人力資源管理財(cái)人事檔案管理工作的新要求分析與研究

李利香

【摘要】本文主要以人力資源管理財(cái)人事檔案管理工作的新要求為重點(diǎn)進(jìn)行分析，結(jié)合我國(guó)當(dāng)下人事檔案管理中存在的問題為主要依據(jù)，從改革創(chuàng)新檔案管理制度和方式、加強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性、提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、深入開發(fā)人事檔案信息資源這四方面進(jìn)行深入探索，其目的在于加強(qiáng)人事檔案管理工作效率，為保證企業(yè)良好發(fā)展提供有力依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理 人事檔案 管理

目前，企業(yè)內(nèi)部管理的核心為人力資源管理。而人力資源管理效率高低同人事檔案管理有直接關(guān)聯(lián)，為了保證人力資源管理水平需做好人事檔案管理工作。人力資源管理與人事檔案管理為一個(gè)互相推動(dòng)的整體，人事檔案管理水平會(huì)隨著企業(yè)人力資源管理效率而變動(dòng)。基于新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，以往的人事檔案管理了已經(jīng)無法滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展，因此現(xiàn)代化企業(yè)人力資源管理財(cái)檔案管理提出了新要求，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行革新成為了迫切需求。

一、人事檔案管理財(cái)人力資源管理的作用

（一）提供真實(shí)且可靠的信息

通過分析人事檔案管理，可以充分了解員工過去，如工作經(jīng)歷與經(jīng)驗(yàn)等，從而對(duì)員工的工作能力做出有效分析，并預(yù)測(cè)其日后的發(fā)展?jié)摿ΑＦ髽I(yè)內(nèi)的人事檔案能夠?yàn)槿肆Y源管理提供有利條件，優(yōu)化人力資源管理工作，促使人力資源管理水平提升到新高度。依據(jù)人事檔案記錄，合理安排員工，使其內(nèi)在潛能得到有效發(fā)揮，以免出現(xiàn)埋沒人才的信息。基于此，能夠看出人事檔案管理財(cái)人力資源管理的重要性。

（二）有助于合理配置人力資源

高效的人事檔案管理可以使企業(yè)內(nèi)部各部門間實(shí)現(xiàn)信息共享，以免出現(xiàn)信息不暢的情況，確保信息的實(shí)效性。促使信息在企業(yè)間、部門間、組織間、員工間能夠有序流動(dòng)，避免人才流失或是人才過剩的現(xiàn)象出現(xiàn)，影響人才發(fā)揮自身潛能，同時(shí)其還有助于企業(yè)內(nèi)部人力資源合理配置。

（三）準(zhǔn)確預(yù)測(cè)人力資源需求

通過分析人事檔案，能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)現(xiàn)中對(duì)人才的需求情況，企業(yè)缺少哪類人才，需要哪些人才，基于此能夠構(gòu)建一個(gè)高效的人力資源規(guī)劃。一個(gè)企業(yè)若想取得良好的發(fā)展，就務(wù)必要科學(xué)分析內(nèi)部人事檔案，獲得最全面、最真實(shí)的信息與數(shù)據(jù)，這樣才會(huì)更加科學(xué)準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)出企業(yè)對(duì)人力資源的需求。

二、如今人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案材料缺少真實(shí)性

諸多人事檔案的資料只有正面內(nèi)容，很少有負(fù)面的內(nèi)容，這對(duì)于企業(yè)了解人事狀況十分不利。諸多材料對(duì)個(gè)人情況記載不全面，未依據(jù)真實(shí)狀況進(jìn)行填寫，而只是根據(jù)個(gè)人需求進(jìn)行填寫。該種情況是目前諸多企業(yè)存在的通病，其對(duì)人力資源管理工作的開展十分不利。

（二）管理機(jī)制不靈活

因?yàn)槭袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與推進(jìn)，企業(yè)的用人制度越來越靈活，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無法再滿足企業(yè)發(fā)展所需。企業(yè)在進(jìn)行招聘過程中會(huì)比較關(guān)注員工的專業(yè)能力，對(duì)于該員工之前在什么地方工作，或是做過什么職位都不注重，大多數(shù)企業(yè)都會(huì)利用協(xié)議或是合同來約束員工，而并非是人事檔案，工作人員只要履行協(xié)議與合同，便能自由活動(dòng)，選擇自己比較喜歡的工作。用人機(jī)制的轉(zhuǎn)變、有關(guān)法律法規(guī)的出臺(tái)以及人才間的激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)，諸多員工為了找到更加感興趣或是待遇更高的工作而選擇跳槽，當(dāng)這些人回到原單位取人事檔案時(shí)，時(shí)常會(huì)遇到之前的單位為了維護(hù)自身單位的經(jīng)濟(jì)效益而不放員工檔案的狀況，這便導(dǎo)致了“人檔脫節(jié)”、“死檔棄檔”等現(xiàn)象出現(xiàn)。除此之外，企業(yè)內(nèi)部的人才流動(dòng)較快，導(dǎo)致以前的人事檔案管理的人力資源管理制度無法將自身服務(wù)性能與作用充分的發(fā)揮出，無法滿足現(xiàn)代化企業(yè)靈活的用人機(jī)制。

（三）人管理方法較滯后

信息技術(shù)飛速發(fā)展為社會(huì)大眾的生活與工作帶來了諸多便利，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在諸多行業(yè)得到了廣泛利用。但目前依舊有些許單位與部門對(duì)檔案管理處于手動(dòng)填寫的狀態(tài)，用檔案袋存儲(chǔ)個(gè)人資料，只是對(duì)其進(jìn)行了簡(jiǎn)單整理，將未將信息技術(shù)的效用充分的發(fā)揮出。這不但同科技發(fā)展相違，還無法享受信息技術(shù)發(fā)展帶來的優(yōu)勢(shì)，并且還為人事管理工作帶來諸多不便。

