談?wù)剣鴥?nèi)醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決方法

[摘要]醫(yī)院檔案關(guān)系到廣大人民群眾的生命和健康。加強醫(yī)院檔案管理對領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)院發(fā)展具有重要意義。我們必須針對管理中的問題找出有效的解決之道，提高檔案管理水平及利用率，為醫(yī)院發(fā)展及衛(wèi)生事業(yè)改革貢獻力量。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案；管理；決策

檔案“是指過去和現(xiàn)在的國家機關(guān)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄。”醫(yī)院檔案包括醫(yī)院在醫(yī)療業(yè)務(wù)及相關(guān)活動中形成的文件、報表、圖像、圖表、錄音、錄像、光盤等各種檔案。檔案不僅記錄了醫(yī)院歷史和現(xiàn)今的管理工作，也包括醫(yī)囑、病程記錄、手術(shù)記錄、會診記錄、病理報告、X光膠片、各種檢查圖文資料等醫(yī)療文書檔案，事關(guān)廣大人民群眾的生命健康和醫(yī)學(xué)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。這些信息資源對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。根據(jù)檔案管理的客觀規(guī)律以及醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展的特點，認真分析并找出目前醫(yī)院檔案管理中存在的問題進而研究解決問題的措施，是醫(yī)院檔案管理中的重要任務(wù)，也是醫(yī)院管理中的一個重要環(huán)節(jié)。

一、目前醫(yī)院檔案管理中存在的問題

檔案管理在醫(yī)院運營中的重要性越來越突出，但檔案管理工作仍不能適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要，主要表現(xiàn)在：

1、檔案意識不強。相當(dāng)一部分職工檔案意識淡薄，認識不到檔案工作是一種寶貴的信息資源，認為檔案管理只是檔案專職人員的工作，產(chǎn)生與我沒有關(guān)系的錯誤認識。

2、檔案管理制度不完善。很多醫(yī)院缺乏統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理制度，隨意丟放或存放檔案材料事件的發(fā)生，導(dǎo)致部分檔案資料的丟失，破壞了醫(yī)院檔案工作的完整性。

3、檔案管理無遠景規(guī)劃，不能適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、診療科目、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。另外，管理技術(shù)滯后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用計算機系統(tǒng)管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

4、檔案工作硬件投入不足，現(xiàn)代管理水平不高。很多醫(yī)院檔案用房狹小，不符合檔案保管的“八防”要求，硬件設(shè)備老化，即使使用計算機，但也停留在檔案目錄的輸入、輸出和檢索，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的醫(yī)院則鳳毛麟角。

概言之，醫(yī)院檔案管理面臨深刻的變革，這些問題的出現(xiàn)既是我國管理體制改革的需要，也是科技不斷發(fā)展的必然。因此，醫(yī)院必須正視現(xiàn)實，調(diào)整管理思路，改進檔案管理的方法，應(yīng)對形勢的要求。

二、加強醫(yī)院檔案管理的對策

1、重視醫(yī)院檔案管理規(guī)劃，保證檔案建設(shè)與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中是不可缺少或替代的。醫(yī)院在制定中長期規(guī)劃中，應(yīng)充分考慮檔案管理的設(shè)計和建設(shè)，要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設(shè)力度，使檔案管理的用房條件、設(shè)備配置、人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理水平等綜合實力與醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。

2、建立健全檔案管理制度。管理制度是各項管理工作的靈魂，如果沒有一個規(guī)劃完整的管理制度，檔案收集處理的過程將十分混亂。由于現(xiàn)有的檔案管理制度已不能適應(yīng)新形式發(fā)展的需要，根據(jù)醫(yī)院的需要醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域也要不斷拓展，及時完善管理制度。醫(yī)院應(yīng)對各項檔案管理辦法進行系統(tǒng)修改補充，使檔案管理制度更加完善和行之有效。

3、不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)。現(xiàn)代社會對檔案信息服務(wù)工作的要求越來越高，為提高檔案工作效益，必須注重檔案管理人員隊伍的建設(shè)，提高其思想水平和專業(yè)素質(zhì)，增強科學(xué)管理能力，更好地勝任本職工作。

4、建立檔案管理現(xiàn)代化方式

（1）建立以反映檔案室內(nèi)藏和提高利用為目標(biāo)的檔案信息管理系統(tǒng)。分別建立全宗級、案卷級和文件級的多層面信息存儲、檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)、利用和管理工作現(xiàn)代化。

（2）建立維護檔案完整與安全為目的的檔案實體管理系統(tǒng)。設(shè)置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)，要配置除塵、防磁的設(shè)施并防范計算機病毒，以實現(xiàn)檔案實體管理現(xiàn)代化。

（3）改變觀念，樹立創(chuàng)新意識。服務(wù)主體由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變；服務(wù)方式由實體型向信息型轉(zhuǎn)變；服務(wù)手段由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

5、建立健全科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理行為。要根據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度，制定檔案綜合管理辦法、檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍及保管期限、綜合檔案室工作制度等一系列規(guī)定和辦法，減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作健康、持續(xù)發(fā)展。

醫(yī)院檔案管理工作，一方面為醫(yī)院高層管理人員及時了解醫(yī)院整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認定醫(yī)院經(jīng)營成果，為醫(yī)院與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。只有不斷用新的理念、新的方法去強化檔案管理，才能提高醫(yī)院檔案的有效利用率，才能更好地為社會、為病人服務(wù)。因此，做好檔案管理工作對于促進醫(yī)院的全面發(fā)展、不斷提升醫(yī)院在市場經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。

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