淺議高校辦公室印章使用的規(guī)范化

“自從完善了新的用印審批流程，工作量大大減少，效率和滿意度都提升了不少啊，這下各項(xiàng)工作能相得益“章”了。”辦公室小李在送走一批蓋章申請(qǐng)人員后不禁感慨到。回想以前，每一次蓋章大大小小總要遇到一些問(wèn)題，有時(shí)這些問(wèn)題一起出現(xiàn)，處理結(jié)果使得辦公人員和申請(qǐng)蓋章人員都感到很不愉快。過(guò)去由于用印流程的不完善，辦公人員工作量大大增加，不斷地更改錯(cuò)誤的填表內(nèi)容浪費(fèi)了許多時(shí)間，效率很低。更有甚者，由于蓋章要求太多且許多填寫(xiě)內(nèi)容沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有些已經(jīng)處理過(guò)的申請(qǐng)或?qū)徟嬖诤芏鄦?wèn)題，導(dǎo)致后續(xù)的工作也很繁瑣。

一、高校印章規(guī)范化的重要性

（1）有效性。只有經(jīng)過(guò)蓋章的申請(qǐng)，報(bào)告，通知，邀請(qǐng)等各種文件才被視為有效。文件的印章是文件發(fā)揮作用的關(guān)鍵，蓋過(guò)印章的文件肯定具有某種效力，因此，這也決定了印章管理和使用的謹(jǐn)慎性和重要性。（2）法律性。文件一旦蓋章，就具有了法律效力，確認(rèn)了某種法律行為，從而也就產(chǎn)生了相關(guān)的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，既受法律保護(hù)，又要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，這就決定了印章管理的不可隨意性。（3）代表性。每一個(gè)印章都具有所代表的對(duì)象。

二、高校用印存在問(wèn)題分析

（一）印章缺乏專(zhuān)職化管理。經(jīng)常有印章放在辦公室，相應(yīng)掌管印章的工作人員不在，其他工作人員也沒(méi)有看具體申請(qǐng)內(nèi)容和是否符合要求就“幫忙”蓋好的情況出現(xiàn)。更有甚者，如果遇到辦公室沒(méi)有人，印章卻在明處擺放，申請(qǐng)人就自己親自動(dòng)手了。

這就反映了兩個(gè)很大的問(wèn)題，首先，印章管理不明確，印章應(yīng)該由誰(shuí)保管并且按照規(guī)定決定是否蓋章應(yīng)授權(quán)給一個(gè)人，做到職能化用印，不能放權(quán)于眾。其次，印章安全管理意識(shí)缺乏。保證印章放在只有保管人可以拿到的地方，不可以隨意擺放，任其信手拈來(lái)，導(dǎo)致權(quán)利義務(wù)的惡意外放。

（二）用印程序和審批內(nèi)容模糊無(wú)規(guī)范。有時(shí)候具體來(lái)辦理用印的老師或者同學(xué)，首先不了解加蓋印章需要用印審批表，一進(jìn)門(mén)就要蓋章，其次填寫(xiě)表格時(shí)不明確的地方太多，甚至自己隨意填寫(xiě)，以至于因?yàn)樘顚?xiě)不規(guī)范更改多次，使得最后花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間完成蓋章。

（三）審批具體要求存在填寫(xiě)信息不夠完整、用印名稱(chēng)不夠明確、用印數(shù)量不夠準(zhǔn)確、審批負(fù)責(zé)人意見(jiàn)不明確和經(jīng)辦人不夠明確或者未填寫(xiě)等問(wèn)題。

三、用印問(wèn)題的解決

（一）強(qiáng)化用印管理意識(shí)和制度

（1）強(qiáng)化用印管理人員法律和安全意識(shí)。用印管理人員的意識(shí)和態(tài)度主觀上決定了用印是否規(guī)范化，安全化。選擇法律意識(shí)強(qiáng)，政治上可靠，有原則，有責(zé)任心的工作人員管理用印，定期進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，普及印章相關(guān)知識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，真正將用印提到議程上，重視起來(lái)。

（2）加強(qiáng)印章管理制度。管理制度的設(shè)立和強(qiáng)化是客觀上對(duì)用印規(guī)范化、安全化的保障。實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)柜管理，做到“不隨意帶章，不胡亂放章，不任性蓋章”三不原則。

（二）用印程序和審批規(guī)范化改進(jìn)研究

（1）用印程序書(shū)面化。研究一套規(guī)范化的用印程序，并將流程書(shū)面化放于醒目處，不僅使得工作人員時(shí)刻謹(jǐn)記規(guī)范蓋章的重要性，最重要的是使前來(lái)蓋章的廣大師生明確蓋章流程，一步一步按規(guī)定辦事，減少工作量。

（2）審批制度創(chuàng)新化。審批制度改變分散式管理實(shí)行一線式服務(wù)，將多個(gè)審批表格合二為一。比如教師和同學(xué)申請(qǐng)出國(guó)參加學(xué)術(shù)會(huì)議蓋章，按規(guī)定要填寫(xiě)事業(yè)單位法人證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)代碼使用申請(qǐng)表和用印審批表，最初的表格是分開(kāi)申請(qǐng)。經(jīng)過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，可以將兩個(gè)表格的內(nèi)容合并，這就減少不必要的工作量，便于一線式服務(wù)管理。

（3）審批要求示范化。首先，填寫(xiě)內(nèi)容要完整。例如填寫(xiě)用印事由時(shí)，時(shí)間、人物、項(xiàng)目的名稱(chēng)等都要寫(xiě)齊全。其次，需要特別注意的地方要明確提醒。例如單位負(fù)責(zé)人意見(jiàn)一欄，比如因私出國(guó)申請(qǐng)機(jī)構(gòu)代碼復(fù)印件，需經(jīng)申請(qǐng)人所在單位主要負(fù)責(zé)人簽字蓋章后，請(qǐng)相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人兩人簽字同意。都需要做出特別書(shū)面化提醒。此外，一些用語(yǔ)言描述表達(dá)會(huì)產(chǎn)生歧義或者有格式要求的，務(wù)必舉例示范。如經(jīng)辦人一欄，學(xué)生代辦須同時(shí)注明申請(qǐng)教師、代辦學(xué)生姓名及聯(lián)系方式。這是語(yǔ)言描述，舉例說(shuō)明具體格式，即李四代張三（老師），13201056789。

四、總結(jié)

高校用印是小事但是卻不能小視，它關(guān)系著學(xué)校的權(quán)威、榮譽(yù)以及法律權(quán)利。尤其是在八項(xiàng)規(guī)定引導(dǎo)的的政治管理思想和三服務(wù)的工作態(tài)度下，對(duì)于辦公室的每一件事都應(yīng)該盡心盡力，善于思考，善于發(fā)現(xiàn)，善于創(chuàng)新，不斷提高辦事效率，提高群眾的滿意度。用印不僅不是小事，而且是聯(lián)系學(xué)校和師生，領(lǐng)導(dǎo)和群眾的大事，將這件大事做好，站好印章管理的崗，遵守用印規(guī)范，創(chuàng)新用印規(guī)章，才能做到上級(jí)與下級(jí)，工作人員和師生相得益“章”。

（作者單位：華北電力大學(xué)）