng)歷、業(yè)績的單位證明及新近獲得的能力資格證件、獲獎證書等相關材料通過一定手續(xù)交給某一家人才服務機構(gòu)驗證后錄入到人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，而紙質(zhì)原件中應存檔的部分則由該人才服務機構(gòu)機要轉(zhuǎn)遞到人才所委托的人事代理機構(gòu)存入其紙質(zhì)實體檔案，以保持紙質(zhì)檔案與電子文件的一致性。

1.3信用化

所謂“信用化”，就是把現(xiàn)行人事檔案所具有的“政治檔案”特點逐步轉(zhuǎn)化為“信用檔案”，建立主要包括個人基本履歷、能力、誠信狀況、社會責任意識、不良記錄等方面信息的信用檔案。作為中介的人才服務機構(gòu)由于都是人事部門審批成立的，所以數(shù)據(jù)庫中人事檔案信息的建立與更新都能得到可靠保證，但還應該加大聯(lián)合征信力度，與公安、銀行、工商、稅務、民政、法院、企業(yè)及相關單位聯(lián)網(wǎng)，收集相關信用記錄，為相關部門提供資信證明材料。信用化的管理還使得人才會積極主動地將自己新近的工作經(jīng)歷、業(yè)績的單位證明或新近獲得的能力資格證件、獲獎證書等材料及時地到就近的人才服務機構(gòu)申辦人事檔案信息更新手續(xù)；如人才不理會其人事檔案信息更新的話，則會造成后續(xù)時段其工作經(jīng)歷業(yè)績能力等記錄空白的局面，必將對其以后的應聘造成影響，這是其本人所不愿看到的。當然，需要明確規(guī)定哪些材料要求歸檔，哪些單位及個人需要提供材料，需要提供經(jīng)濟生活哪些方面的資信證明，等等。這樣，既有利于關聯(lián)機構(gòu)和用人單位可憑特定的手續(xù)上網(wǎng)查詢獲取人才信息，又有利于整個社會信用體系的建設。如此，以后用人單位招聘時再也不用擔心應聘人員簡歷有造假成份了；或者就直接要求應聘者持經(jīng)由人才服務機構(gòu)蓋章確認的人才信息表前來應聘即可。

1.4標準化

人事檔案社會化管理的目標之一就是整合人才信息資源，包括本地區(qū)的人才信息資源，也包括全國的人才信息資源。而整合的手段就是通過系統(tǒng)軟件支持，實現(xiàn)在線查詢、利用、統(tǒng)計等功能。因此，為達到整合、共享人才信息資源的目標，除了要求各管理機構(gòu)統(tǒng)一計算機等設備的軟、硬件環(huán)境，以建設信息高速虛擬通道連通起來外，還要統(tǒng)一管理模式、應用軟件，實現(xiàn)人事檔案信息形成、存儲、交換的標準化，做到網(wǎng)絡數(shù)據(jù)統(tǒng)一、標準統(tǒng)一、接口統(tǒng)一，便于全社會、各方面的利用。

2.管理機制

2.1“雙軌制”運行

電子文件確實具有誘人的魅力：它存儲密集、便于修改、傳輸快捷、查找迅速、輸出靈活，各種媒體信息的集成化利用，可以產(chǎn)生圖文聲像并茂的效果，這些優(yōu)點都是紙質(zhì)文件所無法比擬的。但考慮到因特網(wǎng)的開放性、松散性和不設防性，為了避免網(wǎng)絡癱瘓等事故所帶來的不可估量的損失，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)還是應該實行人事檔案實體與電子文件并存的“雙軌制”管理模式。紙質(zhì)文件是電子文件的根本所在，其具備的載體耐久、內(nèi)容直觀、信息穩(wěn)定、管理簡便、真實可靠，且具有原始憑證作用等優(yōu)點，也是電子文件暫時所無法替代的。只要紙質(zhì)實體還在，即使發(fā)生數(shù)據(jù)全部丟失的重大事件，數(shù)據(jù)庫重建就還具有可行性。“留得青山在，不怕沒柴燒”。因此，人事檔案紙質(zhì)實體還是應該由各人才服務機構(gòu)按相關規(guī)定保存好，與電子文件長期共存，優(yōu)勢互補。人才服務機構(gòu)基于網(wǎng)絡瞬間實現(xiàn)電子文件更新的同時，相應的紙質(zhì)材料也應及時地被轉(zhuǎn)遞到人事檔案實體的委托保管機構(gòu)，以保持二者的一致性。

2.2市場化運作

為了保證網(wǎng)絡安全，應采用特許經(jīng)營的方式，除了人事部門審批通過的人才服務機構(gòu)通過安全認證后可直接訪問網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫外，用人單位和個人均不能直接登錄國家人事檔案信息服務網(wǎng)絡。人才服務機構(gòu)在向人事部門申請設立時，可選擇是否購買人事檔案信息服務網(wǎng)絡的終端，如選擇，則由網(wǎng)絡省級管理中心配發(fā)客戶端軟件及賬號密碼，并對外公開發(fā)布可經(jīng)營此項業(yè)務的人才服務機構(gòu)名單，供用人單位和個人選擇。用人單位和個人可通過前往人才服務機構(gòu)或瀏覽其網(wǎng)站注冊成為正式用戶，具體訪問機制可以借鑒“聯(lián)合參考咨詢與文獻傳遞網(wǎng)”圖書文獻查詢請求的方式：在人才服務機構(gòu)內(nèi)部，注冊用戶輸入賬號密碼即可直接訪問人事檔案資料，在人才服務機構(gòu)之外的用戶則需登錄人才服務機構(gòu)網(wǎng)站經(jīng)一定的確認手續(xù)后間接進行查詢。由于人才服務機構(gòu)主要是通過提供服務收取費用來維持運行的，所以人事檔案信息服務網(wǎng)絡應采取市場化運行體制，用人單位和個人申辦相關業(yè)務時應向人才服務機構(gòu)繳納一定的服務費。具體收費標準應由網(wǎng)絡主管部門制定，全國統(tǒng)一執(zhí)行，人才服務機構(gòu)定期將所得收益按一定比例上繳網(wǎng)絡建設主管部門。

2.3安全保密意識及法律責任

具有用人自主權(quán)的用人單位和人才本人，均可向人才服務機構(gòu)申請人事檔案信息服務賬號和密碼，但為了保證數(shù)據(jù)安全和保護公民的隱私權(quán)，我們應當將網(wǎng)絡安全、信息保密放在首位。單位申請的必須派人事干部持單位介紹信、營業(yè)執(zhí)照及機構(gòu)代碼證等有效證件前往人才服務機構(gòu)申辦才能取得賬號和密碼，并應妥善保管，不能轉(zhuǎn)借其他單位和個人使用；個人申請由人才憑本人身份證件親自前往辦理，申請的賬號權(quán)限只能是查詢本人的部分人事檔案信息。為了增強查詢?nèi)藛T的安全保密意識，應在返回查詢結(jié)果時聲明法律責任。網(wǎng)絡的快捷同時給人事檔案信息資料隨意外泄帶來了便利，所以對于非法傳播的單位和個人一定要有相關機制來約束以規(guī)范其行為，比如建立黑名單制度，特別是對通過提供他人隱私牟取不當?shù)美男袨閼ㄟ^法律方式追究相關責任。 [科]