淺析檔案管理的發(fā)展與趨勢(shì)

胡玉榮

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展創(chuàng)新，各種新技術(shù)的層出不窮，對(duì)各行業(yè)發(fā)展建設(shè)都有著極其重要的影響，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理而言更是一種機(jī)遇及挑戰(zhàn)。檔案管理為了適應(yīng)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要，雖然在一定程度上加強(qiáng)了創(chuàng)新與改革，但與發(fā)達(dá)國(guó)家相比較而言，檔案管理仍需進(jìn)一步完善。文章主要針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理發(fā)展所存在的問題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)提出合理化的解決措施，從而對(duì)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)提出了幾點(diǎn)個(gè)人意見，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展；趨勢(shì)

引言

近年來，隨著改革開放的不斷深入，經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展壯大，人們對(duì)于檔案管理的作用越來越重視。從某種角度而言，檔案管理包括以下等幾個(gè)方面的內(nèi)容：檔案收集、整理、價(jià)值鑒定以及檔案保管、編制目錄、檢索、統(tǒng)計(jì)等編輯研究及利用等。從另外一個(gè)角度而言，檔案管理的發(fā)展并不是絕對(duì)穩(wěn)定的，大致可以分為兩大類：一類是基礎(chǔ)工作；另一類是利用工作。檔案管理基礎(chǔ)工作的好壞將直接影響整個(gè)檔案管理利用的使用效率，所以在實(shí)際檔案管理過程中要將基礎(chǔ)工作放在重中之重。檔案管理的主要目的是為了向社會(huì)實(shí)踐工作提供更好的服務(wù)信息，通過管理系統(tǒng)的完善與建立可以將有效信息進(jìn)行合理的整理、分類，信息加工及輸出有效運(yùn)用。從一定程度上而言，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，對(duì)各行業(yè)的發(fā)展建設(shè)有著至關(guān)重要的影響。

1 檔案管理的發(fā)展階段

1.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理階段

檔案管理，從某種意義上而言，自紙張發(fā)明以來我國(guó)歷朝代就開始有各種形式的紙質(zhì)記錄保存，通過記錄各種重大事件，將信息、時(shí)間、相關(guān)數(shù)據(jù)記錄在紙上，然后將其進(jìn)行妥善的管理，這種早期的記錄形式也可被稱作“檔案管理”。但隨著這種記錄形式的不斷創(chuàng)新與完善，檔案管理工作也得到了前所未有的發(fā)展，到20世紀(jì)80年代已經(jīng)初步具備了檔案管理工作的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)及利用等六大重要環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都對(duì)檔案管理有著極其重要的影響，彼此之間缺一不可，對(duì)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步也起到了一定的推動(dòng)作用。但是不可否認(rèn)的是，隨著信息時(shí)代的到來，這種紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要，這也是其自身特點(diǎn)所決定。

1.2 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)檔案管理階段

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的出現(xiàn)，對(duì)檔案管理而言是一種全新的挑戰(zhàn)。這種技術(shù)的發(fā)展很大程度上推動(dòng)了檔案管理的建設(shè)發(fā)展。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，這也標(biāo)志著檔案管理將從紙質(zhì)媒介形式逐漸轉(zhuǎn)為光盤記錄及硬盤發(fā)展等形式。但在軟盤存儲(chǔ)初期，由于這種形式還不完善，所以記錄過程中信息數(shù)據(jù)相對(duì)比較少且容量也很有限，容易導(dǎo)致信息讀取不便的現(xiàn)象出現(xiàn)。但光盤刻錄形式的出現(xiàn)一定程度上彌補(bǔ)了這一缺陷，且信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量比較大、穩(wěn)定，是軟盤存儲(chǔ)的十倍以上。但并不能說這種存儲(chǔ)方式就是完美的，它也 存在著一定的缺陷，也會(huì)因?yàn)楸Ｗo(hù)不當(dāng)而出現(xiàn)各種信息難以讀取的現(xiàn)象。

1.3 專業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)階段

隨著各種新技術(shù)的層出不窮，檔案管理在一定程度上也獲得了前所未有的進(jìn)步與發(fā)展。不再將信息數(shù)據(jù)單純的存儲(chǔ)在媒介上，而是利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將它們很好的進(jìn)行運(yùn)用及管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)可以將檔案管理信息更加專業(yè)化，資源可以進(jìn)行共享，便于查找及分類，對(duì)于查詢而言有著極其重要的影響。但在資源共享過程中要設(shè)立完善的監(jiān)管機(jī)制，設(shè)置口令，這樣可以有效的對(duì)檔案管理進(jìn)行保密，一旦檔案信息被篡改或是盜用就可以有依據(jù)可查，及時(shí)進(jìn)行處理與解決。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的在一定程度上也給檔案管理帶來了一定的威脅，網(wǎng)絡(luò)中毒、軟件的蓄意攻擊、黑客的侵入都將是檔案管理極其需要注意的。只有對(duì)其進(jìn)行不斷的預(yù)防及升級(jí)處理才能有效的加強(qiáng)對(duì)檔案管理的維護(hù)。

