淺談醫院檔案管理工作

范瑩瑩

醫院檔案管理包括病案管理、科研、教學檔案管理、財會檔案管理、人事檔案管理、綜合檔案管理等。現就醫院檔案管理工作淺談一些認識和看法。

1 病案管理

1．1 重要性 病案是患者整個醫療過程的全方位記錄，能為患者的再次就診提供參考，同時也是患者維護自身正當、合法權益的重要文件。國家規定病歷檔案保存期限不得少于30年，所有醫院都有義務替患者妥善保存病案資料。完善、合理、有效的病案管理能幫助醫院有效地維護自身合法權益，能為醫學教育、研究工作提供有價值的資料，推動人類醫學事業進一步發展。

1．2 問題及對策

1．2．1 硬件設施不到位。醫院大部分區域用作診療區，僅有小片區域存放病歷，且病案存放場所需要有適宜的溫度、濕度，適合病案存放。同時還應做好防蟲鼠工作，保持病案存放場所的干燥與整潔。

1．2．2 病歷借閱、復印等制度不完善。醫院缺乏病案借閱制度，管理松散。醫院應當制定嚴格的病案借閱和復印制度，要求病案室管理人員按照借閱或復印流程，查看借閱者的身份證件并做好登記，借閱后應及時歸檔病案資料。

1．2．3 缺乏專業檔案管理人員。大多數醫院的病案室管理人員是從其他崗位轉崗而來，缺乏專業檔案管理知識。醫院應該重視病案管理專業人才的培養，配備一定數量的專業病案管理人員。對轉崗而來的人員，做好培訓工作，提高他們的業務水平。同時開展病案管理人員的繼續教育工作，不斷更新病案管理知識。

1．2．4 信息化程度低。由于需要大量資金投入，部分醫院依舊采用傳統方法對病案進行管理。醫院應該引進相應的病案管理軟件和設備，做好病案的信息化管理，提高病案數據信息采集的準確性和有效性。

2 科研、教學檔案管理

2．1 重要性 科研、教學檔案的管理記錄著一個醫院科研、教學事業的發展軌跡，通過保存的科研檔案總結的各項數據，可以使醫院管理者更加清晰地了解醫院科研及教學工作發展的優勢和缺陷，在決策時準確有效地制定出有利于醫院科研發展的相關政策。

2．2 問題及對策 部分醫院不重視科研教學檔案的管理工作，造成了科研、教學檔案的缺失，對醫院的科研、教學工作發展產生了不良的影響。科研教學工作指導臨床，做好科研、教學工作，才能夠更好地為臨床服務，為患者服務。

3 財會檔案管理

3．1 重要性 醫院的財務檔案管理工作直接反映醫院各項工作，有利于直觀地了解醫院各項工作運營情況。同時，財務檔案的妥善保存和管理有利于接受上級部門的檢查和審計，防范各類以權謀私的職位犯罪和經濟犯罪。

3．2 問題及對策 醫院制定合理、完善的財務檔案管理制度，開辟專門場所存放財務檔案，派專門人員管理，定期整理歸檔財務文書。做好財務核算任務，從源頭上堵住貪腐行為。

4 人事檔案管理

4．1 重要性 人事檔案的管理具有一定保密性。平時要及時歸檔全院各部門人員的人事材料，完成檔案的各項調入調出工作，及時更新全院所有人員的實時信息，做到不疏漏、不出錯，保證個人人事檔案的完整性和保密性。

4．2 問題及對策 現行的人事檔案管理工作由于歸檔不及時，造成個人人事檔案材料的缺失。各級醫院尤其是基層衛生服務機構，人事檔案管理信息化程度低，各級醫院應引入信息化管理手段，及時、準確、有效地管理全院人員的人事檔案信息。

5 綜合檔案管理

5．1 重要性 綜合檔案包括醫院各級主管部門的重要發文，以及記錄醫院重大事件的文字、圖片及影像資料。綜合檔案資料記載著國家對醫院經營管理工作的指導方針和政策變化，記載著醫院的各個層面的進步和發展，是對未來發展有指導意義的珍貴文書材料。

5．2 問題及對策 大多數醫院將主要精力放在醫療相關工作中，對醫院的人文建設投入相對不足，缺乏對綜合檔案管理和編研利用，造成醫院文化建設方面的缺失。醫院應當派專職專業人員做好整理總結工作，定期展示醫院的發展歷程和趨勢，增強全院人員的團結精神，更好地為醫院的發展服務。

6 體會

隨著醫藥衛生體制改革的深入和醫院服務模式的轉變，醫院檔案管理信息化日漸成為醫院管理工作中的一個重要組成部分［1］。數字化時代，醫院應加強對檔案的數字化管理，配備硬件及軟件設備，加強人員的培訓。建立健全相應的數據庫系統，實現檔案信息的無紙化，使得醫院的各類檔案信息能夠高效、便捷地進行存儲、利用。

1 單華杰，葉海英．民營醫院檔案管理現狀與信息化建設［J］．辦公室業務，2011，(7):48 －49．