企業監察檔案信息化建設研究

張麗穎

摘 要：隨著我國經濟的發展和科學技術的進步，信息化是現代進行監察檔案管理的重要手段，通互聯網和數據庫的建立來實現檔案管理與數據匯總，從而提高監察檔案管理的效率。縱觀目前各大企業的監察檔案管理方面都受到不同程度的現代化沖擊，將紙質的檔案轉變為電子檔案，實現信息化和智能化的管理。但是目前信息化管理在企業中應用還不普遍，一些企業并沒有意識到信息化的建立能夠為企業的檔案監管起到至關重要的作用。因此在本文中，我將簡單分析企業監察檔案信息化的概念和意義、目前企業檔案管理中的問題、建立信息化監察檔案管理的策略，從而幫助企業認識到信息化建設的重要性，實現與時具進的改革。

關鍵詞：監察檔案 信息化 建立策略

一、企業監管檔案信息化的概念和意義

企業監管檔案信息化的概念源于我國經濟的發展和科學技術的應用，互聯網技術和數據庫技術均得到了進一步發展，信息化技術手段也被廣泛的應用和認可，信息實現了流通共享。傳統的紙質檔案管理耗費大量的人力物力，對檔案的查詢和保存都是較為困難的。檔案的信息化管理綜合了計算機技術、互聯網技術以及通信技術，實現了對信息的處理、管理以及流通，實現了信息管理的智能化。企業中監管檔案信息化建設能夠大大提高對檔案整理歸類的效率，還能夠實現數字化，提高了篩選效率，為企業的發展提供了保障與支持。

通常情況下，紙質的資料即使不受到損壞和污染也會隨著時間的增加而發黃、褪色，在儲存過程中闊也容易因為塵土和使用不當造成破損和變臟。而電子檔案存儲在計算機當中，還可以通過備份保證其內容的安全性，通過密碼的設置和安置防護系統實現內容的保密性，為檔案的管理、存儲以及保護都起到了重要的意義。由此可見不論是從檔案管理的角度還是科學技術發展的角度來看，實現檔案監管的信息化都是勢在必行的。

二、企業檔案管理中存在的問題

（一）監察檔案的管理方式落后

有些企業的管理手段較為傳統，其對現代化管理模式認識不足，仍然較為頑固的采用傳統的檔案管理手段。在檔案管理中對檔案的重視程度和利用率不夠，因此沒有意識到對檔案進行監管的重要意義，這使得檔案管理缺乏系統化，更不用說將信息化引入到檔案管理當中，因此思想觀念亟待轉變。

（二）設備陳舊效率低下

首先，采用紙質檔案進行檔案信息的管理和儲存是較為傳統的檔案管理方式，這種方式需要對紙質進行特殊的儲存和保護，注意空氣的流通、紫外線的照射、空氣污染、綠化等方方面面，并且在檔案翻閱查詢過程中較為費時費力，也無法通過互聯網進行信息的事實傳遞。由于檔案管理的方式方法較為陳舊，因此對檔案的利用效率不高，大量珍貴的數據資料常年擱置，甚至被損壞難以恢復。

（三）工作人員專業性缺乏

許多從事企業監管檔案工作的人員都沒有進行過專業的訓練，也沒有進行過入職后的考核與培訓，因此在管理經驗和技術方便比較欠缺。即使引入了先進的監管設備，其操作起來較為困難，因此在則一方面對推行信息化也是一定的阻礙。工作人員自身素質與能力的不足還容易導致檔案的丟失與損壞，因此需要提高員工的責任感與工作能力，從而實現其工作的意義。

（四）檔案信息流通共享率低

企業檔案是寶貴的資源，但是由于檔案數量的龐大和管理利用效率低下，許多珍貴的數據資源難以得到開發和利用，更談不上流通與共享，因此被擱置和浪費。資源的有效利用是對企業發展的保證，如果不能夠進行資源的優化配置，那么對企業的未來發展來說勢必會造成不良影響。

三、建立信息化監察檔案管理的策略

想要實現對監察檔案的有效性建設，就必須改變檔案管理的現狀，提高對檔案管理建設的重視程度，引入先進的管理設備和管理技術，實現管理的信息化和智能化。

（一）實現監管檔案管理的信息化建設

想要提高檔案的監管水平就必須將檔案管理技術手段和設備實現與時具進的發展，引進先進的計算機技術，使檔案管理提高其儲存性和精確度，完善基礎設施，完成紙質檔案的電子化，并實現對檔案的有效分類。還要進行數據庫的建立，方便進行對檔案的調取與搜索，提高對檔案的利用效率，實現實時監管。最后還需要建立資源共享平臺，在企業中和相關企業中實現資源的交流與共享，有效利用寶貴的資源和數據，為企業的發展提供支持與動力。

（二）培養專業高素質人才

檔案的監管和利用離不開良好的機器設備和技術手段的支持，但是僅有設備而不進行有效操作也是形同虛設。企業應當加強對檔案管理人員素質和專業技能的提高，尤其是想要實現信息化必須對員工進行計算機技術的訓練，保證員工能夠正確操作智能化的設備，進行有效管理。還需要提高對檔案信息化管理的重視程度，由上到下做好問責制度，將檔案監管更加系統化、規范化。

在引入人才的同時還需要注重科技創新，鼓勵相關技術人員結合實際操作進行創新式的檔案監管，通過理論結合實踐，在工作中找到提高效率的最佳方法。在操作過程中還需要按照國家要求和標準進行，并提高對檔案的保密工作。

（三）靈活使用信息化檔案監管技術

由于信息時代的來臨，對檔案的監管手段也多種多樣，信息的采集、存儲和利用都有了不同之處。因此在進行檔案管理時，不僅僅要提高操作規范和管理流程，還需要對信息化手段的應用進行選擇。充分利用各項資源優勢實現資源的優化配置，多種監管技術相融合，實現對檔案監管的最佳管理效果。與此同時注意控制投入成本，不要一味追求高科技而入不敷出，一定要在量力而行的基礎上實現檔案管理的現代化與智能化，做到科學管理，與時具進。

四、結語

隨著信息時代的到來，科學技術在各個領域都取得了飛速的應用和發展，為我國經濟建設作出了巨大貢獻。縱觀我國的檔案監察管理情況，許多企業中對其發展不夠重視，對檔案的開發利用不夠完善，其從業人員的專業水平也不夠高，因此檔案監管水平停滯不前。企業需要加強對觀念的轉變，積極引進先進的技術設備與手段，將紙質檔案實現向電子檔案的轉變，提高對資源的利用效率，實現其信息化與智能化，實現對檔案的流通與共享，建立數據庫進行資源的儲存和分類，便于后期的使用。檔案管理的發展離不開先進的科學技術的支持，我國的發展也需要靠科學技術來支撐，因此企業要與時具進，轉變傳統的管理模式與思想觀念，使企業實現科學持續發展。

參考文獻：

[1]姜巍.人力資源和社會保障監察檔案管理信息化建設[J].電子技術與軟件工程，2014，7（213）15.

[2]李玉勝.探討信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管理[J].黑龍江史志，2015，5（110）23.