會議如何做好宣傳

如何做好會議宣傳不僅是一個會議成功舉辦的重要環(huán)節(jié)，而且能為會議活動樹立良好形象。在日常宣傳活動中，人們往往認(rèn)為只要把宣傳內(nèi)容提供給越多的媒體，宣傳效果就會越好。實(shí)則不然，一些會議主辦方和公關(guān)公司在組織一次會議活動時，都希望通過精心的策劃，旨在達(dá)到特定的宣傳目的。而策劃內(nèi)容一般包括會議宣傳的主題，邀請的媒體，宣傳形式，提供給媒體的材料，以及如何選擇發(fā)布的時機(jī)等。

近年來，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，逐漸帶動了商業(yè)交流、學(xué)術(shù)研究等活動的日益密集。圍繞這些會議活動的相關(guān)服務(wù)也越來越專業(yè)化，宣傳推廣、會議邀請，會場服務(wù)等被逐漸細(xì)化。其中，在媒介日益多元的時代，如何做好宣傳在會議活動的策劃中也越發(fā)顯得重要。為此，本期雜志圍繞“會議如何做好宣傳”這一話題，特組織了沙龍活動和業(yè)界同仁進(jìn)行交流和探討。以下我們精選了此次沙龍上的部分發(fā)言結(jié)成此篇，以雍讀者。

會議宣傳，媒體該如何篩選和運(yùn)用？

中國國際科技會議中心會議處市場開發(fā)部部長王宇認(rèn)為：“根據(jù)切身的實(shí)際經(jīng)驗，我覺得目前從大方面來說，會議活動應(yīng)該分兩大類，一是社團(tuán)和學(xué)術(shù)類會議，第二就是公司、企業(yè)類會議，這兩類會議在宣傳方式和投入方面都是不一樣的。

以學(xué)術(shù)會議為例，學(xué)術(shù)會議就是學(xué)術(shù)交流為主，參會的代表主要都是研究院所、高校、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)。從宣傳來說，學(xué)術(shù)會議在召開之前會有一個官方的會議通知，該通知會下發(fā)到各個學(xué)會，再由學(xué)會把會議通知分發(fā)給下面分會，這個過程本身就是一種宣傳模式。每種會都有不同的宣傳渠道和方式，從傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)會議來說，基本上就是發(fā)通知。

另外，每個學(xué)會還有自己的期刊，每個會議活動在自己的期刊上的相關(guān)報道也是宣傳的一種，所以說每種會議在宣傳上都有自己的固有渠道。

那么，如果是一個商業(yè)會議或者科普活動以及展覽活動，可能就需要更多的是人氣，這些觀眾不僅僅是專業(yè)觀眾，還有可能是一些普通市民等。那么他的宣傳力度就需要‘鋪天蓋地’，只要你感興趣，只要你可能來，那我就給你宣傳。通過車身廣告、平面廣告、戶外廣告、電視廣告等不同形式傳遞給不同的受眾。”

北京博乾國際會展服務(wù)有限公司總經(jīng)理白正玄表示：“在新時代，會議的主辦單位、公關(guān)公司、學(xué)會、協(xié)會和媒體的合作將會逆轉(zhuǎn)。因為隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，在傳統(tǒng)媒體做宣傳已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的需求，‘自娛自樂’的會議時代已經(jīng)不復(fù)存在了。我們在選擇媒體宣傳時，更加注重創(chuàng)新性、互動性以及體驗性，比如目前一些新興的新媒體。各種媒體宣傳只是一種平臺，我們企業(yè)要有一種新的認(rèn)識，就是把自己的實(shí)力和品牌打出來，用自身的影響力去做宣傳才會有最好的效果。”

中國醫(yī)藥生物技術(shù)協(xié)會主任田洪鑒提出：“醫(yī)藥類會議和其他種類的會議不大相同，他需要專業(yè)的知識和專業(yè)的人群，這就要求在會議宣傳方面要選擇專業(yè)的媒體，對準(zhǔn)專業(yè)的客戶群體。

