鐵路企業(yè)設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理存在問(wèn)題與對(duì)策

韓芳雪 上海鐵路局總工程師室

鐵路企業(yè)設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理存在問(wèn)題與對(duì)策

韓芳雪 上海鐵路局總工程師室

鐵路建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件是鐵路企業(yè)歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，是鐵路企業(yè)的寶貴財(cái)富。提高設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理水平是鐵路建設(shè)發(fā)展和企業(yè)現(xiàn)代化管理對(duì)設(shè)計(jì)文件過(guò)程管理提出的要求。結(jié)合實(shí)際，對(duì)目前鐵路企業(yè)設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理工作中存在問(wèn)題及如何改進(jìn)進(jìn)行了論述。

設(shè)計(jì)文件；入庫(kù)管理；問(wèn)題和對(duì)策

鐵路建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件（包括設(shè)計(jì)文件文本和圖紙）包括預(yù)可研、可研、初步設(shè)計(jì)、部分項(xiàng)目的鑒后補(bǔ)充，不少項(xiàng)目在可研、初步設(shè)計(jì)后還有補(bǔ)充和調(diào)整材料，鑒后補(bǔ)充近年逐漸增多，可研和初步設(shè)計(jì)有送審稿、正式稿等版本。建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件是鐵路企業(yè)歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，是鐵路企業(yè)的寶貴財(cái)富。

近十年，我國(guó)鐵路發(fā)展建設(shè)始終保持在一個(gè)較高水平，建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件越來(lái)越多，設(shè)計(jì)文件入庫(kù)應(yīng)接不暇。面對(duì)越來(lái)越多的設(shè)計(jì)文件，提高設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理水平，充分發(fā)揮設(shè)計(jì)文件在鐵路建設(shè)和發(fā)展中的先導(dǎo)作用，是新形勢(shì)下對(duì)設(shè)計(jì)文件過(guò)程管理提出的新要求。本文結(jié)合實(shí)際，對(duì)目前鐵路企業(yè)設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理工作中存在問(wèn)題及如何改進(jìn)進(jìn)行了論述。

1 當(dāng)前入庫(kù)管理的主要建設(shè)項(xiàng)目

高速鐵路項(xiàng)目有京滬高鐵，滬杭高鐵，寧杭高鐵，滬昆杭長(zhǎng)高鐵，杭黃鐵路，合福鐵路，徐連鐵路，連淮鎮(zhèn)鐵路，徐宿淮鹽鐵路，商合杭鐵路，合安九鐵路，鄭合鐵路，沿江鐵路，寧安城際，湖蘇滬城際等項(xiàng)目。

普速鐵路項(xiàng)目有京九鐵路，滬漢蓉鐵路，寧西鐵路，青連鐵路，連鹽鐵路，隴海鐵路，豐沛鐵路，符夾鐵路，青阜鐵路、阜六鐵路，淮南鐵路、宿淮鐵路，新長(zhǎng)鐵路，寧啟鐵路，海洋鐵路，滬通鐵路，浦東鐵路，廬銅鐵路，衢寧鐵路，九景衢鐵路，金溫鐵路，甬臺(tái)溫鐵路，蕭甬鐵路，寧蕪鐵路，蕪銅鐵路，宣杭鐵路，皖贛鐵路，二通道合肥至喬司、阜淮三線的電氣化等項(xiàng)目。

樞紐規(guī)劃由八大樞紐規(guī)劃和地區(qū)規(guī)劃組成。八大樞紐規(guī)劃包括徐州樞紐，合肥樞紐，阜陽(yáng)樞紐，蕪湖樞紐，南京樞紐，上海樞紐，杭州樞紐，寧波樞紐，及樞紐內(nèi)支線、聯(lián)絡(luò)線項(xiàng)目。地區(qū)規(guī)劃為連云港、新沂、淮安、鹽城、海安、南通、揚(yáng)州鎮(zhèn)江、無(wú)錫、淮北青龍山、蚌埠、淮南、六安、銅陵、安慶、宣城、嘉興、湖州、臺(tái)州、麗水永康、衢州。

2 設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理存在的問(wèn)題

2.1 管理觀念落后意識(shí)淡薄

對(duì)設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。普遍認(rèn)為設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理結(jié)果好壞、水平高低與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、效率效益無(wú)直接關(guān)系，與企業(yè)的改革發(fā)展、做大做強(qiáng)無(wú)太大關(guān)聯(lián)。落后的觀念，淡薄的意識(shí)，加上軟件和硬件設(shè)施配備欠缺，使設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理始終徘徊在傳統(tǒng)低效層面，難以滿足企業(yè)市場(chǎng)化和可持續(xù)發(fā)展需求。

