如何做好電力系統(tǒng)科技檔案管理工作

黃小琳

（國網(wǎng)福建省電力有限公司泉州供電公司）

如何做好電力系統(tǒng)科技檔案管理工作

黃小琳

（國網(wǎng)福建省電力有限公司泉州供電公司）

電力系統(tǒng)科技檔案管理工作是確保電力企業(yè)管理工作基礎(chǔ)性工作，也是最重要的工作之一，嚴重影響著企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。科技檔案記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要內(nèi)容，所涉及到的范圍較廣，并且信息量較大。隨著電力系統(tǒng)建設(shè)范圍的逐漸擴大，檔案管理工作的難度也會越來越大。本文主要闡述了電力系統(tǒng)科技檔案管理工作中存在的問題，同時提出了相關(guān)的解決措施，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)的部門和人員有所幫助。

電力系統(tǒng)；科技檔案；管理

引言

所謂的“科技檔案管理”就是指相關(guān)單位及企業(yè)對于在生產(chǎn)經(jīng)營過程中事項、科技研發(fā)內(nèi)容以及行政管理等方面工作所形成的具有一定價值的科技材料（主要包括文字、圖紙、影音、圖標以及光盤等相關(guān)內(nèi)容）進行的管理。科技檔案是歷史相關(guān)事項的真實記錄，是工作人員在工作過程中對于成果以及經(jīng)驗的總結(jié)，可以直接表現(xiàn)出客觀事物的真實面貌。在知識經(jīng)濟為主導(dǎo)的當今社會，科技檔案是非常珍貴的信息資源，對于科技檔案進行科學(xué)合理的保管，有利于將檔案中的科技內(nèi)容轉(zhuǎn)變成為生產(chǎn)力，有利于推動電力系統(tǒng)的向前發(fā)展。

1　電力系統(tǒng)科技檔案管理工作的重要性

電力系統(tǒng)科技檔案的管理是電力企業(yè)管理的重要組成部分，是管理工作的基礎(chǔ)性內(nèi)容，對于電力企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展具有非常重要的作用。科技檔案記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始狀態(tài)，所涉及到的內(nèi)容較多，信息量非常大，對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營是非常重要的。隨著我國科技的不斷發(fā)展，經(jīng)濟建設(shè)得到了前所未有的進步，作為經(jīng)濟基礎(chǔ)的電力行業(yè)得到了極大的需求。同時隨著國家電力體制改革的不斷進行以及電網(wǎng)改造的不斷深化，對于電力基礎(chǔ)設(shè)施投資越來越大，電力工程的建設(shè)內(nèi)容越來越多，電力系統(tǒng)的檔案管理工作難度也越來越大。所以電力企業(yè)要充分認識到科技檔案管理工作的重要性，加大對此工作的投入，增加人員的培養(yǎng)，通過現(xiàn)代化的技術(shù)和手段對電力系統(tǒng)的科技檔案進行管理，最終要建立起可以滿足現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展需要的電力系統(tǒng)科技檔案管理平臺。

2　現(xiàn)階段電力系統(tǒng)科技檔案管理工作所存在的問題

2.1相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有給予足夠重視，管理制度有待完善

隨著近些年的發(fā)展，相關(guān)人士對于電力系統(tǒng)科技檔案管理工作的重視程度有了很大的提升，對于科技檔案的重要性也有了共同的認識。但是相對那些可以較快得到投資回報，可以很快獲得成果的項目及專業(yè)來說，領(lǐng)導(dǎo)對于科技檔案的管理工作沒有給予足夠的重視，所以在相應(yīng)資金投入以及人員安排方面都沒有重點的關(guān)注。

另外一方面，雖然現(xiàn)階段位于電力系統(tǒng)中的相關(guān)科技檔案管理部門大都制定了有關(guān)的檔案管理制度，但還是普遍存在著檔案管理制度不完善的問題，其具體表現(xiàn)在檔案的收集制度、檔案保管制度以及檔案的利用制度等方面。這些制度上的不完善造成了相關(guān)的問題，例如：檔案的記錄不夠完整造成了其沒有很高的利用價值；基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善造成了某些檔案出現(xiàn)了丟失或者毀壞的問題，不能充分發(fā)揮科技檔案的價值。

