淺析加強醫療設備檔案管理的重要性

[摘要]目前大中型醫院的醫療設備占醫院總資產的50%以上，100萬元以上的醫療設備越來越多，一些疑難病癥依靠先進的設備儀器的檢查得到了確診，高、精、尖的設備在醫療市場中發揮著極其重要的作用。如何管好用好機器設備，使其發揮出最大的經濟和社會效益，管理是關鍵，因此，醫療設備檔案管理的作用越來越重要。建立和完善醫院醫療設備檔案管理對提高醫院醫療水平，獲得最大經濟效益和社會效益具有舉足輕重的作用。

[關鍵詞]醫院；醫療設備；檔案管理

醫院醫療設備是保證醫院醫療事業發展，開展以診療、檢驗、預防、教育等各項工作的重要工具。醫院為了提高醫療質量和推進醫學的進步，投入大量資金購置國內外先進的高效率、高精度、高水平的儀器設備，管好、用好這些設備，減少設備突發故障和提高設備使用率，就必須科學的管理醫療設備儀器檔案。

一、醫院設備檔案的形成

設備檔案是醫院在購置設備過程中形成的以紙質為載體的文字材料，它主要包含了以下幾個方面的內容：（1）各種文件：如設備申請材料、可行性論證報告、有關調查材料、批復文件；（2）各種記錄：如談判記錄、招標記錄、定貨合同、協議等；（3）各種原始憑證：如到貨通知、提貨單、發票影印件；裝箱清單、操作使用說明書、廠家提供的安裝圖紙；（4）開箱報告、安裝調試記錄、驗收記錄、驗收報告；（5）設備使用操作章程、維修管理辦法、制度；（6）人員培訓記錄、設備布置平面圖、線路圖紙、故障維修記錄；（7）設備報廢申請及處置結果。從設備檔案的形成過程涉及到設備從立項申請到最終報廢，其時間周期長，中間環節多，參與人員雜，因此，設備檔案的管理是一項既耗時又耗力且工作量相當大的工作。

二、高度重視制度建設科學制定購置計劃

設備管理制度包括計劃預算、采購制度、倉庫保管出入庫制度、技術檔案管理制度、使用維修損壞賠償制度等。在實際工作中要盡量采用科學管理方法，完善各種制度，嚴格規范管理。同時，為了努力提高器械設備的經濟效益，還應加強醫療設備的財務管理、固定資產管理、流動資金管理、成本核算、成本效益和成本效果的分析和評價。設備采購是設備管理的第一個主要環節。設備管理部門必須根據醫院的規模、條件、承受能力，進行充分的調查研究。所謂調研，就是廣泛的收集有關準備購置的某類設備相關資料，然后進行分析研究。作為設備管理部門，能否拋開自我，樹立為臨床服務的思想，是堅持“公開、公平、公正”的原則，進行正確調研的關鍵。應以技術先進、質量可靠、經濟合理、適合使用、維修方便等為原則，向決策部門和使用部門及器械管理委員會提供有關資料和依據，協助制定醫院器械設備發展規劃、購置計劃、領物制度、管理措施和維修計劃，為診療工作提供合格的技術裝備，以滿足醫療、教學、科研和預防保健工作的需要。

三、醫療設備檔案的科學管理的原則

醫療設備檔案的特點及其在醫院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫療設備的科學管理，使之實現制度化、規范化。

醫療設備檔案管理必須堅持“集中統一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。因為醫療設備檔案有其特殊性：一是檔案材料多，歸檔時間長，如一臺大型醫療設備，從論證、購置到安裝將會形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報廢，有一個很長的周期。二是多種多樣，設備有國產的、進口的，檔案材料勢必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、錄音帶、錄像帶等。三是檔案使用牽涉多個科室，特別是設備的構造圖表、操作和維修說明書等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價值。

四、如何加強醫療設備的檔案管理

1、強化設備信息管理提高設備管理效益

通過建立醫療設備信息化管理系統強化設備的信息管理，能夠及時糾正管理中的偏差和失誤，從而以較小的代價獲得較大的經濟成果，增強管理的主動權，提高醫療設備的管理效益。該系統主要包括醫療設備管理制度子系統：主要包括國家、軍隊、醫院及設備管理部門為加強醫療設備管理所制定的相關規章制度，便于管理者和使用者查詢，并作為制訂相關計劃和政策的依據；醫療設備管理人員子系統：主要包括設備管理、維修及使用科室和人員的相關資料；醫療設備檔案管理子系統：根據衛生部門或醫院的統一編碼，將設備的所有資料（包括名稱、型號、生產廠商、經銷商、售后服務等）建卡、建冊、錄入計算機；醫療設備經濟管理子系統：將收支報表，成本核算，折舊核算的數據以定期或流水賬形式通過網絡傳遞給有關部門，為選擇最佳的設備運行方案提供科學依據；醫療設備全壽命質量管理子系統：主要記錄設備從運行開始至報廢的全過程。在此過程中，通過系統網絡研究設備的運行質量，包括完好率、使用率、故障率、故障狀態期、可靠期和磨損等信息，通過網絡反饋，實行全程優化的科學管理。

2、建立健全完善的規章制度

加強醫療設備管理措施，建立完善的管理制度是醫療設備管理科學化、現代化、規范化、制度化的基本要求。為了確保一線科室工作順利有序的開展，首先要建立完善的規章制度，使各科室醫護人員重視醫療設備管理的重要性，對貴重、精密的設備在使用前應先經廠家工程師培訓后，并在其指導下進行實際操作，經多次示范使用熟練后，操作人員確實能夠自行操作，才能進行實際操作。對設備制定出相應管理措施及操作規程，建立設備的使用登記本，并把每臺設備的使用說明及操作規程張貼在醒目位置，使工作有章可循，始終使醫療設備處于良好的運行狀態，提高設備的使用率。其次，貴重、精密的設備使用時要責任到人，并使操作者樹立主人翁意識。

醫療設備檔案的有效利用，是檔案管理工作得以持續發展的基礎。檔案管理人員要不斷提高專業知識水平和工作責任心，以細致、周到的工作，保證檔案資料的有效性和完整性。在現今信息時代要加強醫療設備檔案動態管理，及時收集和分析信息資源，充分發揮檔案信息的作用，為有計劃引進設備及合理選型提供科學依據，促進醫院管理工作的發展，推動醫療服務水平的提升，更好地為廣大群眾服務。

參考文獻

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