2.2 管理制度欠缺

設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理管什么、怎么管，應(yīng)有書面規(guī)定，以制度形式予有明確。實(shí)際操作過(guò)程中更依賴傳統(tǒng)做法和經(jīng)驗(yàn)，以不成文的規(guī)矩或習(xí)慣為主，管理缺乏硬性規(guī)定，儲(chǔ)如入庫(kù)時(shí)間點(diǎn)、入庫(kù)條件、入庫(kù)保管、查詢、借閱、處理等均無(wú)管理制度約束，設(shè)計(jì)文件管理缺乏制度保障。

2.3 管理技術(shù)手段落后，未與現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)接

設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的無(wú)縫對(duì)接，需要足夠的技術(shù)支持。雖然鐵路企業(yè)已建立了辦公信息系統(tǒng)，但設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理仍停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工方式。技術(shù)管理手段的落后，制約了設(shè)計(jì)文件的優(yōu)勢(shì)和發(fā)揮，難以主動(dòng)滿足企業(yè)運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的需求。

2.4 條件和設(shè)施簡(jiǎn)陋

做好設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理必須具備一定的物質(zhì)條件。目前的條件簡(jiǎn)陋，設(shè)施簡(jiǎn)單，物質(zhì)基礎(chǔ)條件不盡人意，三大問(wèn)題直接影響管理。①設(shè)計(jì)文件存放庫(kù)房為普通辦公用房，層高較低，空氣流通不夠暢通，房屋保溫、抗熱、防潮防水性能較差，周圍環(huán)境清潔度也不高。②庫(kù)房太小，鐵皮柜子只講安放不講合理，兩排柜子通道間距為65 cm，柜門為40 cm，打開柜門后僅剩25 cm，難以正常形態(tài)通過(guò)。當(dāng)存取出文件時(shí)，要站在柜門的左側(cè)才能打開右側(cè)柜門，然后至已開門的右側(cè)再開左側(cè)門，空間太小，影響操作。③有安全隱患。與文書文件相比，設(shè)計(jì)文件又厚又重，設(shè)計(jì)圖紙又多，而柜內(nèi)要盡可能多地存放文件，當(dāng)存取設(shè)計(jì)文件時(shí)常造成手腕受傷，手臂皮膚劃傷，頻繁站起蹲下的存取引起頭的暈?zāi)垦；蛟斐煽呐?。加上防光、防潮、防霉、防蟲、防塵、防水、防火和防盜等既有設(shè)施簡(jiǎn)陋，防范

3 加強(qiáng)設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理的對(duì)策建議

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，正視現(xiàn)實(shí)，夯實(shí)設(shè)計(jì)文件入庫(kù)前的基礎(chǔ)工作

思想對(duì)行動(dòng)有重大的影響，為了做好設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理工作，設(shè)計(jì)文件管理應(yīng)摒棄落后的思想觀念，做到與時(shí)俱進(jìn)，并努力探索提高設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理水平的有效方法，即現(xiàn)代化的管理方法。而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理需要一個(gè)過(guò)程，我們應(yīng)該擺正傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理者的關(guān)系，在進(jìn)行傳統(tǒng)管理的同時(shí)，積極引進(jìn)現(xiàn)代化管理方法和手段，使用先進(jìn)的管理技術(shù)，推進(jìn)鐵路企業(yè)的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。作為設(shè)計(jì)文件管理者在轉(zhuǎn)變觀念的同時(shí)應(yīng)踏踏實(shí)實(shí)做好收集工作，夯實(shí)設(shè)計(jì)文件入庫(kù)前的基礎(chǔ)。設(shè)計(jì)文件的收集不僅是設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理工作的前提和基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)文件收集齊全更是設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理工作的關(guān)鍵，因此必須盡可能早地開展收集工作，盡可能地做到收集齊全，對(duì)收集到設(shè)計(jì)文件要及時(shí)整理和保存，防范丟失，使設(shè)計(jì)文件得到更廣泛、更長(zhǎng)期的利用，為鐵路企業(yè)提效增能服務(wù)。

