提升辦公室管理科學化水平的幾點思考

許大霞 朱海波

提升辦公室管理科學化水平的幾點思考

許大霞①朱海波②*

文章從找準定位，充分認識辦公室工作的地位和意義；明確要求，準確把握辦公室工作的目標和任務；突出重點，全面提高辦公室工作整體水平；堅持標準，自覺加強辦公室隊伍自身建設4個方面談了提升辦公室管理科學化水平的思考。

辦公室 管理 科學化 思考

辦公室在一個單位中所處的地位和工作性質，決定了辦公室是單位的核心部門，是總參謀部、總協調部、總服務部，工作政治性、政策性、綜合性強、范圍廣、服務面寬，突發性事件、突擊性任務較多，專業技能要求高。因此，提升辦公室管理科學化水平對單位保持良好運轉，推進科學發展起到重要的推動作用。

1 辦公室工作的地位和意義

充分認識辦公室工作的重要地位和意義，具體體現在辦公室人員是否具備“五種意識”。一是責任意識。崗位就是責任。辦公室工作的點點滴滴無不和責任聯系在一起。因此每一位辦公室成員都要有強烈的責任感，以極端負責的精神做好每一項工作。二是服務意識。辦公室的主要任務就是為各方面提供優質高效的服務。三是大局意識。政務工作要考慮全局，事務工作也要考慮全局；重大問題要考慮全局，細節問題也要考慮全局。只有把握大局，才能抓住大事。四是群眾意識。辦公室是單位對外的重要窗口，辦公室形象的優劣在一定程度上代表著單位的形象。因此，辦公室每一位成員都應做到想群眾所想、急群眾所急、幫群眾所需、解群眾所難。五是精品意識。辦公室各項工作不能滿足于一般化，要努力出精品、上水平、上檔次，以認真、認真、再認真的態度做好每一項工作，辦好每一件事情。

2 辦公室工作的目標和任務

中央辦公廳提出，新時期辦公室工作應當實現“四個轉變”，即從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀獻策；從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息；從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理；從被動服務轉變為力爭主動服務。

實現這一目標任務，必須切實加強辦公室的內涵建設。一是加強辦公室的制度建設。辦公室工作的程序性、政策性、機密性、時效性都很強，因此必須統一質量標準和規范，必須明確責任、統一要求，這是提高辦公室工作質量和效率的重要措施。二是加強辦公室的行政效率建設。辦公室工作必須講求時效，要樹立時間就是資源、效率就是增值的理念，努力以高效的工作節奏、嚴格的時間觀念，贏取高質量、高水平的工作業績。三是加強辦公室的質量建設。辦公室工作要做到各負其責，努力建立健全主體交叉、運轉順暢的良性運行機制。

3 提高辦公室工作整體水平

辦公室工作可以歸納為“參與政務、管理事務、搞好服務”三個方面。做好辦公室工作，應抓住重點，以點帶面，全面推進。

3.1 強化調查研究工作 作為綜合部門，辦公室必須緊緊圍繞本單位的中心工作，精心謀劃、認真組織好本單位的調研工作。應從全局的角度出發，抓住改革與發展中的重點、難點、熱點問題開展調查研究，提高調研的效果。不僅要全面掌握客觀、真實的情況，還要努力揭示事物的本質，把握事物發展的趨勢，增強對策建議的針對性和可操作性，努力為改革與發展提供有價值的調研參考。

3.2 強化督辦查辦工作 要建立健全督辦、查辦和催辦工作制度，完善工作機制，抓住重大決策部署落實情況，領導同志工作指示、批示和交辦事項的完成情況，領導關注、群眾關心的問題解決情況，加大督查力度，并及時反饋貫徹效果，協調解決落實過程中遇到的困難和問題，確保各項決策的貫徹落實和工作任務的按時完成。

3.3 強化信息服務和引導作用 信息是了解情況、進行決策和指導工作的重要渠道。提供信息服務和引導是辦公室發揮參謀助手作用的一項基礎性工作。要圍繞本單位中心工作、重點工作，及時采集信息，提高報送信息的時效性。信息編報要及時、準確、全面，確保不漏報、不誤報、不遲報、不瞞報。逐步建立健全信息工作考核獎勵制度，配備專兼職人員和必要的工作設備，保證信息工作的正常開展。

