水環境監測質檢機構檔案管理淺析

羅春艷，謝衛民

（長江委水文局長江中游水環境監測中心，湖北武漢430010）

水環境監測質檢機構檔案管理淺析

羅春艷，謝衛民

（長江委水文局長江中游水環境監測中心，湖北武漢430010）

筆者結合多年從事水環境監測檔案管理工作的經驗，從管理要求和技術要求的19個要素出發，分析了水環境監測質檢機構在計量認證工作中，做好檔案管理工作的意義以及如何做好檔案管理工作。

檔案；記錄；質檢機構；評審

D OI：10.3969/j.i s s n.1008_1305.2015.06.013

1 概述

根據《中華人民共和國計量法》，為保證檢測數據的準確性和公正性，所有向社會出具公證性檢測報告的質量檢測機構必須獲得“計量認證”資質。計量認證是第三方檢測機構進入市場的準入證，為了提高市場競爭力、拓寬業務領域，質檢機構獲得“計量認證”資質顯得尤其重要。

質檢機構的檔案管理是計量認證關鍵的一環，而且貫穿著計量認證始終。“寫你要做的，做你所寫的”是質檢機構規范管理的依據和要求。計量認證評審組在對質檢機構進行評審時，采取聽、問、查、看、考等多種形式，對質檢機構進行全面考察，其中查、看的重點是實驗室環境以及各種技術檔案和記錄，如儀器設備資料、人員檔案、原始記錄、檢測報告等，從多方面考察質檢機構管理體系運行的持續有效性，以及與評審準則的符合性。如果技術檔案和記錄不能很好的反映工作內容，評審組將會視為此項工作未開展。

2 建立檔案管理制度

建立檔案管理制度是質檢機構計量認證工作的重要內容之一。《實驗室資質認定評審準則》和《水利質量檢測機構計量認證評審準則》（SL 319_ 2013）（以下統稱《評審準則》）中的19個要素分為管理要求和技術要求兩部分。在進行檔案管理時，應先確定框架，按照要素的要求，編制好質量管理體系文件，再結合《評審準則》和體系文件的要求，將檔案資料初步分為管理類檔案和技術類檔案，建好檔案目錄。建好檔案目錄之后，可以將程序文件里對應的章節內容復制或打印出來擺放進去，然后根據要素要求，充實內容。

3 檔案主要內容

3.1 管理要求方面

3.1.1 組織管理類

按照評審準則的要求，此類檔案需要保存的材料大致有（以獨立法人的檢測機構為例）：成立文件、事業法人的證書、組織機構代碼證、保證檢測工作公正性聲明、組織結構框圖、管理結構圖、質量體系運行圖、管理體系要素分配表、授權簽字人一覽表等。除此之外，還需要保存質檢機構的最高管理者、技術管理者、質量主管及各部門主管的任命文件。

3.1.2 管理體系類

此類檔案主要保存編制好的質量體系文件，如《程序文件》、《質量手冊》、《作業指導書》之類，還包括各種表格報告和質量記錄等。

3.1.3 文件控制類

質檢機構要按照質量管理體系文件的有關要求，做好與質量有關的管理型文件和技術型文件的登記，如文件的編制、批準、發放、更改、作廢和回收等有關記錄。檔案管理部門整理并保存相關記錄，建好文件目錄表，做好文件的分發、登記、銷毀、借閱記錄，使質檢機構的文件能得到有效的控制，方便檢索、查閱。

3.1.4 檢測和/或校準分包

如果質檢機構不存在分包，則在管理體系文件中說明即可。存在分包情況時，檔案管理部門應保存計量認證評審通過的分包項目；當質檢機構對分包方進行詳細調查后，保存完整的調查資料、能充分有效證明分包方能力的證據；發生分包后，歸檔整理齊全的分包合同或協議書。

3.1.5 服務和供應品的采購

質檢機構依照本機構體系文件中《服務和供應品采購程序》，進行服務和供應品的采購，完成對供方概況的調查、評價。確定好合格服務和供應商的名單后，檔案管理部門將相關的供方概況調查表、供方綜合評價表、合格服務和供應商名單表整理登記。儀器設備和耗材方面，儀器設備管理員和庫房管理員協同檔案管理部門收集整理申領（購）、耗材驗收單等相關記錄。