3.2 建立健全制度規(guī)范管理

我們管理的設(shè)計(jì)文件，一方面在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中使用，為建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)可、可研、初步設(shè)計(jì)審查提供使用，另一方面更多地是工程項(xiàng)目竣工運(yùn)營(yíng)開通后長(zhǎng)期、頻繁、反復(fù)地提供使用，因設(shè)計(jì)單位只提供給路局1套紙質(zhì)設(shè)計(jì)文件，管理者責(zé)任重大。為妥善管理好設(shè)計(jì)文件，建議對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行制度化、規(guī)范化、程序化的管理，對(duì)入庫(kù)的設(shè)計(jì)文件在保存、查詢、借閱、評(píng)估、鑒定、處理、銷毀等管理環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的管理制度和辦法，通過(guò)建立健全管理制度來(lái)加強(qiáng)和規(guī)范管理。路局層面可制定設(shè)計(jì)文件入庫(kù)保存管理辦法，查閱借閱設(shè)計(jì)文件管理辦法，評(píng)估鑒定設(shè)計(jì)文件管理辦法，處理銷毀設(shè)計(jì)文件管理辦法，機(jī)關(guān)相關(guān)專業(yè)部門也應(yīng)制定相應(yīng)的借閱、歸還等管理辦法，并藉此解決過(guò)去長(zhǎng)久存在的著急借不著急還、催促后拖拉歸還、甚至不慎丟失無(wú)法歸還的問(wèn)題，避免已入庫(kù)設(shè)計(jì)文件的缺損，保障設(shè)計(jì)文件的成套完整和無(wú)限制次數(shù)使用。建立健全制度，在制度的約束和保障下，堅(jiān)信鐵路企業(yè)的設(shè)計(jì)文件入庫(kù)管理必將更加規(guī)范、合理、有序和高效。

3.3 設(shè)計(jì)文件入庫(kù)的信息化管理

經(jīng)濟(jì)和科技的高速發(fā)展推動(dòng)了現(xiàn)代信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都產(chǎn)生了深刻的影響，鐵路企業(yè)也不例外?？梢灶A(yù)見的是，現(xiàn)代信息技術(shù)必將為鐵路管理工作注入更多高科技的元素。

3.3.1 工作平臺(tái)的信息化

目前設(shè)計(jì)文件管理以手工為主，信息化程度低。建議建立數(shù)字化的設(shè)計(jì)文件管理信息系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)手工管理的模式，從經(jīng)驗(yàn)管理向數(shù)據(jù)管理發(fā)展，為鐵路企業(yè)搭建更廣闊的現(xiàn)代化企業(yè)信息工作管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件管理質(zhì)的飛躍。

3.3.2 設(shè)計(jì)文件的庫(kù)管理信息化

建議實(shí)施信息化管理，編制一個(gè)設(shè)計(jì)文件軟件管理系統(tǒng)并進(jìn)行管理。這個(gè)管理系統(tǒng)包括①庫(kù)內(nèi)所有項(xiàng)目。②每個(gè)項(xiàng)目的基本信息（含項(xiàng)目名稱、設(shè)計(jì)階段、文本版式、編制單位、完成日期、冊(cè)數(shù)、專業(yè)冊(cè)名稱、專業(yè)冊(cè)所附圖紙名稱、圖紙編號(hào)、數(shù)量）。③項(xiàng)目的庫(kù)狀態(tài)（庫(kù)存現(xiàn)狀、借閱動(dòng)態(tài)、裝具位置）。一旦新項(xiàng)目的紙質(zhì)文件入庫(kù)，相關(guān)信息同時(shí)錄入信息管理系統(tǒng)，二者聯(lián)動(dòng)操作，隨時(shí)變動(dòng)隨時(shí)調(diào)整，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。管理系統(tǒng)面向路局機(jī)關(guān)專業(yè)部門，通過(guò)我們的授權(quán)，專業(yè)部門輸入用戶名、密碼登錄設(shè)計(jì)文件軟件管理信息系統(tǒng)，通過(guò)瀏覽系統(tǒng)可全面了解入庫(kù)設(shè)計(jì)文件的詳細(xì)信息，快速地查找目標(biāo)文件，準(zhǔn)確掌握設(shè)計(jì)文件使用現(xiàn)狀，享受精準(zhǔn)的服務(wù)，舉2個(gè)例子簡(jiǎn)述。例1待審查項(xiàng)目，設(shè)計(jì)文件發(fā)放為業(yè)務(wù)處室對(duì)應(yīng)的專業(yè)冊(cè)，按慣例運(yùn)輸處為運(yùn)輸組織、站場(chǎng)冊(cè)，電務(wù)處為通信、信號(hào)冊(cè)，信息化處為信息篇，若運(yùn)輸處想看信號(hào)、信息冊(cè)，通過(guò)登錄設(shè)計(jì)文件軟件管理系統(tǒng)，查詢?cè)O(shè)計(jì)文件的借閱動(dòng)態(tài)，立即查到信號(hào)冊(cè)在電務(wù)處、信息冊(cè)在信息化處。例2庫(kù)存項(xiàng)目，如某部門想借商合杭鐵路初步設(shè)計(jì)總說(shuō)明書，查詢?cè)O(shè)計(jì)文件軟件管理系統(tǒng)，借閱動(dòng)態(tài)記錄該總說(shuō)明書已于某年某月某日借出，借閱單位是某某處，狀態(tài)為庫(kù)外借出。設(shè)計(jì)文件信息化管理從根本上改變了傳統(tǒng)手工方式的低效、繁瑣和不便，提高管理效能，同時(shí)也為查詢使用提供極大的快捷和便利。

