基層行政管理人員的高效時間管理術

【摘 要】 面對著大量、繁雜、內容交叉的工作任務，行政工作人員很容易受到影響和干擾，從而產生疲于應付、工作效率低下等一系列問題。新一代時間管理理論代表GTD（Getting Things Done），通過收集、整理、組織、回顧、行動5個階段日常事項甚至重大任務，將事情條理化、組織化、清單化，從而實現高效率、高質量的工作和生活，有助于基層行政管理人員從容應對多重任務的轉換。

【關鍵詞】 基層行政管理 時間管理 GTD

【DOI編碼】 10.3969/j.issn.1674-4977.2015.03.014

基層行政管理工作主要包括對辦公事務、會議事務、行政文書事務、秘書事務和后勤等的管理，具有綜合性、繁雜性、協調性、突發性、時間性。因此，為了更好地平衡協調臨時性新增任務和計劃中的事項，合格的行政管理者必備能力之一就是有效的時間管理。

1 基層行政工作的主要特點

目前，行政管理人員配置以精簡為原則，要求一崗多能，很多行政管理人員承擔著文員、秘書、行政職員的多重角色，每天面對著大量、繁雜、瑣碎的事務性工作，行政工作人員很容易受到影響和干擾，從而形成工作效率低下等一系列問題。

1.1 工作的綜合性、繁雜性

基層行政部門大多是一個單位里的綜合服務性部門，常規的工作內容包括要處理數據報表、撰寫各類文字材料、收集整理文檔資料等工作。這些常規工作性質不同、要求不一，往往相互沒有關聯且連續性不強，但截至時限嚴格。在處理過程中，工作任務容易相互干擾從而分散行政人員的注意力，以致疲于應付緊急事項而在處理更重要的任務時經歷不足，久而久之，產生過大壓力，導致身心疲憊，工作效率低下。

1.2 工作的突發性、時間性

基層行政工作除了上述常規工作，還包括大量計劃外的突發工作，比如接聽來電、接待來訪、臨時的工作變動等。在實際工作中，非常規工作是占據大量工作時間、消耗行政人員精力的最多的任務。這些工作往往需要在短時間內進行集中處理和迅速反饋。如果常規的工作總是被突發性工作打斷，容易使行政人員出現因擔心計劃中的任務無法按期完成而形成的焦慮情緒，加大心理負擔，從而造成無謂的精力損耗，降低工作效率。

2 時間管理理論的演變

隨著工業革命以及信息化革命的發展，人類社會的勞動生產率大幅提升，對時間利用效率和管理方法有著更高的要求，從而產生了不同的時間管理理論。

最初的時間管理理論提出了利用便條、備忘錄，記錄下因記憶力不足、容易遺忘或臨時變更等原因造成的突發事件，避免錯過某些有截止時間要求的事項，更好地利用有限的時間力。這種時間管理的優點是順應事件變化進行及時調整并跟蹤待辦事項。其缺點是忽略了整體統一的時間規劃的重要性，過于強調變化性，所以容易疏忽某些重要事件，甚至會出現疲于應付突發事件而忽視既定計劃的狀況。

隨后的時間管理理論對上一代理論進行了矯正，著重強調了前期準備和協調規劃，認識到了規劃未來的重要性。主要是利用日程表或行事歷，制定時間計劃，記錄應該做的事情，表明應該完成的期限等等。這種方法的優點是通過制定目標和規劃，跟蹤必須完成的事項，實現規定時間內重要事項的完成率較高。其缺點是對突發事件的應變能力較差，容易形成依賴事前規劃、沒有計劃就手足無措的局面。

近代的時間管理理論兼顧任務的重要和緊急程度，設定短、中、長期目標，同時確定具體任務完成的順序。該模式的優點是根據不同的目標，將一定周期內的任務列在不同的計劃表上，結合突發事件的緊急性，確定任務優先級，使繁雜的工作井然有序，從而提高工作效率。

3 適用于行政管理的時間管理方法

任何沒有被合理處置和歸檔的事物，都會存儲在頭腦中，占據一定的腦力空間，消耗我們的精力。如果總是有些事縈繞在心頭的時候，可能就會因其不斷浮現腦海而干擾眼前正在處理的任務，或者完全遺忘而錯過了任務截止時限。為了能夠高效地應付這一切問題，首先，必須收集所有能夠干擾精力的事情，然后開始計劃如何有條理地按時完成。這就是目前最新時間管理理論的代表方法——GTD的核心理念，只有將所有出現在腦海中的事情全部記錄下來并分類處理，同時制定好下一步的行動計劃，將一切懸而未決之事都納入可控制的管理體系中，這樣才能夠心無旁騖、集中注意力地做好當下的工作，保證工作的效率和效果。