3.1.6 合同評審

質檢機構在簽訂合同前，需進行合同評審，以明確客戶的要求，并通過評審，了解本機構在檢測能力、檢測資源、檢測方法、價格、工期等方面是否滿足客戶需求。檔案管理部門保存上述評審記錄，以及簽訂的委托書、標書或者合同。

質檢機構在工作中，主動征求客戶意見，了解客戶以書面或口頭的形式表達的不滿意或抱怨，以及客戶對結果的不同意、異議或爭辯。對客戶的每一次申述或投訴，質檢機構需按照規定予以處理。檔案管理部門保存主動向客戶征求意見的記錄，保存所有申訴和投訴及處理結果的記錄。當存在質檢機構原因造成的申訴或投訴，保存原因分析記錄及采取有效糾正措施對有關工作領域和管理體系進行改正的記錄。

3.1.8 糾正措施、預防措施及改進類

建立《不符合工作的控制程序》和《糾正措施程序》，保存質檢機構依據上述程序對不符合工作的處理記錄；保存對不符合工作可能再度發生的情況下，是否執行了糾正措施程序的記錄。

3.1.9 記錄

記錄包括質檢機構在管理體系文件上規定的所有記錄，凡是需要留有痕跡的所有工作均應在當時予以記錄，分為管理記錄和技術記錄兩大類。記錄的保存不限于一個檔案盒，而是根據內容，分散至對應的要素內。

3.1.10 內部審核

質檢機構編制內部審核管理程序，對管理體系的各個環節組織開展有計劃的、系統的、獨立的檢查活動，內部審核需覆蓋管理體系的所有要素。檔案管理部門需保存與內部審核相關的記錄，如年度質量審核計劃、實施計劃表、內部審核檢查表、不符合項報告、內部審核報告等，確定各職能部門是否按照程序文件的要求，在規定的時間內，行使了自己的職責。

3.1.11 管理評審

上文已經論述了未經許可演繹作品可依法取得完整著作權，但依然有學者從“應然”的角度認為，未經許可演繹作品取得了著作權后會有損原作品著作權人的利益，即便授予了著作權也應當從權能上予以限制。這都是因為其并未認識到，著作權在行使方式上，在性質上與物權法具有區別。因此，此處將首先探討著作權與物權所不同的一個特有性質，然后依據該性質來對著作權的行使方式進行分析，最后對部分學者所表現出的擔憂予以回應。

質檢機構的管理評審每年至少組織一次，每年年初制定管理評審年度計劃。管理評審相應的材料分為“輸入”和“輸出”兩部分，保存的材料有：

管理和監督人員對已進行的管理和檢測/校準業務工作開展情況的報告或問題分析；近期內部審核的報告；糾正和預防措施；由外部機構進行的評審報告；實驗室間比對和能力驗證的結果；工作量和工作類型的變化；申訴、投訴及客戶的反饋意見；改進的建議；質量控制活動的情況和結果；資源、人員的變化及培訓情況等。

管理評審對當年的質量體系運行情況、質量方針、目標的實現情況作出的評價，保存評價記錄，確定、修改由內審提出的改進項目，形成管理評審報告。

3.2 技術要求方面

3.2.1 人員

人員檔案涉及的信息很多，可分為綜合檔案和個人檔案。人員綜合檔案是整個質檢機構的技術檔案，通過翻閱綜合檔案，可以了解質檢機構內各關鍵崗位的人員情況。可以保存的內容大致有工作人員一覽表、關鍵崗位人員任命文（技術負責人、質量負責人、內審員、監督員、檔案管理員、設備管理員、樣品管理員、倉庫管理員等）、崗位職責分工表、人員崗位證書信息統計表、檢測人員崗位匯總表、人員培訓考核計劃、人員培訓考核登記等。在實際操作中，可以將培訓考核相關記錄另建檔，以便于分類查閱。

個人檔案單獨建檔，一人一檔，以技術業績檔案為主，區別于人事檔案。技術人員業績檔案包括人員簡歷、學歷證明、培訓情況、考核情況、上崗證、崗位資質證、獲獎情況、歷年檢測項目內容與經歷、科技成果等。

3.2.2 設施和環境條件

質檢機構在運行過程中，建立安全作業管理程序，并按程序開展工作，確保危及安全的因素和環境得以有效控制。設施和環境條件類檔案應保存當設施和環境條件對結果的質量有影響時，有關監測、控制環境條件的有關記錄，以及廢液、固體廢棄物的安全處置記錄。