2 檔案管理的趨勢(shì)

2.1 不斷地開發(fā)更新檔案管理系統(tǒng)軟件

現(xiàn)階段，檔案管理軟件相對(duì)比較單一，并沒有形成完善的管理模式，針對(duì)每個(gè)企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)的異同，檔案管理很難滿足其各企業(yè)檔案管理的需要，難以實(shí)現(xiàn)專業(yè)化的管理模式，這樣不僅僅會(huì)影響檔案管理的存儲(chǔ)效率，更加會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展形成一定的影響。所以，在檔案管理軟件開發(fā)及研制階段，要依據(jù)各種企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行軟件的升級(jí)，從而適應(yīng)企業(yè)的管理需要，推動(dòng)檔案管理建設(shè)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展。

2.2 檔案管理系統(tǒng)專業(yè)人才的培養(yǎng)

對(duì)于檔案管理而言，要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。從而讓檔案管理者可以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)、電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)學(xué)科知識(shí)對(duì)檔案管理進(jìn)行完善，從某種角度而言，檔案管理者作為檔案管理的主體，對(duì)其影響是極其重要。檔案管理者人員素質(zhì)的提高，對(duì)整個(gè)檔案管理質(zhì)量的提升有著積極的推動(dòng)作用。所以，必須加強(qiáng)人才的培養(yǎng)及重視。

2.3 安全機(jī)制的建立

在檔案管理過程中，從另外一個(gè)角度而言，存在著多種不安全因素的威脅，受不安全因素的影響很有可能導(dǎo)致信息的泄漏及破壞。所以整體來講，要建立完善的安全管理機(jī)制，確保檔案管理信息的安全可靠。與此同時(shí)，依據(jù)檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)制定各種安全監(jiān)控機(jī)制。

3 檔案管理發(fā)展建議

3.1 注意檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)

隨著檔案資源的不斷增加，檔案的管理工作也就隨著出現(xiàn)了問題和狀況。而問題的發(fā)生一旦沒有得到及時(shí)解決，必定會(huì)使降低檔案的管理工作的效率，限制檔案管理工作的進(jìn)步，落后于時(shí)代發(fā)展的腳步。因此非常有必要提高檔案管理專業(yè)技能。

3.2 完善檔案管理體系

完善的檔案管理流程應(yīng)當(dāng)按照科學(xué)合理的方式進(jìn)行運(yùn)作，應(yīng)根據(jù)上級(jí)電子檔案管理規(guī)范，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，使電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)方面的問題：注意劃清電子檔案管理過程中各級(jí)各類人員的責(zé)任；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件歸檔工作程序規(guī)范問題；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問題；明確電子文件檢查、鑒定內(nèi)容及要求；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際。

3.3 強(qiáng)化電子檔案安全管理

由于網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的開放性，使得電子檔案在傳輸過程中容易遭受來自網(wǎng)絡(luò)各個(gè)角落的攻擊，因此強(qiáng)化電子檔案安全管理就顯得尤為重要。電子檔案信息以其傳輸快捷、便于利用等特點(diǎn)備受青睞，同時(shí)也給檔案信息安全提出了新的問題。解決安全問題的方法主要包括以下幾個(gè)方面：一是應(yīng)用各種先進(jìn)的電子檔案安全防范計(jì)算機(jī)技術(shù)，如證書式數(shù)字簽名、手寫式數(shù)字簽名、電子文檔加密、數(shù)據(jù)訪問身份驗(yàn)證、電子檔案網(wǎng)絡(luò)防火墻、電子檔案文件設(shè)“只讀”狀態(tài)設(shè)置等。二是運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行監(jiān)控技術(shù)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行實(shí)施有效監(jiān)控，防止運(yùn)行過程對(duì)電子信息的破壞；三是通過對(duì)員工和設(shè)備的管理杜絕人為侵害的產(chǎn)生。

4 結(jié)束語

文章就檔案管理發(fā)展的三個(gè)階段進(jìn)行了較為深入的研究，分析總結(jié)了我國(guó)檔案管理發(fā)展各個(gè)階段的內(nèi)容和特點(diǎn)，并從當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)角度出發(fā)，結(jié)合自身的專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了判斷，最后從提高人員素質(zhì)、完善檔案管理體系、提高安全管理的角度對(duì)檔案管理提出相關(guān)建議。

參考文獻(xiàn)

[1]霍金龍.談電子檔案管理問題[J].檔案管理，2010.

[2]王巖.關(guān)于信息時(shí)代電子檔案管理初探[J].經(jīng)濟(jì)師，2011.

[3]殷雪梅.淺談信息時(shí)代的電子檔案管理[J].經(jīng)濟(jì)與財(cái)富，2012.