信息時代下加強環保電子檔案管理的思考

李敏仙

（浦城縣環境保護局）

信息時代下加強環保電子檔案管理的思考

李敏仙

（浦城縣環境保護局）

隨著網絡技術的發展，信息化時代的到來，環保檔案的管理也逐步從紙質的向電子的轉變。在信息時代這個大的背景下，環保電子檔案的管理的優越性，它會遇到什么樣的問題，以及如果解決這些問題將是本文敘述的重點。

信息時代；環保電子檔案；管理；問題

科學技術的迅速發展，計算機技術尤其是網絡技術也得到的飛速的發展，給人們的生活，工作都提供的極大的便利。以前以紙質為載體的環保檔案也逐漸向電子檔案轉變。電子檔案是信息社會發展的必然產物。在使用的過程中也出現了許多問題，因此加強對電子檔案的管理研究是環保檔案工作者的一項緊迫的任務。

1　環保電子檔案的優越性

信息時代的到來，電子文檔的普遍，去除了以前紙質文檔的繁雜，下面具體說說電子檔案的優越性。

1.1方便快捷

電子檔案是一種虛擬的文檔，不像紙質檔案那樣堆放在一塊或者擠在一起，他們之間不占空間；電子檔案的應用減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高工作效率。現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，為信息的查找提供了快捷途徑，檔案管理人員不再手工建檔，紙質檔案逐漸轉化成電子檔案，這樣就可以將過去的集中立卷改為平時隨時整理立卷。這樣集中的工作量就變為分散的工作量，提高了立卷管理的水平，從而達到了檔案管理工作及時歸檔的目的，方便檢索利用。查閱方便，無需用手翻閱，只需在電腦上通過關鍵字搜索即可找到，而且還可以把檔案放在一個文件夾里通過網絡共享給別的部門或同事，不用人力遞送，即省時間又省力氣。

1.2環保節能

運用電子檔案進行檔案管理，真正實現了無紙化辦公，不用再消耗紙張，減少對樹木的砍伐，也不會產生污染，而且目前大家為了健康，都在追求低碳，環保的生活方式。電子檔案虛擬事物，不消耗任何資源，最大程度的實現了節能環保。

1.3有利于提高工作質量

對于環保電子檔案的管理最終的目的還是能夠以后更好的利用它。既然為以后提供可以利用的檔案，那么這些的卷宗都不僅質量高而且水平還要求高。對于傳統的文書立卷，立卷人都是根據自己的理解情況進行紙張立卷的，針對這些立卷的尺度根本都做不到統一，這樣肯定會影響以后的文檔利用情況。制約了管理人員的水平的提高。有了電子檔案，就可以把檔案人員從繁瑣的整理工作中解放出來，把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用起來，從而提高了檔案人員的工作質量和利用效率，在提供服務時能更好的發揮實效價值。

2　環保電子檔案的開發利用管理的幾個要求

（1）針對開發平臺的要求。由于各環保單位可以利用分布式數據管理系統這個平臺，來實現網絡互聯，以達到共享數據的目的，同時還可以在各環保檔案單位所在地建立本地數據庫，這樣不僅可以節約經費又可以互訪數據。

（2）對硬件要求。這里的硬件也就是計算機。該計算機必須具備相應的條件，因為計算機既要擔負處理檔案信息的使命，同時還要和各檔案單位之間進行數據通信。

（3）對數據庫模式設計的要求。電子檔案數據繁多，對數據庫模式設計要求也很復雜，要求數據庫模式設計必須滿足當前工作的需要，還要預見未來對他的需求，這就要求此數據庫模式不僅性能好，還要易于擴充和修改，以滿足當前和未來的需求。

（4）針對系統中的應用程序，要包含數據的輸入的應用，查詢的應用，事務處理的應用以及報表處理的應用等等必要程序。

（5）眾所周知，環保檔案數據不論是以前還是現在都是非常重要的資源，是各項環保指數評估的依據，因此必須定期對這些數據進行備份，方便數據信息破壞后的恢復。

（6）數據庫的安全性非常重要，一旦數據庫的安全遭到破壞，將會產生不可估量的后果。因此電子檔案安全性是建立在數據庫安全的前提下的，在保證數據庫安全的情況下，才能進行電子檔案的利用。

