電力基建檔案管理的前期控制對(duì)策要點(diǎn)試論

蘇雅林

電力基建檔案管理的前期控制對(duì)策要點(diǎn)試論

蘇雅林

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)于電力行業(yè)發(fā)展提出了更高的要求，電力基建檔案管理作為電力建設(shè)過(guò)程中不可或缺的組成部分，能夠客觀清晰的記錄電力系統(tǒng)運(yùn)行運(yùn)行情況，同時(shí)有助于更加全面的檢測(cè)工程質(zhì)量，維護(hù)電力項(xiàng)目建設(shè)。就我國(guó)電力工程建設(shè)而言，無(wú)論是在設(shè)計(jì)、施工還是建設(shè)環(huán)節(jié)，施工單位需要嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定，明確自身職責(zé)和工作內(nèi)容，健全和符合電力建設(shè)的檔案管理制度和控制措施，以求更加真實(shí)、準(zhǔn)確的收集電力工程建設(shè)資料，為電力工程建設(shè)有序開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

電力行業(yè)；基建檔案管理；前期控制

隨著近幾年我國(guó)電力行業(yè)的蓬勃發(fā)展，逐步完善了相應(yīng)的體制改革，大大拓寬了電力基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目種類。在眾多電力基建工作項(xiàng)目建設(shè)中，不僅需要注重工程建設(shè)管理方面，同時(shí)需要注重檔案資料的收集和管理工作。電力基建檔案管理工作，是電力工程建設(shè)中不可或缺的組成部分，客觀清晰的記錄建設(shè)中的數(shù)據(jù)資料，保證信息質(zhì)量真實(shí)和準(zhǔn)確，全面提升電力基建工程質(zhì)量。對(duì)于電力工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案管理的認(rèn)知，有助于工程的有序開(kāi)展，功在當(dāng)前，利在千秋。

1　電力基建檔案概述

基建檔案主要是指工程項(xiàng)目從設(shè)計(jì)、施工以及最后的驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，對(duì)工程的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理得出的，以文字或圖像形式保存的文件材料，其中包括工程的圖紙?jiān)O(shè)計(jì)文件、前期勘測(cè)文件、技術(shù)使用文件以及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管文件等，涉及的內(nèi)容較多，并且貫穿于工程項(xiàng)目始末，需要多方進(jìn)行參與，是一項(xiàng)艱巨的工作任務(wù)。為了能夠更為全面的將工程項(xiàng)目相關(guān)資料文件收集和整理，檔案管理工作人員需要具備較高的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，并且能夠有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，全身的投入到工作中。

電力基建檔案收集和管理需要遵循不同的工期和專業(yè)，階段性的開(kāi)展工作，需要實(shí)時(shí)的對(duì)工程項(xiàng)目相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理，以便于能夠?yàn)闄n案信息使用者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這樣，有助于提升工程綜合性管理，避免工程項(xiàng)目盲目性的開(kāi)展，滿足工程實(shí)際管理需要。此外，對(duì)于重要資料需要進(jìn)行備份整理，防止檔案數(shù)據(jù)丟失，對(duì)工程決策產(chǎn)生影響，在保證施工項(xiàng)目檔案的全面和準(zhǔn)確性同時(shí)，為日后工程項(xiàng)目管理工作開(kāi)展提供便捷的服務(wù)。

基建工程項(xiàng)目是一種集成項(xiàng)目，其中包括土木工程建筑、設(shè)備安裝以及調(diào)試等多個(gè)方面，結(jié)合工程項(xiàng)目特點(diǎn)，按照不同專業(yè)和工期對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、分類和保存，采用統(tǒng)一管理方式，從而為工程項(xiàng)目提供更加專業(yè)的服務(wù)。在檔案資料收集過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要明確工作態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待工作，做好各個(gè)階段的檔案資料收集工作，為工程項(xiàng)目決策、編報(bào)以及使用等多方面提供有效一句，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中存在的問(wèn)題，提供維權(quán)依據(jù)。只有這樣，才能全方位的保證工程項(xiàng)目有序開(kāi)展，提升工程質(zhì)量以及管理水平。

2　電力基建檔案質(zhì)量控制方法

2.1前期控制

電力基建檔案質(zhì)量控制，應(yīng)從前期、過(guò)程和后期三個(gè)階段進(jìn)行控制和管理，前期控制工作，首先已經(jīng)將基建工程檔案管理工作引入工程質(zhì)量責(zé)任制度中，將工程項(xiàng)目文件收集整理后納入工程總體建設(shè)計(jì)劃中；構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，由專門檔案技術(shù)人員進(jìn)行管理，落實(shí)檔案管理工作的責(zé)任制度，并健全和完善相應(yīng)的基建工程檔案管理制度和規(guī)范，確保基建檔案管理工作能夠有章可循，并借助現(xiàn)代化信息管理設(shè)備，進(jìn)一步保證檔案管理質(zhì)量；檔案管理工作需要嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案局出臺(tái)的規(guī)章制度，確保檔案資料的驗(yàn)收和移交，需要施工單位明確自身職責(zé)，將檔案資料進(jìn)行整理和統(tǒng)一控制，并作為條款形式詳細(xì)列明，有助于單位能夠有章可循；建設(shè)單位在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，需要嚴(yán)格遵循火電企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的檔案管理?xiàng)l例，對(duì)分類的檔案進(jìn)行標(biāo)記，配備詳細(xì)說(shuō)明，待工程驗(yàn)收后，借助分類方法來(lái)尋找所需檔案資料；此外，在分類大綱類目設(shè)置上，建設(shè)單位、施工單位需要達(dá)成統(tǒng)一共識(shí)，確保檔案資料管理工作質(zhì)量[3]。

