高校離退休教職工檔案信息化建設存在的問題及應對策略

晁衛華

（河南大學 離退休工作處，河南 開封 475001）

“全國檔案事業發展‘十二五’規劃”已明確重要任務，即加快檔案信息化建設。對高校離退休人員來說，檔案信息化是信息時代檔案發展的重要選擇，也是保障高校離退休人員權益的一種客觀體現。

1 高校離退休教職工檔案信息化建設的必要性

1.1 高校離退休教職工檔案信息化是時代發展的要求

高校離退休教職工檔案是高校檔案的一部分，也是服務管理高校離退休人員的重要依據，“全國檔案事業發展‘十二五’規劃”明確要求，高校檔案部門要積極做好檔案信息化的建設。隨著老齡化進程的加快，高校離退休教職工隊伍日益壯大，推進高校離退休教職工檔案信息化建設，是信息時代更好服務高校離退休人員的重要選擇。

1.2 高校離退休教職工檔案信息化建設可以提高檔案信息資源利用能力

隨著信息技術的快速發展，電子政務已經在政府辦公、信息交換等方面逐漸成為了主要的操作模式。檔案信息資源的開發主要是運用現代信息技術手段，目的主要是提高利用率，實現效益最大化。高校離退休教職工檔案信息化建設是適應信息化建設要求，推動管理走向科學化、規范化，將使各業務部門在信息獨立、分散的基礎上，實現資源共享。

1.3 高校離退休教職工檔案信息化為社會化管理服務做好信息儲備

“中國老齡事業發展‘十二五’規劃”明確提出“做好離退休人員管理服務工作，充分利用社區資源面向全體老年人開展服務，切實把為離退休老年人服務工作納入社區服務范圍。”無疑為高校離退休人員社會化管理指明了方向。建立數字化、信息化和網絡化的離退休人員檔案，將有助于家庭、單位、社區相結合的管理和服務模式的信息融合,是實現離退休檔案社會化管理的方向和必然趨勢。

2 高校離退休教職工檔案信息化建設中存在的問題

2.1 離退休教職工檔案管理工作重視不夠

多數高校對離退休工作重視不夠，認為離退休工作不是學校的重點工作，因此在軟、硬件投入及經費支持等方面不能受到足夠的重視。更有人存在偏見，錯誤認為離退休教職工不能給單位直接創造經濟效益了，檔案管理也就無足輕重，以至于離退休教職工檔案的收集、整理及管理開發等工作困難重重，故相關部門確實應引起足夠的的重視。

2.2 “多頭”管理影響了離退休教職工檔案管理質量

離退休教職工的工資待遇檔案、任職檔案、房產檔案、在職及退休后檔案，都分別記錄、保存在不同的部門，這種“多頭”管理的現象在現實工作中較為普遍,顯然與檔案新規要求實行集中統一、歸口管理的管理體制[1]不相符，且易造成檔案不完整,工作需要部門間配合時，也易出現互相推諉,影響工作開展。

2.3 技術手段滯后造成離退休教職工檔案共享受限

由于對離退休人員的檔案重視不夠，“多頭”管理存在檔案不完整現象，部分還在針對檔案的分類整理、快速檢索、開發與利用等方面運用現代化技術手段較落后[2]。且很多高校離退休人員信息管理系統無法融入學校整體自動化系統之中，各業務部門之間協作效率低下，造成檔案資源不能共享。因此，運用現代信息技術手段挖潛離退休人員檔案價值亟待提高，以便更好發揮離退休人員繼續為社會服務的作用。

3 加強高校離退休教職工檔案信息化建設的對策

3.1 提高檔案信息化意識，強化信息觀念

高校離退休教職工檔案信息化建設質量，是衡量離退休服務管理工作重視程度的依據，故須高度重視高校離退休教職工檔案的價值。在提高認識的基礎上，強化信息觀念，用服務觀念指導高校離退休人員檔案信息化建設。

3.2 健全離退休教職工檔案管理工作機制

一方面，要明確全校相關部門及人員的工作職責，建立相關部門間協調配合機制；另一方面，規范離退休人員檔案業務流程，健全和完善檔案管理制度，完善檔案查閱、利用等相關制度，使高校離退休檔案管理工作有章可依。

3.2 強化高校離退休教職工檔案標準

高校檔案部門應根據國內外檔案標準及發展趨勢，制定出高校和社會以及高校內部合理、規范、統一的具體操作辦法，建立一套能夠勝任高校離退休人員檔案信息化工作的檔案管理數據系統，這樣可以在數據的獲取與資源共享過程中少走彎路。

[1]人力資源社會保障部.關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知（人力資源社會保障部〔2014〕90號）[Z].2014.

[2]魯玲.高校離退休人員檔案管理芻議[J].檔案管理,2010(2).