辦公室人員提高工作質量的有效途徑

宋曉玲

（中石化管道儲運有限公司 新鄉輸油處，河南 新鄉 453000）

辦公室作為機關內部行政管理部門，以服務領導決策、領導工作和服務機關建設為職責，其人員的素質和工作質量將對整體工作形象產生重大影響。辦公室是一個黨政工作的綜合部門，擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等工作，處于協調部門、連接領導和基層的樞紐地位，是機關的信息中心、服務中心、參謀中心，具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等職能。

機關辦公室作為一個內設的綜合部門，因集事務管理、文書處理、收集情況、綜合材料、起草文件、安排會議等日常工作于一身，往往形成上面“千條線”，下面“一根針”的工作模式，很難在一些具體指標上突破。應使辦公室工作人員的效率更高，與時俱進，實現“三個轉變”，即轉變工作職能、轉變工作方式、轉變工作作風，并實現“兩個提高”，即提高工作質量和效率。對此，筆者根據自己的工作體會，就如何提高辦公室工作效率淺談幾點看法。

一、提高辦公室人員為領導分憂、為單位解憂的能力

辦公室是一個單位的重要辦事部門，是一個涉及單位各項工作、出成果、出人才的崗位。辦公室工作人員要愛崗敬業，任勞任怨，盡心盡力地做好每項工作。要胸懷博大，搞好團結，互相支持和配合，努力創造寬松和諧的工作環境。要樹立勤政廉政形象，做到有權不濫用、有錢不濫花、有成績不驕傲。在勤政方面做到：“腿勤”，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力氣，把工作做實做細；“腦勤”，勤學善思，注重研究，解決工作中的難點問題，為領導多出點子，多獻計獻策；“嘴勤”，多向領導匯報情況，多向有關部門通報，加強溝通，密切協作。

二、突出重點，提高辦公室工作效率

第一，要認真做好調查研究。辦公室要為領導決策提供服務，當好參謀助手，要在充分調查研究的基礎上，制定各項實施方案和意見，為領導決策提供準確、真實的依據。

第二，要抓好制度管理。要合理分工，根據辦公室的工作職責，讓辦公室工作人員各司其職、各盡其責。要建立健全辦公室各項工作制度，做到工作有章可循。工作要有目標和計劃，做到年有工作要點、季有工作安排、月有情況通報。在制定目標時，要將總體目標與突破工作項目結合起來。同時，要建立監督機制，提高辦事效率。對職工關心的熱點、焦點問題，要督辦督查，在規定時間完成。要按照人員責任，將個人德、能、勤、績進行量化考核，最大限度地調動每一位工作人員的積極性和創造性。

第三，服務方式要創新。辦公室要多考慮如何更好地創新管理，既要想領導之所想，又要超前思考，想領導之未想，從淺層次的被動服務向深層次的主動服務轉變，事前、事中、事后都要主動介入，緊扣領導的思路、想法、指示等，加以完善和細化，力爭提供可供選擇的方案讓領導決策。同時，既要考慮一項決策帶來的正面效果，又要考慮可能產生的不利結果，要經常深入基層，調查研究，做到總結成績不夸大、反映失誤不縮小，為領導科學決策提供依據。

第四，在公文辦理上要發揮好主辦作用。辦理公文是辦公室的一項重要職責。要加強對公文運行的規范化管理，嚴格執行公文處理的有關規定，完善公文運轉程序和把關制度，重點把好“四個關口”，推行“兩項制度”。把好“四個關口”：一要把好格式關。認真按照《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文處理格式》等規定，加強審核和校對，保證公文的規范性。二要把好內容關。確保公文的準確性和可行性。三要把好程序關。要實行辦公室歸口把關、逐級審查制度。四要把好時效關。堅持急件急辦、急件急傳，確保按時辦結公文。推行“兩項制度”：一要推行公文辦理點評制度。辦公室每月對各單位報送公文中出現的典型問題進行點評，促進各單位提高公文辦理的質量和水平。二要推行信息排名通報制度，對每月報送簡報信息的情況進行排名并通報，提高各單位報送簡報信息的積極性。