3　信息時代環保電子檔案管理存在的問題

3.1電子檔案的存儲要求高

由于環保電子檔案載有重要的原始信息，不僅有企業的機密，也有企業法人和相關人員的個人信息，是保密性較強的文件。不能在網絡上進行傳輸，只能存放在一些電子存儲設備，比如從磁盤到光盤，或者是硬盤等等，但是這樣的存儲方式對存儲的環境比較苛刻，這些存儲工具的共同特點是都是有一種聚酯底基制成的，這種材料在高溫、潮濕、多塵和有空氣污染的情況下容易與磁粉分離，導致存儲的文檔無法讀取。同樣，在受到沖擊力、機械力和磁場干擾的情況下，也容易讓存儲工具失效。所以電子檔案的存放空間有嚴格的要求。

3.2電子檔案易失真

由于電子文件是虛擬的，很容易被改動，復制，或者是刪除，而且它不像紙質檔案一樣刪除或者是改動后還可以被發現，電子文件，刪除或改動不留任何痕跡，根本就不容易被發現。而且也看不到文件的擬稿者的筆記，難以確定擬稿者的真偽。

3.3電子檔案內容的安全性和保密性

電子檔案存儲在電腦中時，如果用軟件進行管理，可以實現多級互動，多人共享。但是如今網絡病毒的肆虐，電子檔案容易受到病毒攻擊，特別是一些涉密的檔案，更是成為黑客攻擊的對象，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失，也極易造成不良的社會影響。

3.4檔案管理軟件的統一性

計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網，尤其是市、縣兩級環保部門的檔案工作由于受機制、資金、場地、人員、管理制度等方面的制約和影響，檔案管理軟件統一性差。

3.5環保電子檔案的管理缺乏專業人才

環保電子檔案管理需要專業的管理人員，不是隨隨便便的一個人員就可以的。它既要求管理人員掌握檔案管理業務，還要求掌握計算機技術。目前在環保系統中，電子檔案管理人員中，檔案專業畢業的可以說很少，那么這個既懂得計算機技術的知識，有掌握檔案管理的專業的知識的復合型人才更是少見。他們中間大都是計算機水平不高，只會一般的計算機操作的。這對環保電子檔案管理工作帶來壓力。

4　加強環保電子檔案管理的措施

4.1加大對專業人才的培養

目前各級檔案管理部門的重要任務之一就是培養一批精通計算機知識的檔案專業人才。對在職的檔案業務人員進行計算機專業知識的培訓。同時可以通過招考等多種渠道來選拔或培養具有計算機專業知識的應用人才，使他們不僅具有計算機專業知識，還要熟悉檔案業務；不僅會操作程序還要會設計程序。

4.2建立健全相關法規，對電子檔案進行依法管理

信息時代，網絡上存在著許多不安全因素，在電子檔案形成的那一刻起直至電子檔案的保存應用等之間任一環節，電子檔案的信息都有可能被更改或丟失，因此建立和健全相應的法規和管理制度，對保證電子檔案的原始性和真實性有著重要意義。通過法律的形式將對電子檔案的保管和應用的標準規定下來，各級檔案機關和外界人士能夠自覺的遵守這些規則，從而保證了電子檔案的安全性。

4.3環保檔案部門對電子檔案工作要制定科學合理的標準和規范

目前環保檔案部門應針對電子檔案工作制定一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件從形成到保存方式等一系列工作利用標準和規范確定下來，使其在形成的那一刻起就可以得到科學有序的管理。

4.4數據庫格式和檔案管理軟件要統一

數據庫格式和檔案管理軟件的統一有利于檔案系統內部，各地檔案部門之間的信息的共享，資源的互相利用以及全國的聯網等，希望國家環保檔案有關部門能夠認清此問題，并將此問題列為重點，采取有力措施。

5　結束語

環保電子檔案是信息時代的必然產物，因此作為環保檔案管理人員在工作中還要對電子檔案管理以及存在的問題上進行深入的研究，找出更多的解決方法，從而實現對電子檔案更好的利用。

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2015-9-28