3.4 強化信訪處理工作 辦公室作為開展信訪工作的職能機構，要認真執行逐級上訪制度，盡最大努力減少越級上訪。對發生的重大集體、越級上訪事件，要及時報告，慎重、果斷處置，絕不能推諉、扯皮。同時，還要堅持“預防為主”方針，在認真解決已經發生的信訪問題的同時，要注意定期分析信訪動態，注意發現和預防可能發生的信訪問題，及時采取措施加以防范。

3.5 強化公文處理工作 本著實事求是、精簡、高效的原則，按照《國家行政機關公文處理辦法》的要求，切實做好本單位的公文收發處理工作，嚴格把關，提高公文質量。辦公室要嚴格落實核稿制度，提高辦文質量。須加強對各類歸檔文件的收集和管理，實現公文檔案管理的規范化。完善和落實檔案安全責任制，提高檔案的利用率。須大力開展保密法律法規的宣傳學習，努力提高保密意識，加強對各類機要文件、信息等涉密載體的保密管理，嚴防泄密事件發生。

4 自覺加強辦公室隊伍自身建設

辦公室的地位和作用決定了加強辦公室隊伍的自身建設具有十分重要的意義，辦公室的工作水平在很大程度上取決于辦公室隊伍素質的高低。因此，辦公室須注重從自身管理出發，切實加強隊伍建設，努力提高辦公室隊伍的整體水平。

4.1 不斷提高辦公室人員的品德修養 辦公室工作人員雖然自身沒有多少權力，但卻非常接近權力，如果管不住自己就可能走向歧途。因此辦公室的同志一定要注重自我檢查，常反躬自省，修身養德。要見賢思齊，講黨性，重品行，塑造高尚的人格。要帶頭執行有關廉政規定，不以領導的名義辦私事，不打領導機關的牌子謀私利，不利用工作之便撈好處。面對誘惑和不正之風，做到眼不花、耳不聾、嘴不饞、心不亂、腿不軟、手不伸，頭腦清醒，意志堅強；做到防微杜漸。

4.2 不斷加強辦公室人員的能力建設 通過系統學習理論、政策、業務和知識，提高理論政策水平和綜合辦事能力，增強工作的系統性、預見性和創造性。政治素質是辦公室人員最基本的素質。工欲善其事，必先利其器。政治上的堅定和清醒是以理論上的堅定和清醒為前提的，理論上的堅定和清醒是通過不懈地學習獲得的。新形勢下，辦公室工作人員既應是專才，又應是通才，這是時代的要求，也是辦公室工作地位、性質、作用所決定的。通過知識的積累，提高思維的深度和廣度，達到厚積而薄發的成效，并實現學與思、知與行的有機結合，做到學用相長、融會貫通。

4.3 努力養成務實高效的工作作風 辦公室工作是領導工作過程中的一個重要環節，辦公室人員的言行對領導決策有直接影響。因此堅持實事求是的工作作風是辦公室工作人員必須遵循的首要的基本原則。在處理工作中不擅自夾雜個人意見，做到求真務實、公道正派、光明磊落，這是辦公室人員最應具備的優秀品質。辦公室工作要雷厲風行，處事果斷，作風要嚴謹、踏實。要提高效率，能當場辦的事情都要當場辦，能立即辦的事情都要立即辦，能今天辦的事情決不拖到明天，在規定期限內能辦好的事情要盡快辦，確保政令暢通。

4.4 不斷提高協同作戰的整體合力 一個部門良好的工作局面，離不開全體人員的團結協作和共同努力，辦公室工作好比一部機器，每個人都是一顆螺絲釘，個人的發展離不開整體的發展，整體協調需要個體協調一致。辦公室每個人都要從自己做起，找準位置，擺正關系，自覺地把自己的工作放在辦公室工作的全局中去考慮，拾遺補缺，協調配合，形成合力，堅持分工不分家，補臺不拆臺。要顧全大局，溝通協調，相互理解、相互支持、相互信任、和衷共濟、共謀發展。要做到大事講原則，小事講風格。通過大家的共同努力，創造一個舒暢的工作環境。

·本文編校 朱 毅·

2015-07-16)

①江蘇省醫學會 南京市 210008

②江蘇省太湖干部療養院 無錫市 214086

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