3.2.3 檢測和校準方法

質檢機構進行檢測/校準工作時，優先選擇國家標準、行業標準、地方標準作為檢測/校準的依據。在檔案保存方面，質檢機構應完整地收集申報項目所依據的檢測方法標準，保存所用標準、規范的有效版本目錄清單，保存編制的作業指導書，對使用的新方法的確認記錄。保存對儀器設備、環境條件、人員技術等條件的確認驗收證明，以證明質檢機構能夠正確使用該新標準實施檢測/校準工作。保存標準變更手續。

3.2.4 設備和標準物質

質檢機構在設備和標準物質購置、驗收、流轉、期間核查過程中保留所有的文字材料，保存對檢測和/或校準具有重要影響的設備及其軟件的檔案，建立起一套完整的儀器設備履歷檔案，以一臺一檔的方式建立檔案，與儀器和標準物質有關的內容或活動盡可能詳實準確的記錄并保存。對重要的、關鍵的、操作技術復雜的儀器設備，操作者應經過培訓、考核，持證上崗，質檢機構對其進行授權，檢測領域內保存可以反映相應檢測人員名單的記錄。

3.2.5 量值溯源

制定和實施量值溯源程序，規定本質檢機構的量值溯源方法，對于設備校準，繪制并保存能溯源到國家計量基準的量值溯源（由下而上）方框圖、設備檢定/校準的計劃。

質檢機構應盡可能使用有證標準物質，保存標準物質證書，對參考標準和標準物質進行期間核查，保留相關記錄。

3.2.6 抽樣和樣品處置

制定用于檢測和/或校準樣品的一系列程序，如抽取、運輸、處置、保護、存儲、保留等，確保檢測和/或校準樣品的完整性，保存相關的抽樣記錄。保存樣品的接收、檢查、登記記錄。對有特殊要求的客戶，保留合同評審。依照所建立的唯一性樣品標識系統，保持樣品在整個流轉周期內的流轉記錄，做好貯存樣品的環境條件記錄，如通風、防潮、溫度、濕度等。

3.2.7 結果質量控制

建立質量控制程序和質量控制計劃，保存內部質量控制記錄，實驗室間的比對或能力驗證記錄，盲樣檢測、留樣檢測、人員檢測、方法比對等記錄，保存對質量控制數據的分析記錄。

3.2.8 結果報告

保存實驗室按照相關技術規范或者標準要求和規定的程序，及時出具的檢測和/或校準數據和結果，保證數據和結果準確、客觀、真實，在報告中，應使用法定計量單位。并且提供充分的信息量，如標準要求的信息、客戶要求的信息、為說明成果的正確性而提出的信息。

3.3 其他內容

除上述內容外，質檢機構根據需要保存其他記錄資料。

4 建議和體會

影響監測質檢機構檔案工作質量的因素諸多，建立健全檔案管理制度是一方面，按照管理要求充實完善管理內容也是重要的工作，另外人更是重要的因素，人員的素質與水平影響著質檢機構管理水平高低優劣。檔案管理工作人員要從平時做起，養成自覺性。一是要熟，熟悉工作內容、工作流程，熟悉各項規章制度、標準規范。二是要細，細就是細心、細致，對材料和記錄要整理有序，分類存放，方便查找。三是要勤，勤就是勤快，及時、主動收集存檔的資料；按時歸檔、定期整理并經常檢查，做到數字清楚、準確，內容充實，這樣檔案管理工作才能更上臺階。

［1］認證認可監督管理委員會.實驗室資質認定評審準則［S］.

［2］SL 309_2013.水利質量檢測機構計量認證評審準則［S］.

［3］鄧湘漢，郭志杰，高宏，等.水利質檢機構計量認證評審指南（第二版）［M］.中國水利水電出版社，2005.

［4］高宏，陳華康，陶秀珍，等.水利質檢機構計量認證準備指南（第二版）［M］.中國水利水電出版社，2005.

［5］楊青惠，楊鐵文，姬茜.水環境監測實驗室質量體系運行的幾點思考［J］.水利技術監督，2012（06）：10_12.

［6］陳靜.新型建設監理月報編制探討［J］.水利技術監督，2012（03）：22_23.

［7］杜建民.關于對水利科技檔案資料收集工作的認識［J］.水利規劃與設計，2014（08）：50_53.

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羅春艷（1982年—），女，工程師。