簡單地說，GTD時間管理就是將事情條理化、組織化、清單化，通過收集、整理、組織、回顧、行動5個階段日常事項甚至重大任務，從而實現高效率、高質量的工作和生活。

3.1 收集

把任何需要追蹤或者記住或者處理的事項放在“工作籃”——一個“暫時存儲器”里。無論是個人生活還是工作上的，無論重要與否，凡是需要解決的事情，以及期望有所改進的情況，都可以一股腦地放到“工作籃”中，然后集中時間進行回顧整理，計劃如何解決這些問題，并定期地清空這個“工作籃”，以確保其不會成為垃圾桶或雜物箱。這個收集工具可以是實實在在的工作籃、紙制筆記本、電子記事簿、錄音筆、手機等，只要是能用于捕捉想法以及從外部獲取資料的方式。

3.2 整理

整理階段的主要目標就是分類處理“工作籃”里的資料并清空。為了嚴謹有效地處理這要遵循一個嚴格的工作流程：從最上面的事項開始處理，一次只處理一項，不把任何東西放回工作籃，如果任何一項需要做，處理流程參見下圖。

整理的關鍵問題是“是否立即采取行動？”這會把收集的任務自然分成兩類：可以采取行動的和不必付諸行動的。后者將會出現3種情況：

（1）垃圾。可以直接濾過，從工作籃中移出。比如過了時限、不再需要的資料。

（2）將來某一時點需要做的。根據性質不同，分別列入愿望清單、日程表和備忘錄。例如，需要在年終總結里強調的重點工作，寫進備忘錄；預備報名參加心理學課程，加入愿望清單；下月5日提醒領導開會，填到日程表中。

（3）參考資料。有潛在價值的信息、資料分類歸檔，放入相應文件夾中，以備日后查閱借鑒。

對于“工作籃”中可以采取行動的事項，根據“下一步行動”方案分門別類地列入日程表、文件夾和各種清單。

“下一步行動”即意味著清晰可見的具體活動，其方案的確定，要遵循兩分鐘原則，即是否能在2分鐘內解決問題，可以分類采取以下手段：

（1）采取行動：對于每個需要關注的事項，如果可以不到2分鐘就解決了，就要立刻進行落實，定好可以實際采取的下一步行動。例如，轉發郵件給同事。可能要完成某一項任務，需要有多個行動步驟，那就將首要處理的事項，記錄在“下一步行動”清單上。

（2）委派他人：如果處理某一事項需要超過2分鐘的時間，就要再次確認本人是否是完成這一事項的最佳人選？如果不是，就委托給更合適的人去處理。

（3）延遲處理。如果處理某一事項的時間超過了2分鐘，而本人又是最佳人選，那就要將之記錄在 “下一個行動”清單上，然后定期跟蹤檢查。

3.3 組織

根據處理階段對下一步行動的分類，將“工作籃”中的待辦事項放進不同的檔案系統及工作清單中。

（1）“等待事項”清單

這份清單可以跟蹤代辦事項的進度，根據工作實際將清單劃分出“時間進度”、“任務類別”、“截止時限”等項目。

（2）日程表

那些需要在未來某一特定時間去做的事情，可以記錄在日程表中。

（3）“下一步行動”清單

當下一步清單內容超過50項時，容易看不出哪件事要先做，所以可以根據具體工作需要采用以地點或部門等方式進行分類，拆分簡化行動清單內容。

很多時候下一步行動，往往需要多個步驟才能完成，這是可以單獨列出“多步事項”的清單，也可以用Excel表格或者項目管理軟件列出多步事項的分解行動，并將拆分成的單步事項列入“下一步行動”清單。

（4）參考資料

需要建立一個能夠收集所有待參考資料且分類科學實際的檔案系統，可以按照存檔日期分類，也可以按照資料類別、用途不同進行歸檔。但無論何種分類方式，都要注意統一文件名和關鍵詞，以便搜索電腦內的資料系統。

3.4 回顧

每天對行動清單、日程表進行回顧檢查，確保系統內囊括了所有新增任務，且任務進展情況進行了更新。否則分類處理用于提醒的清單列表將會毫無意義。然后根據實際掌握的資源和可支配時間，確定目前最重要的事項并采取行動。

3.5 執行

實際上在執行階段，只有三項內容：執行GTD系統里面設定好的任務；執行系統里面沒有的突發事項；整理下一步要執行的東西，也就是組織階段的工作。

在執行階段的最大問題就是拖延，可能會老是做最容易的事情，或者是單步事項，避免那些難的、多步事項。為了避免這種情況，就要嚴格按照事項順序，一步一步地完成列表上的行動任務。

GTD管理系統往往被稱之為“無壓力”，是因為在執行過程中，不必再耗費精力去想正在處理任務之外的事項。所以，要發揮GTD管理系統的最大功效就要注意運用好各式各樣的清單列表，并善于將固定流程項目模式化。

作者簡介

原曉慧，就職于遼寧省計量科學研究院，一直在院辦公室從事綜合行政管理工作。

（責任編輯：張曉明）