信息化背景下的醫院外事檔案管理人員的培養

尹良鑫

（福建醫科大學附屬協和醫院,福州 350001）

時代的發展給醫療衛生行業帶來巨大的變化，醫院在發展臨床的同時開始加強對外交流。醫院的外事工作是一項極具政治性和政策性的工作，對加強同世界各國的醫療衛生交流、增進各國人民之間的友誼和世界和平有著十分重要的作用。隨著對外交流形式、服務對象日益多樣化，交流合作的領域也在不斷拓展，外事活動已經成為醫院豐富醫療資源，醫護人員豐富知識、拓展工作領域及提升自我的重要平臺。在信息化高速發展的今天，如何客觀、真實地記錄愈加活躍的醫院外事活動，是醫院外事檔案所必須面對的重要問題。我們需掌握醫院外事工作的特點，吸取傳統工作方式的優點，結合信息時代，發展出一種能充分發揮外事檔案管理工作的積極性、主動性及時效性的現代化醫院外事檔案管理體制和模式。

根據醫院外事檔案數量的日益增多及內容的多樣性、專業性，檔案載體的多元性，來源的日益復雜性等特點，信息化的建設顯得尤為重要，需通過構建醫院外事檔案信息網絡平臺、完整錄入醫院外事檔案相關信息、建立好信息搜索平臺及建立健全信息化管理制度等舉措，實現醫院外事檔案便捷、快速、時效、準確、多方位的信息化管理。本文將從信息化的角度為醫院外事檔案管理人員的培養提出建議。

1 醫院外事檔案管理人員的現狀

1.1 醫院外事檔案管理人員的非專業化

檔案管理人員應具備較高的專業水平、信息管理能力及相關的現代科學知識，深入了解檔案的形成過程，科學地鑒定檔案的保存價值，以便做好檔案的收集、保管、檢索、利用工作等。然而，許多醫院外事檔案人員并非檔案專業出身，對文件目錄、歸檔號、保管期限、案卷目錄等檔案專業工作無法進行正規操作，導致檔案工作無法實現完整性及系統性。

1.2 醫院外事檔案人員的“非外事化”

外事活動是醫院展示外在形象的重要平臺，是提高醫院管理水平、醫療技術和科研能力，加強學科建設和人才隊伍建設的重要推動力量，更是拓展視野、開闊思路、促進醫院可持續健康發展的重要手段。作為專業性的學術和科研機構，不斷提高醫療技術水平是醫院建設的重點。

1.3 醫院外事檔案管理人員的“非熱情化”

思想指導行動，認識不足必將導致行動的滯后性。醫院外事檔案管理普遍存在醫院領導對其的不重視性，導致醫院外事檔案管理人員工作意識的淡薄，服務意識的不足。

2 信息化背景下醫院外事檔案管理人員的培養

為了在信息化背景下進一步做好醫院外事檔案管理工作，針對醫院外事檔案管理人員的非專業化、非外事化及非熱情化，需從意識上提高對醫院外事檔案工作的重視性，從專業水平上加強醫院外事檔案工作人員的業務素質及從外事方面對醫院外事檔案管理人員進行方向性教育。

2.1 提高對醫院外事檔案工作的重視性

在醫學知識不斷更新、新技術新療法不斷涌現的背景下，迫切需要加強與國際間的學術與科技交流，以提升醫院的科研學術水平，推進醫院現代化管理進程，提高醫院的影響力和競爭力。醫院外事檔案是真實記錄醫院在與外國政府、組織以及個人進行友好往來、學術交流等活動中所形成的具有保存價值的圖表、文字和錄像等，是醫院檔案工作的重要組成部分，不僅客觀、真實地記錄了醫院在對外交流上的所有發展過程，也給醫院的持續發展提供了歷史依據。醫院外事檔案管理人員也應提高自身對檔案管理工作的重視，增強服務意識，端正積極工作的態度，更好地進行醫院外事檔案管理工作。

2.2 強化醫院外事檔案管理人員的專業性

醫院外事檔案管理人員的非專業性使醫院外事檔案管理工作無法在信息時代得到完整性、系統性的進行，這就要求醫院對外事檔案管理人員進行專業性的強化。

首先，需挑選檔案專業人才進行檔案管理工作。醫院外事檔案管理人員大多由醫院外事部門的專辦員或其他部門的檔案管理人員兼任。此外，在吸取傳統檔案工作優點的基礎上，可利用已有的檔案信息網絡平臺，完整無缺地錄入醫院外事檔案相關信息，做好醫院外事檔案的信息搜索等工作，真正從根本上保證醫院外事檔案管理工作的完整性，實現醫院外事檔案工作的系統性、持續性。

其次，加強醫院外事檔案管理人員的專業性繼續教育。充分學習最新的檔案工作技術，進一步充實自我的檔案專業知識，以便更好地為醫院外事檔案進行管理工作。

2.3 加強醫院外事檔案管理人員的外事教育

（1）醫院外事檔案工作的特殊性要求其管理人員在掌握檔案專業知識的基礎上，還應進行適當的外事教育。醫院外事活動的多樣性以及辦理程序的復雜性都給醫院外事檔案管理工作帶來一定的影響。

（2）醫院外事活動的特殊性帶來大量的外語材料，這就要求醫院外事檔案管理人員需具備一定的外語水平，能充分閱讀并理解外文材料，甄別外事活動中材料歸檔的必要性及重要性，避免檔案管理過程中出現材料錯誤、丟失等問題，影響醫院外事檔案工作的完整性。

（3）醫院外事檔案管理人員需時時加強保密教育。

3結 語

在信息化的背景下，通過提高對醫院外事檔案工作的重視程度，挑選專業型檔案管理人員，加強醫院外事檔案管理人員的專業性繼續教育，并加強醫院外事檔案管理人員的外事教育，從根本上解決其非專業化、非外事化、非熱情化等問題，促進醫院外事檔案管理工作的發展，為醫院外事活動提供更加完善、系統的檔案管理，進一步促進醫院醫療水平的提高。