關(guān)于如何發(fā)揮檔案管理工作效能的思路分析

孫慧穎

摘 要：隨著社會生產(chǎn)力的不斷提高，我國檔案管理體制也隨之更迭創(chuàng)新，檔案管理體制的進步提高了企業(yè)的工作效率，同時推動著各大企業(yè)的產(chǎn)業(yè)升級，對于企業(yè)來說發(fā)揮出檔案管理工作最大效能是特別關(guān)鍵的，它能保障企業(yè)的正常運營，對待企業(yè)日后大事件決策有著深層影響。本文從當(dāng)前檔案管理發(fā)揮的現(xiàn)狀進行分析，從目前運用現(xiàn)狀所出現(xiàn)的問題中提出相關(guān)建議，期望能夠促進企業(yè)良好發(fā)揮出檔案管理工作的最優(yōu)效能，以此更好推動企業(yè)的發(fā)展與進步。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作效能;思路分析

引 言

改革開放后我國經(jīng)濟迎來快速發(fā)展時期，催生著更好、更適應(yīng)市場變化的檔案管理體制，無論是事業(yè)單位還是其他私企組織，檔案管理對企業(yè)發(fā)展有著不可忽視的作用。做好檔案管理工作能夠有效的減少企業(yè)在面對產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型或升級的難度，檔案的有據(jù)可查使得企業(yè)在大事件決策上更準(zhǔn)確，便于日后各類項目的開展，加快了企業(yè)的工作效率，因此做好檔案管理工作是一項尤為重要的事情，企業(yè)充分發(fā)揮出檔案管理工作的良好效能，便于企業(yè)能夠根據(jù)自身發(fā)展歷程進行借鑒與總結(jié)，能夠有效的推動企業(yè)產(chǎn)業(yè)的創(chuàng)新與升級。

一、檔案管理工作運營現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理的配套設(shè)施缺乏保障

為了檔案管理工作更優(yōu)化，那么對待檔案保管應(yīng)更加仔細(xì)認(rèn)真，檔案的基礎(chǔ)配套措施不可或缺，這樣才能更加完善的保管好檔案[1]。但目前大多數(shù)企業(yè)對檔案保管情況并沒有達到理想狀態(tài)，很多企業(yè)隨意將檔案放在書架或展覽架上，沒有配套相關(guān)的資料室，這樣的存放很容易讓檔案字跡受潮或者遺失相關(guān)資料，嚴(yán)重的話將泄露商業(yè)機密導(dǎo)致企業(yè)面臨不可想象的損失;檔案涉及著各個部門的工作內(nèi)容，因此檔案的復(fù)雜性也決定了檔案管理應(yīng)該更為專業(yè)化和安全性，同時檔案的紙質(zhì)材料容易受到蟑螂等相關(guān)動物的損害，所以在進行檔案保管時還需要注意日常維護，進行相關(guān)滅蟲工作，企業(yè)也可以引入高級的配套措施，采用雙份檔案資料進行備案，保證資料損失情況出現(xiàn)時還有B方案進行選擇，但是目前企業(yè)仍然缺少對檔案保管的基礎(chǔ)配套設(shè)備。

（二）檔案管理工作認(rèn)知意識不夠

從我國目前企業(yè)對檔案管理工作的情況來說，很多企業(yè)將檔案管理工作歸功于行政管理處，忽略了基礎(chǔ)檔案管理的重要性，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)發(fā)展前景難以估摸，局限于關(guān)注企業(yè)的經(jīng)濟收益和產(chǎn)業(yè)建設(shè)，輕視了檔案管理工作對企業(yè)單位經(jīng)濟的增長作用，導(dǎo)致各基層人員對單位建設(shè)認(rèn)知存在偏差，極大的降低了工作效率，此外企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作缺乏長期性部署與監(jiān)管，領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案管理工作認(rèn)知意識不強，難以具備相關(guān)的職業(yè)責(zé)任感，導(dǎo)致檔案資料整理不全、歸整散亂等現(xiàn)象出現(xiàn)，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展[2]。

（三）相關(guān)檔案管理工作人員素質(zhì)不強

由于檔案資料比較繁瑣和復(fù)雜，所以相關(guān)工作人員需要仔細(xì)認(rèn)真的將檔案進行分類，同時能夠更專業(yè)的將檔案進行整理與規(guī)劃，這對檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求[3]。從目前來看，大部分企業(yè)的檔案管理工作人員并沒有進行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，他們無法了解檔案的類別和快速將檔案進行調(diào)取，導(dǎo)致在實際使用中出現(xiàn)誤工誤點，使得相關(guān)人員的工作效率降低，從而無法達到相關(guān)業(yè)績業(yè)效，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)工作能力不強、基本職業(yè)素質(zhì)不夠硬，使得員工的積極性受到影響，無法安心進行工作使得檔案管理工作效能降低。

