新形勢下做好檔案管理工作的思考

羅小玉

（煙臺市工人療養院，山東 煙臺 264001）

隨著國民經濟的迅速發展和高科技產業化進程的逐步加快，檔案管理模式及利用方式方法發生了巨大的變革。加強檔案資源建設,實施現代化管理,不斷提高檔案的利用效益，更好地為社會經濟發展服務，是檔案工作者面臨的新課題。

一、做好新形勢下檔案管理工作必須樹立全新的觀念和意識

新形勢下，檔案人員要迅速轉變以往那種按部就班、年復一年、日復一日的工作作風，轉變那種不求有功、但求無過的陳舊思想觀念，轉變“你來查，我來拿”的單一服務模式。檔案工作人員要解放思想，通過轉變舊的工作作風、思想工作觀念和服務方式，不斷提高檔案管理工作的水平。

首先，要樹立全新的服務觀念。檔案只有被開發和利用才能實現其價值。檔案在國民經濟和社會發展中具有重要的地位和作用，已被公認為國家的重要資源和無形資產。怎樣保存和利用好前人留下的歷史遺產，又為子孫后代留下真實的歷史記載，是需要我們認識思考和解決的問題。檔案人員在這座寶庫中探索，他們的工作從本質上是一種開發國家資源的勞動。任何一種檔案文獻只有通過檔案人員辛勤的勞動，才能轉化為巨大的財富。保存和利用好檔案，需要檔案工作人員有全新服務的觀念，要充分利用檔案收藏豐富、全面、準確的優勢，服務改革，服務社會。檔案人員只有變被動為主動，樹立全新的服務觀念，對檔案進行開發和利用，檔案人員的工作成果才能夠得到社會的承認和認可。

其二，要樹立適應社會需求的意識。在新的形勢下，信息量日益膨脹，如果對各種信息都進行收藏，必將會造成人力和財力上的浪費。如何才能解決好這個問題，這就要求檔案工作者有“市場”的概念，必須考慮到社會各種需求，注意提供適銷對路的精神產品，在開發和提供服務上做文章，主動適應市場需求的變化，做到市場需要什么就提供什么服務。只有這樣，才能提高檔案的利益價值，促進檔案事業的發展。

二、做好檔案管理的基礎性工作，加強檔案資源建設

一是要把好檔案收集關。在當今服務型社會的大環境下，檔案館應把國家和社會具有保存價值的檔案資料接收入館，實行集中統一管理。檔案館應向各級基層檔案管理部門做出規定，明確接收檔案的范圍、內容、標準及要求，讓基層檔案管理部門向社會各界廣泛征集內容豐富、有特色、有價值的檔案資料，及時修訂和完善各種檔案，做好歸類、整理、保存工作，從而達到豐富館藏檔案、為檔案使用者提供良好服務的目的。

二是要加強軟硬件建設。加強檔案管理工作的硬件建設，是實現檔案管理現代化最基礎的工作。檔案部門既要考慮到平臺系統建設技術的先進性與成熟性、可靠性與安全性，又要避免盲目地追求高新處理技術。要加快建設檔案基礎平臺，包括檔案網絡建設和管理系統軟件的開發，同時建立起各類規范化、標準化的目錄數據和內容數據庫，提高檔案信息服務水平。同時還要加快建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享。