三、協助領導搞好工作，方法上注重統籌性

一是要準確定位，認清輔助性。凡是應當做的工作事項都應當按照領導要求，宜早不宜遲，迅速辦理，不拖拉，不怠慢，真正做到今日事今日畢。要善于綜合把握各個方面的情況，將收集到的信息及時、準確、全面地反饋給領導，為領導高效、正確、果斷決策提供依據。

辦公室工作主要是通過組織各種會議、起草各種文字材料、承辦各種相關事務、掌握各種信息、協調有關工作來實現的，這就要求辦公室人員在各項工作中，要擺正自己的位置，既要站在全局的高度考慮問題、出謀劃策，又要謙虛謹慎，絕不能打著領導的招牌發號施令。在工作中要注意做到“二不”：一是不越位。辦公室工作主要是服務、協調，應主動為領導決策提供信息和建議，決不能自以為是，自作主張地充當決策角色。二是不越權。對于有關方面的請示報告或需要解決的問題，辦公室人員一般應該根據領導的意圖、意見，或研究的決定來答復，要注意克服“慣性”思維方式，不能在沒有領導授權的情況下，憑自己的感覺擅自表態，更不能先斬后奏、只斬不奏。如遇領導不在場的情況下，急需處理問題時，要盡量做到及時報告，或邊處理邊匯報，且事后要說明問題處理的過程和結果。

二是要周密計劃，增強預見性。辦公室工作承上啟下，既有日常性事務工作，又有臨時交辦的事情，有的工作是緩辦的，也有的工作是急辦的。因此，增強工作的預見性，顯得極為重要。尤其要把握“四個面”，即“吃透上面、掌握下面、知道內面、了解外面”。吃透上面，就是要吃透上級領導的指示精神，理解領導的工作意圖、決定和關注的熱點問題；掌握下面，就是要掌握機關、部門當前的主要工作動態和情況；知道里面，就是要知道機關內部的工作程序、相互關系和工作分工等；了解外面，就是要了解每一項工作和任務的主要內容和相關情況，并盡可能地多了解和掌握情況，這樣就有了科學預見的依據，就能及時預測將要開展的工作，也能化被動為主動，增強工作的預見性。

三是要實事求是，講求準確性。講求工作的準確性，是做好一切工作的前提條件。一是做事要穩。辦公室人員在參與政務、事務和搞好服務的過程中，要做到“三思而后行”，切實吃透上級精神，準確傳達領導的指示。對工作中把握不準的問題要及時請示匯報，不能情況不明而瞎理解，更不能違背領導的意圖亂指揮。二是辦文要準。就是經手的文字材料，各個環節都要清楚，尤其是領導的重要指示、批示和決策，一定要理解透徹，準確無誤；需要起草的文字材料，也要確保內容準確完整，校對準確無誤，行文符合要求。無論是匯報工作，傳遞情況，協調處理解決問題，都必須從實際出發，不能主觀臆斷或憑經驗處理問題，防止發生偏差而影響全局工作。

四是要勤于思考，提高時效性。辦公室的工作時效性較強，不論是處理文字，還是辦理上級交辦的事項，都要及時迅速、雷厲風行，不能漫不經心、推諉扯皮、疲塌拖拉。要做到“五勤”：一是腦要勤。就是要勤于思考、樂于思考，善于總結，想領導之所想，謀領導之所謀，經常反思工作中的得失。二是眼要勤。辦公室人員就是要眼里有“活”，不僅要做好本職工作，也要積極協助領導參與機關內部的管理事務，對在管理工作中出現的問題，要看在眼里，記在心里，及時提出改進意見和解決辦法。三是嘴要勤。要勤請示、勤匯報，摸不透、拿不準的事情要多問、多請教；對領導交辦的工作，特別是群眾關注的工作，要事事有回音，件件有著落。四是腿要勤。就是要能吃苦耐勞，多一點深入實際，少一點衙門作風。做到領導走到哪里，就能主動的跟到哪里，領導指到哪里，工作就能干到哪里，決不能存有絲毫的等、靠思想。五是手要勤。就是指動手能力要強，無論是開會、聽報告、研究工作、受領任務，都要做詳盡的書面記錄；起草各種文稿，擬制各類計劃、規定，要堅持高標準、嚴要求，高質量地完成好文字工作任務。