2.2科技檔案管理手段落后，信息化程度較低

隨著計算機技術(shù)以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，我們的社會已然進入到了信息化時代，信息化技術(shù)已經(jīng)成為了現(xiàn)今科技主流發(fā)展趨勢。相比于信息化技術(shù)在其他領(lǐng)域快速應(yīng)用所帶來的變革，電力系統(tǒng)的科技檔案管理還在采用傳統(tǒng)的方法，管理方式過于落后，缺少現(xiàn)代化的管理手段，尤其是對于現(xiàn)代電力高科技技術(shù)進行檔案管理時，由于缺少必要的現(xiàn)代化設(shè)備，嚴重影響了科技檔案的管理，并且也對科技檔案的深度開發(fā)利用造成了障礙。

2.3管理人員素質(zhì)較低，普遍存在著被動服務(wù)的問題

現(xiàn)階段電力系統(tǒng)科技檔案的管理人員素質(zhì)普遍較低，缺少關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識，同時沒有機會進行崗位的培訓(xùn)工作，這就造成了工作中普遍存在盲目性問題；另外，現(xiàn)階段進行科技檔案管理工作的部門及人員，大多數(shù)還是采用被動服務(wù)的方式進行工作，工作人員大都還是保持在坐等歸檔的工作方式，沒有充分的挖掘科技檔案中的相關(guān)信息，使得檔案信息的轉(zhuǎn)換和利用率較低。

3　電力系統(tǒng)科技檔案管理問題解決方式

3.1加強科技檔案管理的重視程度，逐漸完善相關(guān)規(guī)章制度

電力系統(tǒng)要想得到快速、全面的發(fā)展，應(yīng)充分利用科技檔案的相關(guān)信息，使其轉(zhuǎn)化為實際的生產(chǎn)力。所以相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員要對科技檔案工作給予充分的重視，主要應(yīng)表現(xiàn)在科技檔案管理所需資金以及人員的投入上，使其可以完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，通過相應(yīng)獎勵措施激發(fā)工作人員的積極性，確保檔案管理工作順利進行。

在領(lǐng)導(dǎo)給予重視的基礎(chǔ)上，科技檔案管理部門要逐漸的完善相關(guān)管理制度。在對管理制度進行完善的過程中，首先應(yīng)參考我國相關(guān)法律法規(guī)以及相關(guān)的檔案管理制度，根據(jù)電力企業(yè)自身的實際情況，按照科技檔案收集→整理→歸檔→保管→保密→利用→借鑒的程序，制定出較為完善的科技檔案管理制度。這些制度應(yīng)至少包括幾個方面，例如科技檔案管理人員的工作職責、科技檔案收集歸檔的相關(guān)規(guī)定、科技檔案的借用規(guī)定等等。由于電力系統(tǒng)中科技檔案涉及到的范圍較廣，種類也比較多。因此，檔案管理人員要將平常收集到的檔案進行及時的編號歸檔，對于收集到的資料要進行分類歸納，避免出現(xiàn)胡子眉毛一把抓的情況。另外，在科技檔案管理制度中，要明確相關(guān)的獎勵辦法，促使有關(guān)人員能夠?qū)⑺玫降目萍汲晒皶r上報到科技檔案管理部門。另外，具有相應(yīng)條件的部門要積極建設(shè)電子檔案的管理制度以及分類標準等。只有對科技檔案的管理工作給予足夠的重視，同時建立健全相應(yīng)的管理制度，才能使其成為電力系統(tǒng)發(fā)展的堅實基礎(chǔ)，才能促進電力系統(tǒng)向高科技方向發(fā)展。