三、切實加強檔案的現代化管理

1.提高檔案資源信息化水平。一是充分認識檔案資源信息化的重要性。隨著社會信息化的發展,檔案管理信息化建設也正逐漸成為社會發展的需求，只有提高檔案管理的信息化水平，才能適應時代發展的需要,為社會主義經濟建設提供更好的服務。二是加強電子檔案的管理。電子檔案管理主要是研究電子檔案的接收、整理、保管、利用的技術方法，并制定相關的管理方法，使電子檔案管理標準化、規范化、系統化、科學化，從而使信息資源能夠發揮最大的效益。隨著計算機和網絡技術的迅速發展和電子商務的日趨普及，不同載體的檔案信息無論在內容、形式、種類上也不斷增加，如照片等紙質檔案、錄音錄像等影像檔案以及電子往來信息等。為適應新形勢的發展需要，就必須對不同類型載體的檔案進行數字化處理和轉換，加強對電子文件的積累、鑒定、著錄以及歸檔等一系列工作，對有保存價值的電子文件進行整理存檔,并根據其不同特性進行妥善保管，保證其真實性、完整性和有效性，便于隨時查閱和利用。三是充分運用現代手段，加快檔案信息資源共享進程。現階段，要實現檔案管理的信息建設，就要從管理現代化手段上入手，加快轉變傳統的管理模式，充分利用計算機、網絡技術，促進信息資源的合理有序配置，提高檔案信息資源的有效開發利用率，實現檔案信息資源的社會共享。

2.實現檔案信息保護現代化。檔案信息保護現代化主要是指檔案庫房、檔案設施設備等現代化以及檔案載體保管保護水平的現代化。當前，隨著現代信息技術的不斷發展和應用，出現了機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等許多新型載體的檔案。與傳統載體檔案相比，新型載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。因此，必須適應檔案信息保護現代化的要求，既要創新保護和保管檔案載體的方式和方法，還要做到更好地保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

3.實現檔案管理手段現代化。檔案管理手段現代化是檔案管理現代化的具體體現，是檔案管理現代化的基礎之一，主要包括管理理論手段和技術手段。一是理論手段的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，解放思想，轉變觀念，開拓創新，加強理論與實踐的結合，不斷總結經驗教訓，找出一條有特色、行之有效的檔案科學管理理論并加以利用，最終形成檔案管理現代化的理論體系。二是技術手段的應用。要不斷將現代的技術手段、技術設備引入檔案管理中，實現檔案管理的系統化、科學化、專業化和自動化。

4.實現檔案管理標準化。檔案管理必須有一個統一的標準和規范，否則信息時代，信息的共享與網絡溝通會受阻，很難實現各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等。這些都需要制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，保證檔案管理現代化的順利實施。

四、要努力提高檔案人員的綜合素質

做好檔案管理工作，實現檔案管理工作的現代化，離不開檔案管理人員的辛勤和努力。當前，檔案管理工作面臨著新形勢、新挑戰和新任務，對檔案管理人員的素質提出了更高的要求，必須采取有效措施，努力提高檔案人員的綜合素質。

1.要加強對檔案人員的管理和教育，提高檔案人員的思想認識。要通過各種形式對檔案管理人員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關檔案工作法規的宣傳教育，使他們充分認識做好檔案工作的重要意義。同時，要切實加強對檔案工作的領導、檢查和考核，對涉及到保密的檔案管理人員，更要加強教育和管理，不斷增強他們的保密意識和責任感，確保檔案管理安全可靠，無失(泄)密現象發生。

2.要建立健全繼續教育管理制度和激勵機制。要適應檔案工作管理水平不斷改善和提升的需要，教育、引導檔案管理人員不斷地提高自身的綜合素質。通過加強制度建設，不斷完善激勵機制，大力加強檔案專業知識繼續教育，促使檔案管理人員不斷地更新業務知識，提高業務能力和管理水平。要按照不同崗位和層次制定不同的培訓計劃和方案，安排不同的培訓內容，多渠道、多形式地對檔案管理人員進行培訓。要堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的原則，為檔案專業人員提供全面、系統的學習機會，全面提高檔案管理人員的綜合素質。

總之，新形勢下檔案工作在經濟社會中的重要作用日益凸顯，面臨的任務更加繁重，這對檔案管理工作提出了更高的要求。新時期檔案管理工作是一項長期而又艱巨的工作，只有創新思想，改變觀念，增強法制建設，充分利用現代化管理手段，才能做好檔案管理工作，真正實現檔案信息的合理配置和有效開發利用,為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。