工作流軟件在醫院信息控制優化的應用研究

潘小可

(北京腫瘤醫院，北京 100142)

當前醫院發展遇到了信息不通暢及工作效率較低的問題，應用工作流軟件，不僅可以大大提高信息的通暢性，還能使流程控制得到一定的優化[1]。工作流技術可以支持過程自動化處理以及流程整合應用，這使工作流的優勢在以其為基礎的辦公系統中得到充分的體現，過程的定義、管理以及自動流轉使得企業和政府在需求變化的應對以及多元化管理方面的要求得到了滿足[2]。由于外部市場處于變化中，醫院的組織結構也就不能一成不變。以往按照職能分工的組織架構已經出現了很多問題，信息不通暢是現在較為明顯的一個問題。如果信息長期不通暢，醫院的發展必然會停滯甚至倒退。如果信息傳遞不準確、時間延誤或停滯，那么企業里的一些員工、領導不能及時掌握這些信息，信息的處理效率就會有所下降，就會阻礙企業的整體運作效率，最終慢慢走向衰退[2]。本文基于這一背景， 進行了內部審計軟件的醫院信息控制優化的研究。

1 工作流實現信息控制簡化

實現處理流程控制的運作如下。

1)流程建模。根據醫院的有關業務流程進行流程模型的建立，以計算機可處理的方式對業務流程進行描述，流程分析與優化就是以流程建模為基礎。該建模方法主要是將醫院的業務流程分解成具有一定邏輯關系的系列活動，再對每個活動的屬性和活動之間的關系進行定義。

2)流程分析、仿真。在流程建模時，由于工作流軟件就將醫院運營中的結構與動態完全呈現出來了，所以，對于已建流程的醫院而言，根據工作流的仿真運行來分析建模的性能是一種非常有效的方法。該模型在進行仿真后，系統會進行相關數據的收集，如資源的利用率與使用時間、活動執行與成本等。定量分析這些數據后，就可以對流程中成本最高、運行時間最長以及資源使用較多而收益卻很少等活動進行判斷，從而也就可以分析出哪些流程需要改進，哪些是關鍵流程，哪些流程是需要進行再處理等。

3)優化流程。對流程仿真結果的進行分析后，如果有需要，還應修改及優化相關流程。具有代表性的工作流程一般是在項目的審批、單據的跟蹤、文件的處理和工作計劃的下達至批復等環節產生。工作流軟件的流程控制運作模式如圖1所示，由此可以知道其層次關系：流程建模是基礎，而后才是流程仿真，如果有需要可以進行流程再造，以使醫院內部審計流程更優。

圖1 工作流軟件的流程控制運作模式圖

2 系統設計

2.1 系統結構

工作流系統的整體結構如圖2所示。

2.2 工作流管理系統模型設計

工作流子系統與用戶的所有交互，都應由辦公系統門戶的統一界面來操作，這使系統使用起來更加方便且更加人性化，本次探討建立的工作流管理系統模型如圖3所示。

圖2 系統總體部署效果圖

圖3 工作流管理子系統模型

3 工作流軟件在醫院應用效果

通過統計及工作經驗總結，工作流軟件應用效果主要體現在了下述4個方面。

1)解決其數據的保存、跟蹤，信息傳遞有出入、緩慢或停滯的問題。員工的工作因工作流軟件而計算機化，它能對員工的工作進展進行實時的跟蹤，并對其進行相關報告。該軟件會以電子郵件的形式將需要處理的事項向相關員工發送，或者在公告欄上進行發布，使所有員工都可以對業務進程進行了解。與此同時，對工作中所需的各種信息與數據進行及時的更新，且逐漸走向無紙化辦公的模式。因此，醫院內外部的信息交流，都可以保存與跟蹤各種單據信息，同時還可以將信息傳遞的出入、緩慢或停滯得到有效的解決。

2)解決數據信息查詢、統計難度高問題。應用工作流可以生成效率報表，員工只需要專注對與自己工作相關的數據進行處理即可。工作流軟件不僅具有信息數據庫化功能，還能對表單進行統計及查詢，使得管理層在信息收集與決策方面的能力有很大的提升。

3)解決工作流程不夠規范，權責不夠明確的問題。由于醫院每個部門職能是不同的，因此處理單據的范圍也不同，在實際工作中，部分工作又表現的權責不夠明確；因此，通過工作流軟件，根據不同部門的不同工作內容以及實際運營情況來進行流程建模，對操作條件進行設置，對操作組權限進行控制，從而不管是哪個部門，其權責都能夠劃分的很明確；同時，可以避免某些部門重復做著某些工作，或者某些工作沒有人做的情況發生，使辦公效率大大提高。

4)進一步優化流程，讓整個工作流程處于上級領導的統籌控制之下。通過電子郵件發送和即時消息的發布，管理層可以對需要審批的事項進行了解，還有自動提醒和跟蹤處理結果的功能。要使流程優化就需要通過工作流軟件對流程進行分析，及時發現與處理流程中所存在的問題，這是流程管理中比較關鍵的部分，它能分析與診斷目前的流程狀態。

4 結語

現在政府與醫院都已經意識到行業向信息化方向發展的重要性與必然性，并且主動緊隨時代的步伐。醫院有必要根據自身情況選擇適合自己的軟件，與自己相匹配的企業建立信息化合作關系，使信息化建設步伐加快。文中研究的工作流軟件的應用，對于醫院的發展有著一定的推動作用。

[1] 宋浩.關于工作流軟件在中小物流企業的運用研究[J].計算機光盤軟件與應用，2012(6):113-114.

[2] 孫俊.工作流軟件技術在國土資源管理系統中的初步應用[J].國土資源信息化，2002(6):30-32.