2.2過(guò)程控制

過(guò)程控制是檔案管理工作中最重要的環(huán)節(jié)，需要檔案人員全面參與其中，做好前期工程資料的收集和整理，其中包括工程規(guī)劃、合同書(shū)、選址以及地質(zhì)勘察結(jié)果等，工程在施工前相關(guān)批文、許可和國(guó)土手續(xù)文件等，都是電力基建工程檔案管理工作的重要內(nèi)容，按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行分類和管理；強(qiáng)化中期過(guò)程建設(shè)檔案管理力度，工程建設(shè)檔案在施工中要把好行程關(guān)卡，施工單位在施工中行程的檔案資料需要及時(shí)進(jìn)行收集、整理和歸檔，保證資料的完整性；在工程交付中，把好檔案管理環(huán)節(jié)，檔案管理人員需要嚴(yán)格遵循檔案管理原則對(duì)工程文件進(jìn)行整理。此外，檔案管理人員需要明晰檔案管理職責(zé)，提升檔案管理意識(shí)，把控好檔案管理質(zhì)量，對(duì)于施工中所產(chǎn)生的檔案資料，相關(guān)檔案管理人員和部門需要認(rèn)真檢查核對(duì)，結(jié)合工程設(shè)計(jì)情況查看檔案資料的真實(shí)性。

建設(shè)單位在檔案管理過(guò)程中，需要同上級(jí)檔案管理部門積極進(jìn)行溝通和交流，盡可能請(qǐng)相關(guān)部門人員現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，給予一定幫助，為檔案管理人員進(jìn)行短時(shí)間的崗位培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要著重在檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)以及基礎(chǔ)知識(shí)等方面，強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，全面提升其管理意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)水平。建設(shè)單位對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案資料能夠及時(shí)收集和記錄，在資料形成初期就比較規(guī)范，防止資料信息的丟失；建設(shè)單位在電力基建工程項(xiàng)目開(kāi)展中起到主導(dǎo)作用，工作中無(wú)論是設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)督還是調(diào)試環(huán)節(jié)，都需要同施工單位及時(shí)溝通，結(jié)合工程合同條款，來(lái)明確施工單位檔案管理工作職責(zé)，有建設(shè)單位內(nèi)部監(jiān)督部門來(lái)監(jiān)督工程檔案資料管理和控制進(jìn)度。

2.3后期控制

后期控制是保證電力基建項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，最好后期監(jiān)督工作，主要是指在工程完工到驗(yàn)收期間，檔案質(zhì)量控制重點(diǎn)在于工程驗(yàn)收環(huán)節(jié)和正是驗(yàn)收前的整改期。工程施工結(jié)束前，需要確保檔案資料和施工進(jìn)度同步，并做好電子檔案的備份和記錄；整改期間對(duì)于工程項(xiàng)目變更情況資料，需要及時(shí)收集和記錄，對(duì)于工程的最終驗(yàn)收有著較為深遠(yuǎn)的影響。

工程驗(yàn)收工作，是對(duì)工程質(zhì)量的全面考核，在進(jìn)行檔案驗(yàn)收前，需要嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案局對(duì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行反復(fù)檢查，并且組織相關(guān)部門和負(fù)責(zé)人員進(jìn)行驗(yàn)收，站好最后一班崗，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取有效措施進(jìn)行處理。

3　結(jié)論

綜上所述，隨著我國(guó)電力行業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作提出了更高的要求。電力基建檔案管理工作，是電力工程建設(shè)中不可或缺的組成部分，能夠客觀清晰的記錄建設(shè)中的數(shù)據(jù)資料，保證信息質(zhì)量真實(shí)和準(zhǔn)確，全面提升電力基建工程質(zhì)量。就其中存在的問(wèn)題，從施工檔案管理前期、過(guò)程中和后期進(jìn)行管理，提升檔案管理人員意識(shí)，嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案局制定的相關(guān)檔案歸檔要求，全面提升工程質(zhì)量。

[1]馮麗娟.電力基建項(xiàng)目全過(guò)程財(cái)務(wù)管理研究[D].華北電力大學(xué)，2014（8）：11～12.

[2]丁紅燕.試論電力基建檔案全生命周期管理[J].山東工業(yè)技術(shù)，2014（24）：261.

[3]王明惠.控制電力基建檔案質(zhì)量的途徑和方法分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（19）：127+131.

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1673-0038（2015）48-0144-02

2015-11-15