（四）人事檔案整理不科學(xué)

當(dāng)前，諸多企業(yè)缺少專門整理人事檔案工作人員與組織，些許企業(yè)雖然布設(shè)的有關(guān)部門但絕大多數(shù)都沒有專職人員負(fù)責(zé)管理人事檔案。并未對(duì)人事檔案進(jìn)行仔細(xì)審核與鑒定，導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性無法保證，使人事檔案管理變得雜亂無章。在《檔案整理細(xì)則》中有明確規(guī)定：認(rèn)真鑒別、編排有序、裝訂整齊等。而目前的人事檔案管理工作時(shí)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失或是肆意堆放的情況。

三、提高人事檔案管理工作效率的有效措施

（一）改革創(chuàng)新檔案管理機(jī)制與方法

需對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理人才匱乏、管理設(shè)備滯后、管理資金不足以及存儲(chǔ)場(chǎng)所不佳等方面進(jìn)行改革創(chuàng)新，在管理制度下展開集中管理。并利用新興設(shè)備與技術(shù)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的人事檔案進(jìn)行整理，并合理開發(fā)與英語，使人事檔案可以為人力資源管理工作開展提供有利條件。構(gòu)建一個(gè)新興的信息管理系統(tǒng)，保障人事管理工作效率得以提高。構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫，確保存儲(chǔ)到信息庫中的信息準(zhǔn)確、真實(shí)、有效。信息數(shù)據(jù)庫的建立，能夠快速查詢、分析、檢索員工的個(gè)人信息，自動(dòng)生成各類表格與名冊(cè)，從而增強(qiáng)人事檔案管理工作水平與效率，將人事檔案存在的內(nèi)在效用充分的挖掘出。

（二）增強(qiáng)人事檔案真實(shí)性

檔案管理者需做好人事檔案信息收集工作，務(wù)必要認(rèn)真對(duì)待此項(xiàng)工作，確保所填寫的信息前后一致，切勿出現(xiàn)含糊不清，或是互相矛盾的現(xiàn)象。第二，加大對(duì)檔案相關(guān)法規(guī)宣傳力度，加強(qiáng)社會(huì)公眾對(duì)檔案法規(guī)的了解。人事檔案管理者一定要做到，不管何時(shí)、何地、何人，若想調(diào)動(dòng)或是語言檔案都需要依據(jù)有關(guān)制度與程度來應(yīng)用，另外還需對(duì)相關(guān)機(jī)制與規(guī)定進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)充修正。要把控好檔案的信息來源，杜絕出現(xiàn)問題文件。還需認(rèn)真審核檔案信息內(nèi)容，探究其是否真實(shí)可靠，能夠準(zhǔn)確反映出個(gè)人身份。再就是處于人事變動(dòng)的狀況下，需依據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)其進(jìn)行傳遞，認(rèn)真校核，以免產(chǎn)生不必要的麻煩。

（三）提高檔案管理者綜合素養(yǎng)

檔案管理者為檔案管理工作的中心，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是提升人事檔案管理工作效率的關(guān)鍵。人事檔案管理者不但要具備良好的道德素質(zhì)，還需具備較強(qiáng)的使命感與責(zé)任感，另外還需增強(qiáng)自身專業(yè)技能。提升人事檔案管理者的科技知識(shí)，擁有操控現(xiàn)代化工具的能力，不斷革新管理機(jī)制，樹立高效且優(yōu)質(zhì)的檔案管理理念。還需依據(jù)當(dāng)前的工作環(huán)境與特點(diǎn)，展開有關(guān)專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)。除此之外，加強(qiáng)人事檔案管理者的服務(wù)意識(shí)，自動(dòng)地同企業(yè)其他各部門寫作、溝通，進(jìn)而獲得各類消息，為企業(yè)高層進(jìn)行內(nèi)部決策與人力資源管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（四）深入開發(fā)人事檔案信息

開發(fā)應(yīng)用人事檔案信息，高效應(yīng)用人事檔案信息是人事檔案工作的中心，也是對(duì)人事檔案工作效率的評(píng)價(jià)標(biāo)尺，還是突顯人事檔案價(jià)值的有效環(huán)節(jié)。因?yàn)槿耸聶n案具備一定的保密性。這便致使人事檔案查閱工作處于一個(gè)被動(dòng)狀態(tài)。若想樹立正確的思維理念，需合理財(cái)待其保密性，若是對(duì)于不用保密的檔案需進(jìn)行全面開發(fā)與應(yīng)用。積極利用人事檔案新資源，為企業(yè)人力資源管理需求的預(yù)測(cè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。除此之外，人事檔案管理者需科學(xué)利用信息技術(shù)，將其切實(shí)融入人事檔案管理工作中，通過信息化存儲(chǔ)、查詢等，不但能夠提高人事檔案管理效率，還能減小工作失誤率，以此來保證人事檔案管理效用發(fā)揮出最大。

四、結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前，我國(guó)諸多企業(yè)的人事檔案管理機(jī)制還不夠健全，含有諸多問題，企業(yè)內(nèi)部管理者需做好相關(guān)革新工作，促使人事檔案管理工作的效用在人力資源中充分發(fā)揮出。基于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，需利用現(xiàn)代化管理方法與手段開展人事檔案管理工作，保障其管理效率達(dá)到最佳，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)良好發(fā)展。

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