信息論在現(xiàn)代檔案館建設(shè)中的應(yīng)用

黃瑋

摘 要：信息論是一種用于揭示信息系統(tǒng)活動中某個對象的運動規(guī)律的科學(xué)方法。在信息系統(tǒng)中，信息論可以把對象抽象為一個信息變換系統(tǒng)，然后將對象的運動（比如獲取、傳遞、輸出、加工處理、反饋）看作是信息流動的過程。本文將用信息理論，探討現(xiàn)代檔案館建設(shè)的相關(guān)可能性，以期檔案行業(yè)順應(yīng)時代要求，向社會化、多元化、開放化和先進化發(fā)展，檔案館成為綠色環(huán)保高效、具有完善服務(wù)功能的文化信息中心。

關(guān)鍵詞：信息論；現(xiàn)代檔案館；建設(shè)與應(yīng)用

信息論是一種用于揭示信息系統(tǒng)活動中某個對象的運動規(guī)律的科學(xué)方法。在信息系統(tǒng)中，信息論可以把對象抽象為一個信息變換系統(tǒng)，然后將對象的運動（比如獲取、傳遞、輸出、加工處理、反饋）看作是信息流動的過程。進入21世紀以來，信息爆炸是學(xué)界最為關(guān)注的科學(xué)現(xiàn)象之一。據(jù)預(yù)計，2020年全球以電子形式存儲的數(shù)據(jù)量將達35ZB，是2009年全球存儲量的40倍。可見，大數(shù)據(jù)信息時代已然到來，面對著海量信息，各行各業(yè)的管理方式和思維理念都將受到挑戰(zhàn)與挫折，檔案界也不例外。再固守傳統(tǒng)，把檔案管理限定在一個封閉式的紙質(zhì)為主的倉儲空間，顯然會極大地制約檔案學(xué)界的發(fā)展與進步。本文將用信息理論，探討現(xiàn)代檔案館建設(shè)的相關(guān)可能性，以期檔案行業(yè)順應(yīng)時代要求，向社會化、多元化、開放化和先進化發(fā)展，檔案館成為綠色環(huán)保高效、具有完善服務(wù)功能的文化信息中心。

一、掌握先進技術(shù)，將檔案資源轉(zhuǎn)化為信息資源

據(jù)港媒報導(dǎo)，香港政府在2012年7月到2013年1月短短六個月的時間里，銷毀了高達76100英尺的官方文件，這些文件堆積起來相當(dāng)于47個環(huán)球貿(mào)易廣場的高度。香港并無法律要求政府公務(wù)文件必須歸檔保存，公務(wù)員有權(quán)隨意銷毀文件，但香港作為一個世界標(biāo)志性的中心之城，如此之眾的具有史料價值和政策研究的檔案永久消失，不由得不讓檔案界一片惋惜。可見，建立現(xiàn)代化的檔案館，將原始的紙質(zhì)資源快速轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源，并永久保存下來，這是當(dāng)下一個多么重要和緊迫的課題。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、云技術(shù)等把檔案資源轉(zhuǎn)化為信息資源，香港76100英尺的文件其實也只需要一臺技術(shù)機即可完成容納。這種電子存儲方式可以從根本上解決檔案庫存告急的嚴峻問題，也必然會節(jié)約成本、提高效率、優(yōu)化存儲。

二、信息管理在檔案館管理中的核心地位

檔案館的管理從最初的實體管理必須轉(zhuǎn)型為信息管理。這是根據(jù)用戶需求和時代發(fā)展要求雙重決定的。檔案用戶已經(jīng)從簡單地查閱紙質(zhì)歸檔文件，變?yōu)橄胍轿坏赜行Ю脭?shù)據(jù)背后的信息和信息蘊藏的海量知識，這就要求檔案館提供對應(yīng)的新型科學(xué)服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，開放存取型網(wǎng)絡(luò)圖書館的運營、世界各大數(shù)據(jù)公司進駐中國、知網(wǎng)系統(tǒng)的不斷創(chuàng)新服務(wù)，人們獲取信息的方式越來越多元化，越來越簡單，檔案館本身就遠離公眾視野，如果再不跟上科技的步履，很可能就此被取代、被遺忘。作為一個現(xiàn)代化的檔案館，必須擁有自己的技術(shù)引擎、知能分析引擎、社區(qū)服務(wù)實體、用戶需求預(yù)測引擎，把信息檢索和利用功能最大化，只有用科學(xué)手段進行信息管理，而不再局限于管理庫存、歸檔這些傳統(tǒng)工作，才能真正建立現(xiàn)代化的檔案館。

三、尋求與大數(shù)據(jù)公司合作，建立科學(xué)的信息流系統(tǒng)

信息已經(jīng)上升到國家戰(zhàn)略資本的高度，擁有信息就擁有致勝的關(guān)鍵。單一的技術(shù)手段，已然不能滿足檔案館對處理大型數(shù)據(jù)的日常要求，因此需要引進技術(shù)，尋找與大數(shù)據(jù)公司合作，建立科學(xué)的信息流系統(tǒng)。拓展檔案館的對于元數(shù)據(jù)的處理能力和挖掘數(shù)據(jù)能力。另外，信息不對等也是一個急待解決的問題，檔案館作為我國文化事業(yè)的一部分，為政府提供信息，為公眾提供服務(wù)，是基本的職能，但是這種職能的實現(xiàn)目前是有障礙的，政府無法與檔案館的信息服務(wù)對接，公眾無法用最快捷的方式獲取知識，享受服務(wù)，這就需要與大數(shù)據(jù)公司合作，解決檔案館發(fā)展中遇到的一系統(tǒng)技術(shù)問題。

四、加強檔案信息管理，優(yōu)先保證數(shù)據(jù)的各項安全

信息論一個核心問題是如何保證信息的流動和傳播，如果信息流的一個環(huán)節(jié)堵塞缺氧，就會造成整個信息系統(tǒng)的崩潰。就檔案館的信息管理來說，對檔案資源及時進行備份和加密，尤為重要。網(wǎng)絡(luò)不是真空，存著大量的黑客、木馬和破壞病毒，檔案館信息管理要特別注意這些潛在的風(fēng)險，保護檔案信息的知識產(chǎn)權(quán)，防止信息丟失、被篡改和隱私權(quán)被侵犯。檔案館在運用大數(shù)據(jù)時，要注意規(guī)避風(fēng)險，優(yōu)先保證數(shù)據(jù)的使用安全。這是現(xiàn)代檔案館不容忽視的細節(jié)工作。

五、建立有效的大數(shù)據(jù)背景下檔案管理監(jiān)管體系

隨著信息技術(shù)發(fā)展的日新月異，政府主管部門應(yīng)該加大對檔案管理單位的經(jīng)費投入，不斷提升檔案管理部門檔案管理的軟件和硬件條件。同時檔案管理部門要積極提升檔案管理的信息化水平，要加強檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握，加強檔案管理人員大數(shù)據(jù)相關(guān)知識的培訓(xùn)和輔導(dǎo)，要不斷擴充新的技術(shù)力量，做好信息化背景下檔案管理的人才儲備。

參考文獻：

[1] 陳曉瓊.信息化環(huán)境下的檔案管理探討 [J].情報探索，2014（10）：34。

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