新能院檔案電子化建設的探索與思考

【摘要】隨著檔案管理水平和信息技術的不斷發展與提高，檔案管理日益朝著數字化、電子化的方向發展。在電力設計行業，有一部分企業在檔案電子化建設方面已經走在了前列，經過幾年甚至十幾年的檔案電子化建設，這部分企業已經建立起了相對完善的檔案電子化體制。深圳新能電力開發設計院有限公司（以下簡稱“新能院”）在檔案電子化建設方面處初期探索階段，與同行業比較還有很大的差距，還有很多需要學習和借鑒的方面。本文旨在分析新能院當前在檔案電子化建設存在的問題，并結合行業實際，對如何解決這些問題做一個初步的探索與思考。

【關鍵詞】新能院；檔案管理；電子化建設

1、電子文件的認識

電子文件中的“文件”是傳統的文件概念，即文件是具有符號的一組相關聯元素的有序序列，可以包含范圍非常廣泛的內容，是信息及其承載介質的集合體。其重要特征是記錄人們社會活動提供憑證的記錄信息。從文件的價值看，電子文件與紙質文件沒有本質的區別，但其信息的記錄方式與紙質文件發生了根本的變化，電子文件的生成與保存技術使其管理方式也發生了根本性的變化。

電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件，稱為“數字文件”更為貼切。

2002年我國頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中這樣描述電子文件的：電子文件指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。……