我們協(xié)會在辦會過程中首先還是以電話、發(fā)郵件為主，通過自己的專業(yè)委員會，然后轉(zhuǎn)發(fā)給自己下面的會員。其次是我們把宣傳稿件發(fā)給各省市醫(yī)藥口的協(xié)會，這種形式到目前依然是比較普遍的。較之前有所變化的是，由以前的信函、傳真過渡到了互聯(lián)網(wǎng)時代的電子郵件、官方APP以及微信朋友圈，大大提升了宣傳效果。”

中國物流與采購聯(lián)合會醫(yī)藥物流分會副秘書長楊春光同樣認(rèn)為：“雖然我們的會議更商業(yè)一些，相對于專業(yè)的學(xué)術(shù)會議我們的參會成員都是一些物流協(xié)會。但是宣傳模式也比較單一，發(fā)郵件、微信和網(wǎng)站是必備的渠道，這是最核心的形式。其他的媒體宣傳都只是一個輔助的形式。”

“北京雁棲湖國際會展中心作為重要的會議場地，平時會承接很多的會議，包括國際性的會議、政府型的、商業(yè)性會議以及娛樂文化性的會議活動。在宣傳方面，我們將企業(yè)自身的微信公眾賬號、微博公眾賬號作為重要的推廣渠道和橋梁。除此之外，我們也會和業(yè)內(nèi)的知名媒體合作，雜志、報紙、網(wǎng)站作為推廣宣傳的重要平臺。”北京雁棲湖國際會展中心高級市場經(jīng)理馬少靜介紹說。

“協(xié)會可能和其他辦會機(jī)構(gòu)不大一樣。首先，協(xié)會自己舉辦的會議會通過自己的微信公眾賬號、微博、協(xié)會官網(wǎng)發(fā)布的宣傳比較多一些，協(xié)會內(nèi)部有專業(yè)刊物；其次，協(xié)會有自己的優(yōu)勢，可以通過自己的兄弟協(xié)會做一些宣傳；再者，通過行業(yè)媒體資源互換的方式發(fā)布一些。同時，一些大型活動往往和政府合作，由政府支持，宣傳渠道就寬了。在目前新媒體時代，我們希望通過微信群傳播更好一些，也會和行業(yè)刊物、同行機(jī)構(gòu)合作。值得注意的是，社團(tuán)組織不太重視會議的宣傳，在宣傳方面是一種被動的狀態(tài)。”中國食文化研究會民族文化委員會副秘書長白雪表示。

艾威聯(lián)合旅游顧問有限公司市場經(jīng)理蘆貝姿提出：“我們在做會議方面的宣傳時，首先會考慮行業(yè)內(nèi)部的傳統(tǒng)媒體，因為他們有行業(yè)基礎(chǔ)和實(shí)力，有專業(yè)的受眾及專業(yè)的方式。”

尋求會議宣傳最佳投入產(chǎn)出比

宣傳的投入并非越高，效果就越好，有時候較大的投入，未必就一定有較大的收益，這其中大有文章可做。如何充分利用媒體資源的整合優(yōu)勢，尋求宣傳的最佳投入產(chǎn)出比，值得交流和探討。

不少大型會議為了能引起所謂轟動效應(yīng)，多選擇在報刊上做整版的宣傳廣告，這種方式在一定時段的確能產(chǎn)生較好的效果。但是，事實(shí)上會議活動不可能持續(xù)在報刊上做很長時間的廣告，一年之中往往也只有幾次而已，這樣一來就難免會造成相當(dāng)一部分參會者無緣見到會議相關(guān)的宣傳動作。另一方面，長期的宣傳也會造成廣告費(fèi)用一路攀升，無疑增加成本支出。這種并非效果最佳的宣傳模式，在會議管理日益精細(xì)化的環(huán)境下，顯然要因時而變，另辟蹊徑。