二、提升檔案管理工作效能策略

（一）制定有效合理的檔案管理工作制度

嚴(yán)格意義上來說，檔案管理的專業(yè)性和合理性，是為了之后企業(yè)在面對企業(yè)轉(zhuǎn)型或產(chǎn)業(yè)升級等相關(guān)重大決策上提供相關(guān)依據(jù)，在企業(yè)初期將檔案規(guī)整好，隨著企業(yè)的發(fā)展充實檔案資料，為日后企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。因此，建立一個合理有效的檔案管理工作制度必不可少，它能夠保證企業(yè)有條有理的開展檔案工作，能夠更好地發(fā)揮出檔案管理工作的最大效能。企業(yè)在制度檔案管理工作制度時首先考慮到檔案查詢的便利性，能夠使得員工快速調(diào)取相關(guān)檔案資料，節(jié)省相關(guān)人員對檔案保管的成本;其二是更好的將檔案信息交融化，利用現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的共享和互動，極大提升員工的工作效率，但需要注意對待商業(yè)機密和相關(guān)秘密檔案做好防范工作，建立極強的網(wǎng)絡(luò)屏障防止黑客偷竊相關(guān)資料，企業(yè)制度出合理有效的檔案管理工作制度，提高了員工的工作積極性，更好的提升檔案管理工作效能，發(fā)揮出檔案管理工作應(yīng)有的價值。

（二）重視檔案管理工作

倘若企業(yè)忽視檔案管理的工作，將會導(dǎo)致企業(yè)的工作效能極大降低，同時面臨企業(yè)轉(zhuǎn)型困難，因此在企業(yè)初期無論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都應(yīng)該對公司的檔案進行重視，去積極的學(xué)習(xí)和借鑒檔案管理的措施與方法，對待檔案管理不能一蹴而就，檔案管理是一項不斷積累不斷歸整的工作，因此相關(guān)人員需要更好掌握檔案內(nèi)容的變動，配合相關(guān)人員進行檔案的調(diào)取，明確檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性。

（三）采用激勵制度調(diào)動相關(guān)人員的工作積極性

為了能夠調(diào)動員工的工作積極性，企業(yè)可以通過制定激勵制度對相關(guān)人員進行獎懲做法，讓檔案管理工作更加井然有序[4]。通過對員工的物質(zhì)獎勵或精神鼓勵，促進員工對檔案管理學(xué)習(xí)的積極性，讓員工主動學(xué)習(xí)優(yōu)秀的檔案管理措施并運用于實踐中，當(dāng)然對待檔案管理出錯的員工予以口頭警戒或罰款的方式，嚴(yán)格遵循公司制度的相關(guān)要求，提升員工工作的責(zé)任感，在進行績效考核時要做好公平公正，若出現(xiàn)貪污或栽贓狀況時也應(yīng)進行處罰，同時對處罰結(jié)果進行公示。

三、結(jié)束語

檔案管理工作對待企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新是隨著時代的變化不斷升級，通過新穎的檔案管理工作方法，發(fā)揮出檔案管理工作效能，從而使得企業(yè)更好的去適應(yīng)市場的快速發(fā)展。因此，在企業(yè)在加強檔案管理工作時，首先需要明確自身企業(yè)在檔案管理工作已經(jīng)出現(xiàn)的問題，按照企業(yè)發(fā)展的實際情況進行調(diào)整，對待管理檔案引起重視;此外，還可以引入高級的配套設(shè)施，創(chuàng)新檔案管理制度，推動檔案管理工作專業(yè)化;最后，跟隨企業(yè)的發(fā)展歷程檔案信息，去回望和總結(jié)出企業(yè)之后發(fā)展方向，讓企業(yè)產(chǎn)業(yè)迎來最大升級。

參考文獻

[1] 王俊，晏宇星.探討如何發(fā)揮檔案管理工作效能[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（07）：74.

[2] 徐擁軍，張臻，任瓊輝.我國檔案管理體制的演變：歷程、特點與方向[J].檔案學(xué)通訊，2019（01）：15-22.

[3] 姚飛.關(guān)于如何發(fā)揮檔案管理工作效能的思路分析[J].民營科技，2015（11）：127.

[4] 韓東. 檔案信息化建設(shè)若干問題研究[D].吉林大學(xué)，2011.