淺析農作物種質資源普查檔案建設

陳 萍

(朝陽師范高等?？茖W校 黨政辦公室,遼寧 朝陽 122000)

農作物種質資源是保障國家糧食安全、生物產業(yè)發(fā)展和生態(tài)文明建設的關鍵性戰(zhàn)略資源.開展農作物種質資源普查,主要目的是為了豐富國內農作物種質資源數(shù)量和多樣性,防止具有重要潛在價值的種質資源滅絕[1].2021年,中央一號文件提出打好農業(yè)翻身仗的宏偉目標,國家將生物育種列入具有前瞻性、戰(zhàn)略性的重大科技項目[2].2020年,遼寧省第三次全國農作物種質資源普查行動(以下簡稱“普查行動”)正式啟動,主要分為普查與征集、系統(tǒng)調查與搶救性收集工作.在本次普查行動中發(fā)現(xiàn),普查資料管理粗糙、缺失嚴重,無法滿足普查行動的查詢需要.根據(jù)《普查工作檔案管理規(guī)定》及新《檔案法》修訂要求,亟需改變普查行動中資料管理落后的局面,將普查資料按收集、分類、編撰、歸檔等程序形成規(guī)范的普查檔案,使普查檔案貫穿于整個普查行動,真實反映普查行動全過程,從而全面掌握國家農業(yè)發(fā)展的整體實力.普查檔案的優(yōu)化能夠提升普查行動質效,使普查檔案真正服務于普查行動.本研究對普查檔案建設的重點工作進行了總結與歸納.

1 強調頂層設計,明確普查檔案建設責任分工

1.1 領導層面

加強對普查檔案工作的重視,明確普查檔案工作由黨委統(tǒng)一領導、分管領導負責、黨政辦公室具體落實.定期召開普查檔案專項會議,將普查檔案工作納入普查行動規(guī)劃,階段性總結普查行動中普查檔案工作的成效與不足,使普查行動與普查檔案工作相適應,實現(xiàn)普查檔案建設與普查行動同部署、同管理、同驗收.

1.2 機構設置

成立普查檔案工作領導小組,成員為普查檔案工作相關部門負責人.建立專門的普查檔案室,將普查資料從綜合檔案室剝離出來,與行政檔案區(qū)別管理.對普查檔案室進行區(qū)域劃分,除設立存放紙質普查檔案區(qū)域外,還要設立農作物物種標本區(qū)域及普查檔案閱覽室等.

1.3 人員配備

由于普查行動周期較長,普查檔案工作人員不應采用兼職人員或是臨時人員,應選擇政治素質好、責任感強、愛崗敬業(yè)的專職檔案員.普查檔案工作相關部門會指派專職檔案員配合普查人員開展工作,因此需要檔案工作人員深入普查行動中,負責普查中的檔案管理工作,以保證在整個普查行動中順利推進普查檔案工作.

2 針對普查行動需求,建立普查檔案制度

2.1 普查檔案收集整理制度

普查檔案收集整理制度中應明確農作物種質資源的收集方案、收集計劃、收集方式.收集工作要求做到收集成果上報齊全;整理工作要求做到登記信息完整、來源途徑清晰,具體包括歸類登記、途徑登記、信息登記、編目登記以及圖像采集及數(shù)據(jù)整理等工作.

2.2 普查檔案立卷歸檔制度

普查檔案立卷歸檔制度中應詳細規(guī)定歸檔范圍、歸檔時間及歸檔要求等.一般要求在檔案形成的次年第一季度末前歸檔完畢,跨年歸檔文件及會議文件等應歸入上一年檔案.基層普查檔案要同期按時移交到同級檔案行政管理部門.

2.3 普查檔案借閱制度

普查檔案室要建立檔案借閱登記簿,借閱人員需逐一填寫借閱者姓名、借閱時間、借閱目的、借閱內容等.借閱后在普查檔案閱覽室內進行查閱,須借出的普查檔案要嚴格執(zhí)行普查檔案保密制度,要求不得隨意涂抹檔案、不得泄露檔案內容.歸還檔案要有交接簽字,檔案人員要認真核查檔案內容、保證檔案原貌.

2.4 普查檔案保密制度

檔案工作人員要嚴格貫徹執(zhí)行普查檔案保密制度,明確保密職責,維護檔案安全,不得私自或違規(guī)使用、復印、存放、銷毀普查檔案及保密文件等,一經發(fā)現(xiàn),追責到人.要定期清查保密文件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報.

3 注重普查檔案工作人員培訓,培養(yǎng)普查檔案“雙料人才”

普查檔案工作人員既要精通農作物種質資源知識,又要具備檔案知識和管理能力.普查檔案不同于其他文書檔案,其歸檔方式具有自身特點,這就需要檔案管理部門聘請農業(yè)與檔案管理方面的專家對檔案工作人員進行輔導培訓,系統(tǒng)講解新《檔案法》,使檔案工作人員能夠系統(tǒng)地學習專項普查檔案歸檔整理辦法,以及關于農作物種質資源普查檔案相關工作標準、制度規(guī)范、管理規(guī)定等,從而逐步提高檔案工作人員的知識水平和管理能力.

4 大力推進普查電子檔案建設,實現(xiàn)普查檔案信息化

隨著計算機技術的普及和應用,傳統(tǒng)紙質檔案已經不能滿足檔案管理的實際需求,檔案信息化已成為必然趨勢[3].為了進一步推進檔案數(shù)字化建設,真正實現(xiàn)普查檔案信息化和標準化,需利用信息化技術,對規(guī)范化的紙質檔案進行系統(tǒng)化的掃描處理.這就要求普查紙質檔案的案卷目錄、頁碼、標題要規(guī)范,以為普查電子檔案的錄入及后續(xù)校驗工作提供便利,也能為電子檔案關鍵詞查詢、檔案檢索工作奠定良好的基礎.

5 做好經費保障工作,使普查檔案建設工作有序進行

經費投入是做好普查檔案建設工作的有利保證,只有經費充足,普查檔案建設工作才能順利進行.普查檔案工作所需經費應列入普查行動專項預算,專款專用.此外,還要合理使用檔案建設經費,做好普查檔案建設的基礎工作,如配齊檔案廚柜、配備空調、電腦、復印機、掃描儀等,同時要及時報銷普查檔案工作人員外出學習、考察調研等相關費用.

6 結語

本文提出從組織制度、檔案工作人員培訓、普查檔案信息化以及經費保障等方面進行農作物種質資源普查檔案建設,實現(xiàn)了普查檔案質量的提升、檔案工作人員能力的提高、檔案信息化水平的提升以及普查經費的整體規(guī)劃.該研究形成了一定的普查檔案建設方案和制度規(guī)范,豐富了普查檔案建設方面的理論成果,基本解決了普查資料管理不能滿足普查工作需要的實際問題.普查檔案建設研究同樣適用于其他系列的檔案專項工作,具有一定的推廣價值和實用價值.