中國國際科技會議中心會議處市場開發(fā)部部長王宇認(rèn)為：“學(xué)術(shù)會議在投入力度上不是很大，因為學(xué)術(shù)會議里又分系列會議（如各個學(xué)會、協(xié)會每年要開的會或者每兩年要開的會，有固定的日期，每年都要開，所有的會員都會知道，這個會在每年的具體某個時候召開，提前做好準(zhǔn)備即可）還有承接的國內(nèi)和國際上的系列性會議，這樣的會議，參加的人員比較固定，他們有專業(yè)的檢索系統(tǒng)，有些高校的學(xué)生是要拿這個學(xué)分的，這種會知名度已經(jīng)起來了，大家都會積極參加的，所以不用做太多宣傳。

在宣傳效果評估上，沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，都在談宣傳，無非是在談受眾對一場會議是有什么樣的看法，這也和人們對媒體以及他接收信息的渠道和方法是有直接關(guān)系的；如最先的電視廣告，后來有了報紙，大家都相信報紙上的廣告，包括現(xiàn)在的網(wǎng)站、雜志，大家為了宣傳都在找一個合適的平臺和方式，其實(shí)大家都覺得廣告鋪天蓋地是最好的，因為覆蓋面寬，但是我們回歸到一個會議的宣傳，一個會議正真做到的會議預(yù)算到底有多少，其實(shí)我們很難做到這樣的效果。

除非是一些政府或者政府主導(dǎo)型會議，如博鰲論壇，APEC會議等能讓汽車限流，一般的會議誰能做到，如杭州旅委為了一個做杭州市的宣傳，把廣告打到美國時代廣場上，所以他的宣傳力度不僅僅是在一個會議上，而是在整個城市的品牌形象上。所以一個會議的投入力度有多大，可能真的看主辦者本身想達(dá)到什么樣的效果。學(xué)會和協(xié)會他不用花多錢，就能夠起到很好的宣傳效果。另外一些企業(yè)會議和公司會議，他們的宣傳力度肯定要大一些，因為他們不僅在宣傳這個會議，更多的是要宣傳自己的公司。”

中國醫(yī)藥生物技術(shù)協(xié)會主任田洪鑒提出：“宣傳投入總體來說就是人力、物力、財力，就會議本身來說，宣傳投入力度都不是很大，他只是這個環(huán)節(jié)中的一小部分。當(dāng)宣傳成為一種服務(wù)的時候，他的力度可能就大了。不管是參展商有這方面的需求還是贊助商有這方面的需求，當(dāng)他們有這方面的需求時，在這方面的投入所占比例就會增大，宣傳不應(yīng)該只是會議的事，更應(yīng)該把他看作是會議服務(wù)的一部分。這就要求在會議活動設(shè)計中就應(yīng)該考慮進(jìn)去的思想。”

中國物流與采購聯(lián)合會醫(yī)藥物流分會副秘書長楊春光認(rèn)為：“如果你單從會議方面說投入，可以說是微乎其微的，只是個別的時候有一些投入，如果有客戶需求的話 ，我們才會發(fā)一些會議報告，我覺得有時候更多的是一種效果，這個效果更多的是拿給客戶看的，是給一些贊助商、一些企業(yè)看的。如果說真正的效果，我們可能采取自媒體的效應(yīng)，只是把我們的專業(yè)信息傳播出去。效果這個東西很難直接的衡量。如真的能夠完全統(tǒng)計出得到了哪些實(shí)際效果，真正對會議由價值是很難評估的。”

北京博乾國際會展服務(wù)有限公司總經(jīng)理白正玄說：“不同會議的投入也不盡相同，如一些醫(yī)學(xué)會議投入很少，請一些知名的醫(yī)學(xué)專家，一些企業(yè)直接就跟著來了，所以學(xué)術(shù)會議方面的還是專家的演講內(nèi)容為主。而展會方面在做宣傳的時候，包括微博宣傳，無非就是給參展商，贊助商一個交代；我們做了什么，宣傳只是說明會議的檔次，給大家一個交代，僅此而已。”

