高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新路徑探究

王雅新

（內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)資源與環(huán)境經(jīng)濟(jì)學(xué)院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070）

一、引言

隨著我國(guó)教育現(xiàn)代化和教育事業(yè)的發(fā)展，高校的教學(xué)形式、模式發(fā)生了較大變化，呈現(xiàn)出多樣化的趨勢(shì)。高校擴(kuò)招和課程模式變化使得教學(xué)檔案種類和數(shù)量不斷增加，因此，高校教學(xué)檔案資源越來(lái)越受重視，對(duì)檔案管理工作的要求也就越來(lái)越高。筆者認(rèn)為，檔案資源信息化是檔案管理的有效手段，但是目前，高校檔案的信息化管理水平、管理技術(shù)都比較滯后，制約著高等教育的發(fā)展。

二、高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

高校教學(xué)檔案是指不同載體形式的文件材料總和，它是高校在教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理過(guò)程中直接形成的、具有保存價(jià)值，并按照一定的歸檔要求和制度集中保管起來(lái)，包括文字、圖像、聲像、視頻等。高校教學(xué)檔案作為高校教學(xué)活動(dòng)的原始記錄，反映了高校師生教學(xué)活動(dòng)、科研探索等過(guò)程，同時(shí)，也是衡量高校教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)，對(duì)推動(dòng)我國(guó)高校教學(xué)改革有重要作用，從而提高高校的教學(xué)質(zhì)量。高校教學(xué)檔案具有以下幾種特點(diǎn)：第一，分散性。高校教學(xué)檔案的來(lái)源較分散，除下發(fā)的各種文件外，還包括各院系的內(nèi)部文件以及與教學(xué)有關(guān)來(lái)自師生的文字材料、科研成果、講座、課件、錄像、照片等。多數(shù)資料分散在各院系、管理者及師生手中，教學(xué)檔案往往是分散的，給歸檔工作增加了難度。第二，由于高校教學(xué)檔案涉及社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)與新興學(xué)科等，其內(nèi)容十分廣泛。同時(shí)又涉及招生計(jì)劃、人才培養(yǎng)方案、專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置、教學(xué)安排、師生管理等方面，內(nèi)容廣泛且復(fù)雜，檔案管理人員很難對(duì)其科學(xué)管理。第三，系統(tǒng)性。高校各專業(yè)的各屆學(xué)生都有相對(duì)固定的教學(xué)模式，根據(jù)各層次教育的要求，在培養(yǎng)周期內(nèi)形成系統(tǒng)的教學(xué)文件，包含學(xué)生受教育的整個(gè)過(guò)程。因此，高校教學(xué)檔案具有系統(tǒng)性特點(diǎn)。第四，針對(duì)性。高校教學(xué)文件的針對(duì)性較強(qiáng)，它是根據(jù)學(xué)生的不同特點(diǎn)、不同培養(yǎng)階段而制定的。針對(duì)教學(xué)活動(dòng)中出現(xiàn)的各種各樣的問(wèn)題，制定具體的教學(xué)文件，這些文件以學(xué)年度、自然年度劃分，呈現(xiàn)出了周期性的特點(diǎn)。高校在教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中會(huì)形成自己的特色，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案具有特殊性和針對(duì)性，而針對(duì)性等特點(diǎn)決定高校檔案管理要適應(yīng)本校的發(fā)展，形成獨(dú)特的檔案管理模式。

三、當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

雖然高校教學(xué)檔案管理工作在整個(gè)教學(xué)管理工作中占有較重要地位，但由于教學(xué)檔案尚為適應(yīng)教育事業(yè)的快速發(fā)展，仍停留在較為傳統(tǒng)的階段，沒有形成系統(tǒng)高效的管理體系。當(dāng)前，高校教學(xué)檔案管理主要存在管理人員素質(zhì)較低、歸檔混亂、開放性較差、工作行為不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐?wèn)題，由于高校教學(xué)檔案涉及的內(nèi)容較廣泛，各院系的檔案管理缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致歸檔工作混亂，甚至導(dǎo)致一些教學(xué)檔案缺失。由于大部分檔案管理工作人員專業(yè)性較差，檔案管理技術(shù)較差，對(duì)教學(xué)檔案的管理之道沒有研究興趣，使得管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低。另外，由于高校對(duì)教學(xué)檔案的利用價(jià)值不夠重視，往往在半封閉的環(huán)境下完成檔案的歸類管理工作，缺乏多渠道、多途徑、多層次的服務(wù)功能，沒有充分利用檔案的價(jià)值，缺少開放性。

四、高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）加快高校檔案管理工作的信息化

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)是信息化，高校檔案管理工作的信息化是對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，它以信息技術(shù)、檔案信息建設(shè)、信息人才為主導(dǎo)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過(guò)綜合保障體系與信息系統(tǒng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息查找的快捷化。這種以檔案數(shù)字化處理為中心的管理方式，通過(guò)交換格式化的標(biāo)準(zhǔn)文件來(lái)實(shí)現(xiàn)文件的傳遞，有助于減少紙質(zhì)文件帶來(lái)的弊端，同時(shí)，它為高校提供了更為公開的信息環(huán)境，使得信息流通的速度更快，有利于提高高校檔案管理工作的效率。

（二）加強(qiáng)培養(yǎng)高校教學(xué)檔案管理專業(yè)人才

隨著高校教學(xué)檔案信息化的發(fā)展，對(duì)檔案管理人才的專業(yè)性要求越來(lái)越高，必須加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。作為信息資源的組織者、管理者，教學(xué)檔案管理人員應(yīng)熟練掌握歸檔技術(shù)和信息檢索技術(shù)，了解計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，做好教學(xué)檔案的存儲(chǔ)、編輯、研究工作。另外，高校可以制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，鼓勵(lì)其不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提供多渠道、多層次的咨詢服務(wù)，推動(dòng)教學(xué)檔案資源優(yōu)勢(shì)向信息優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化。

（三）建立健全教學(xué)檔案管理制度

將文件處理與教學(xué)檔案管理相結(jié)合，根據(jù)檔案收集標(biāo)準(zhǔn)和管理制度來(lái)實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”。教學(xué)檔案管理工作要與高校教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)相結(jié)合，建立健全教學(xué)檔案管理制度，做到與學(xué)校下發(fā)文件材料同步、與教學(xué)文件材料同步、與科研成果材料同步、與畢業(yè)論文材料同步等，確保教學(xué)檔案管理的規(guī)范化，形成良好的運(yùn)行機(jī)制。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著高等教育事業(yè)的不斷深入發(fā)展，高校教學(xué)檔案管理水平和利用水平成為衡量教學(xué)質(zhì)量的重要指標(biāo)。如何提高高校教學(xué)檔案管理工作的效率、實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”，還需要檔案工作者做進(jìn)一步研究。

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