3.2加強現(xiàn)代化的管理方式及手段，提升信息化的程度

現(xiàn)代計算機技術(shù)以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，給現(xiàn)代化辦公方式及手段提供了必要的技術(shù)支持。電力系統(tǒng)的科技檔案管理工作也要從傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)裁體檔案逐漸向著多裁體檔案管理方向發(fā)展，科技檔案管理的這種發(fā)展趨勢就對檔案的管理的具體工作提出了更高的要求。相關(guān)科技檔案管理部門一定要積極探尋適合現(xiàn)代要求的檔案管理方式方法，快速的完成檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，這已成了現(xiàn)今檔案管理工作發(fā)展的急切需求。所謂信息化不單單是指將傳統(tǒng)的手工管理形式轉(zhuǎn)變?yōu)橛糜嬎銠C進行錄入，而是要加強利用計算機進行管理的手段，進行檔案資料的數(shù)字化建設(shè)，以計算機和互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)建立起科技檔案信息管理系統(tǒng)。要通過計算機進行科技檔案的收集、整理以及編制檢索，并將計算機應(yīng)用到庫房管理以及特殊檔案項目管理上。在此基礎(chǔ)上，要逐漸將檔案的保存功能向信息中心進行轉(zhuǎn)變，同時，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)來進行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，使相關(guān)人員可以自由的利用網(wǎng)絡(luò)進行所需檔案相關(guān)信息的檢索、查詢以及應(yīng)用，充分發(fā)揮科技檔案的功能，增加其利用率，可以滿足電力系統(tǒng)不同人員對于科技檔案的不同需求。

3.3提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，深化服務(wù)意識

建立起綜合素質(zhì)較高的科技檔案管理人員隊伍是改善科技檔案管理工作的基礎(chǔ)。要想建立起高素質(zhì)的科技檔案管理人員隊伍需要做好如下幾方面：

（1）嚴格控制科技檔案管理人員的任職資格，對于管理人員要選用那些具有相關(guān)學(xué)科背景、具有一定檔案管理經(jīng)驗的人員，將人員的選聘關(guān)把好；

（2）要建立并逐漸完善科技檔案管理人員的崗位培訓(xùn)制度，要定期的通過講座、交流會等形式對相應(yīng)工作人員進行專業(yè)知識培訓(xùn)（包括信息技術(shù)等方面的培訓(xùn)），以此來滿足不斷發(fā)展變化的科技檔案管理工作的需要；

（3）科技檔案的管理人員要逐漸樹立并深化服務(wù)意識，要將市場需求作為工作的方向，樹立起與社會經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)的觀念，積極主動的與相關(guān)部門尋求合作，以便充分的開發(fā)和利用科技檔案資源。同時，科技檔案管理人員有可能的情況下，要對檔案的具體內(nèi)容進行必要的學(xué)習(xí)和研究，以便能夠發(fā)現(xiàn)某些可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力或者能夠深入開發(fā)利用的科技信息，推動科技檔案的深層次發(fā)展。另外，相關(guān)管理人員要解放思想，充分適應(yīng)市場需求，將科技檔案的管理工作由傳統(tǒng)的只是面對特殊機構(gòu)或者機關(guān)開放的方式，轉(zhuǎn)變成為面向全社會開放的方式，服務(wù)于社會需求，充分利用所具有的豐富資源向社會各方提供全方位、深層次的服務(wù)。

4　結(jié)束語

電力系統(tǒng)的科技檔案管理是電力企業(yè)管理的重要組成部分之一，在現(xiàn)代的社會經(jīng)濟發(fā)展過程中具有非常重要的作用。因此，科技檔案的相關(guān)管理人員要通過加強科技檔案管理的重視程度，逐漸完善相關(guān)規(guī)章制度、加強現(xiàn)代化的管理方式及手段，提升信息化的程度、提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，深化服務(wù)意識等方式來逐漸完善科技檔案的管理工作，為電力系統(tǒng)的發(fā)展做出重要貢獻。

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2015-11-2