海洋國際旅行社有限責(zé)任公司總經(jīng)理劉春梅表示：“宣傳投入的大小是通過宣傳效果有所體現(xiàn)的，你想要達(dá)到什么樣的宣傳效果，那就決定著你怎么去投入。我們理想化的宣傳效果是想要推出這個會議的品牌還是熱點(diǎn)事件，還是希望他有一個更持久的關(guān)注度，和爆發(fā)點(diǎn)，這之間都是息息相關(guān)的。想達(dá)到的效果不同，宣傳的投入也就不同。目前來講，會獎行業(yè)我主張輕投入、小成本的理念，以此達(dá)到我們想要的好的效果和方式，資源置換、媒體置換、以及跨行業(yè)合作的模式都是可取的。”

艾威聯(lián)合旅游顧問有限公司市場經(jīng)理蘆貝姿表示：“在媒體投入上，我們的力度不是很大，一般是資源的置換。如新聞稿件的發(fā)布，對于一些我們舉辦的老牌會議來說，我們還是通過我們自身的宣傳平臺，所以說是自媒體。我們通過微信報名、微信傳播、微信互動，更好的使會議達(dá)到好的效果。”

編輯說：

媒體，顧名思義，就是人與人之間實(shí)現(xiàn)信息交流的中介，簡單的說就是信息的載體，也稱媒介。宣傳也可以稱之為信息傳播，意義就是在于利用各種載體將發(fā)布者的信息傳遞給接收者。

在談及會議如何選擇媒體之前，我們先熟悉一下傳播媒介有哪些？由最先的文字傳播（借助紙張為載體），到近代的電話、電報、傳真、報紙、雜志、期刊、商函、海報等，隨著時代的進(jìn)步和發(fā)展，再到今天的電視、廣播、電影、網(wǎng)絡(luò)、電子郵件、微信、微博以及新興的自媒體等。

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的快速發(fā)展，媒體的種類、形式、宣傳途徑以及宣傳方式都在悄然的發(fā)生著變化。在做一場會議活動時，面對眼前的紙媒、電視媒體、網(wǎng)媒以及新興的自媒體等宣傳途徑，我們該如何選擇？

有業(yè)內(nèi)人士表示，一場會議活動要想達(dá)到好的宣傳效果，媒體的選擇不是草率盲目的，要遵循以下幾個步驟：

1、確定宣傳目標(biāo)。任何一項活動的宣傳，首先要有一個明確的目標(biāo)，即想達(dá)到怎樣的效果。只有這樣才能明確的選擇電視媒體、紙媒、網(wǎng)媒還是微信和微博。

2、確定目標(biāo)客戶。宣傳對象是我們的目標(biāo)客戶，只有針對合適的受眾群體，才可能收獲理想的效果。不同媒體具有不同的受眾，所以，你是選擇時政媒體、行業(yè)媒體、時尚媒體還是娛樂媒體，關(guān)鍵要看你的目標(biāo)客戶。

3、了解受眾的習(xí)慣。一次宣傳活動的成功不在于你選擇了哪家媒體，而是客戶喜歡哪家媒體的宣傳效果。受眾的審美習(xí)慣及閱讀習(xí)慣，決定了你選擇宣傳途徑的關(guān)鍵。

4、媒體的價格。天下沒有免費(fèi)的晚餐，所謂宣傳就是要有資金支持，不同的媒介宣傳價格不同，因此宣傳方首先要考慮宣傳需要的費(fèi)用。從企業(yè)或者會議活動的主、承辦方來說最理想的當(dāng)然是拿最低的資金投放達(dá)到最大的宣傳效果。

所謂天時、地利、人和三者很好的結(jié)合才能碰撞出奇跡，會議活動選擇媒體也同樣需要詳細(xì)策劃，而非輕易決定。好的宣傳可以為會議活動增光添彩，可以使其獲得超乎想象的效果。我們也希望通過好的宣傳策劃和好的宣傳途徑使會議活動得到最大價值的展現(xiàn)。通過到會的業(yè)內(nèi)人士的共同交流和探討，會議得到了大家的廣泛認(rèn)可，由于雜志版面有限，選取觀點(diǎn)角度不同，此次僅刊登了部分參會嘉賓的看法和觀點(diǎn)。