簡析人事檔案管理存在的問題及對策

李峰利

摘 要：人事檔案是在勞動、人事以及組織等人事管理的過程中形成的，主要記錄、反映個人的健康情況、品德思想、工作業績以及業務能力等，是管理和考察員工的主要依據。隨著社會的迅速發展，勞動用工制度在不斷完善以及變化，導致人事檔案在管理中出現了一定問題和矛盾。本篇文章主要分析了人事檔案管理的意義、目前存在的問題以及對策，以供參考。

關鍵詞：人事檔案管理；存在的問題；對策

進入新世紀以來，我國企業人事檔案管理工作有顯著改變。隨著社會經濟市場的不斷深入改革，將“雙向選擇”作為特征的人才招聘更加頻繁，人才流動的頻繁導致了企業原有人事檔案管理工作中出現了一定弊端。人事檔案怎樣與時俱進，及時改進落戶的管理體制，將社會服務職能充分發揮，已經成為了新的社會發展時期必須解決的重要問題。

一、人事檔案概述

（一）含義。我國人事管理制度中最核心的內容就是人事檔案管理，主要是記錄企業員工的工作情況、主要經歷、業務能力、思想品德以及政治面貌等的文件材料[1]。是以個人資歷、學歷以及身份掛鉤的證據和社會組織關系、社會保障以及工資待遇等相互掛鉤，在法律上具有一定法律意義，是記載人生軌跡的主要依據。員工在職稱申報、轉正定級、開具相關證明以及養老保險辦理等都需要查閱、使用人事檔案進行核對。

（二）人事檔案特征。人事檔案的主要特征是真實性、全面性、變動性以及機密性。真實性是因為人事檔案是錄用人才以及選拔干部的主要依據，人事檔案內容在當事人生涯中有重要作用，所以人事檔案需要和社會對人才的需求相互對應，需要全面、真實地記錄個人的實踐和經歷，為用人單位提供可靠、真實的依據。全面性是指人事檔案既包括個人工作經歷又包括成長經歷以及家庭情況等信息，所以人事檔案是儲存個人信息的資料庫，可以全面反映出個人全貌。變動性是指人事檔案的資料不是一成不變的，隨著員工工作經歷的延伸會不斷形成反映新信息的材料文件，所以人事檔案生成過程中還要對新材料進行補充收集。機密性是指人事檔案中反映著員工工作期間的個人功過以及內心隱秘等情況，所以人事檔案屬于企業機密，任何人都不能私自保留以及泄露人事檔案材料。

二、企業人事檔案管理存在的問題

（一）管理檔案的意識淡薄。企業的人事檔案是全面了解員工工作情況以及正確選擇干部的重要基礎，對企業人事工作的質量以及效率造成直接影響[2]。但是當前一些企業管理檔案的意識比較淡薄，無法根據相關的要求制定管理檔案的制度規章，或者管理人事檔案的人員有法不依，企業的人事檔案隨意存放甚至長期無人管理。企業管理檔案的意識淡薄主要表現在：把部分員工的人事檔案以及材料丟失，沒有及時傳遞人事檔案，員工已經調離本工作崗位但是人事檔案卻沒有根據相關規定傳遞到員工工作的新單位，將人事檔案當做普通郵件寄送，不加密封鋼印或者將檔案交給員工本人攜帶，導致丟失、篡改等現象。

（二）管理人事檔案信息化程度低。隨著電子信息技術和科學技術的發展，企業對人事檔案信息化管理的要求逐漸升高。但是在實際管理人事檔案的過程中對人事檔案信息化管理水平還無法達到信息化管理水平，對管理人事檔案的系統缺乏了解，無法順利展開工作。同時還由于一些先進的技術手段無法在人事檔案管理的工作中充分利用，不能把計算機的功能發揮。通過對人事檔案的信息進行分析，發現在管理人事檔案的工作中僅使用紙質檔案進行管理查閱不僅有較大工作量，還對檔案長久保存造成不利。

三、對策

（一）促進人事檔案管理規范化。促進人事檔案的規范化管理主要有以下措施：第一點，企業要加強對人事檔案管理的重視，成立管理檔案小組，組員之間相互協調將企業人事檔案在管理中出現的問題解決，并且企業領導要對人事檔案管理工作進行全面檢查、指導和監督，出現問題及時改正。第二點，建立健全人事檔案管理的各項規章制度，因為人事檔案管理的制度是一項繁瑣復雜的工作，如果不建立相應管理規章制度，就會導致檔案管理工作無章可循。

（二）加強檔案管理的信息化建設。實現信息化的人事檔案管理是管理制度發展與改革的需求和我國對社會主義建設的重要部分，同時也是適應逐漸增多的檔案信息的需求。對檔案管理加強信息化建設需要企業管理部門將人事檔案管理的實效性逐漸提高。將人事檔案管理的要求就是使用計算機進行輔助管理，使用掃描儀以及計算機等現代技術和現代設備對檔案的資料整理后輸入到計算機中，通過相應計算機處理把聲像、圖片以及文字等資料轉變成相關的數據資料，實現人事檔案的數據格式以及紙質格式并存。

結語：總而言之，企業人事檔案管理的工作內容比較系統，是一項系統性極強的工作。在新的社會管理形勢下，只有將檔案管理人員的素質提高，把人事檔案管理形式及時更新，才可以推進和促進檔案管理事業的穩定發展。同時企業領導人員要及時將人事檔案的管理機制完善，充分使用人事檔案管理中的政策制定出改進方案，為企業穩定健康發展奠定基礎。

參考文獻：

[1] 莫若琦，楊力. 事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J]. 經濟與社會發展，2012，（05）：153-155.

[2] 姜慶芝. 干部人事檔案管理工作中存在的問題及對策思考[J]. 內蒙古氣象，2012，（02）：38-39.