3.3.3 信息資源的共享

實(shí)施信息資源的共享。建議將設(shè)計(jì)文件軟件管理系統(tǒng)接入路局辦公網(wǎng)，通過(guò)路局辦公網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，使用者可以不受時(shí)間、空間、次數(shù)限制，迅速、準(zhǔn)確、便捷地從網(wǎng)上獲取建設(shè)項(xiàng)目資料，共享設(shè)計(jì)文件信息資源。信息資源共享不僅是對(duì)入庫(kù)設(shè)計(jì)文件的高效管理和利用，避免信息的浪費(fèi)，而且與鐵路辦公管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，從而進(jìn)一步推動(dòng)鐵路企業(yè)信息化管理的長(zhǎng)足發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)管理，提高效能

3.4.1 開展設(shè)計(jì)文件的分級(jí)和清理

為提升管理效能，建議建立分級(jí)管理模式，對(duì)現(xiàn)有設(shè)計(jì)文件進(jìn)行界定和劃分，按等級(jí)進(jìn)行管理，基本設(shè)想按建設(shè)工程項(xiàng)目時(shí)間劃分為4個(gè)等級(jí)，Ⅰ級(jí)管理為已開展前期工作及在建工程項(xiàng)目，Ⅱ級(jí)管理為竣工并開通運(yùn)營(yíng)0-5年期限的項(xiàng)目，Ⅲ級(jí)管理為竣工并開通運(yùn)營(yíng)6-10年期限的項(xiàng)目，Ⅳ級(jí)管理為竣工并開通運(yùn)營(yíng)10年以上的項(xiàng)目。在界定和劃分結(jié)束后立即對(duì)設(shè)計(jì)文件存放重新排布，調(diào)整原有格局，提升設(shè)計(jì)文件的管理效能。同時(shí)對(duì)庫(kù)內(nèi)設(shè)計(jì)文件開展清理。納入Ⅰ級(jí)管理范圍的項(xiàng)目，需保存預(yù)可研、可研、初步設(shè)計(jì)所有階段的設(shè)計(jì)文件（含文本和圖紙），同時(shí)在接收紙質(zhì)設(shè)計(jì)文件時(shí)還應(yīng)同步接收電子版本，確保庫(kù)內(nèi)有兩種形式的設(shè)計(jì)文件。對(duì)Ⅱ級(jí)、Ⅲ級(jí)管理范圍的建設(shè)項(xiàng)目，重點(diǎn)查清是否有對(duì)應(yīng)的電子版本，列出沒(méi)有電子版本的項(xiàng)目清單，通過(guò)適當(dāng)渠道要求設(shè)計(jì)單位補(bǔ)送電子版本，逐步將所有項(xiàng)目缺失的電子版本補(bǔ)齊，形成設(shè)計(jì)文件有紙質(zhì)就有電子版本的良好狀態(tài)，最終達(dá)到Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ級(jí)管理范圍的所有項(xiàng)目其設(shè)計(jì)文件紙質(zhì)和電子兩種形式的版本全部對(duì)應(yīng)和齊全。Ⅳ級(jí)范圍的設(shè)計(jì)文件只保存可研的文本部分、初步設(shè)計(jì)的文本和圖紙，對(duì)預(yù)可研文本和圖紙、可研的圖紙不再進(jìn)行保存，同時(shí)對(duì)納入Ⅳ級(jí)管理范圍的項(xiàng)目盡可能的補(bǔ)充配齊電子版本，無(wú)圖紙僅有文字說(shuō)明的電子版也可以。通過(guò)細(xì)分和清理，更便于管理和查詢利用，達(dá)到提效挖潛增能的目的。

3.4.2 充分利用既有設(shè)施強(qiáng)化管理

在防潮、防霉、防塵、防蟲、防水、防火、防光、防盜等八防工作的硬件設(shè)施不足情況下，用強(qiáng)化管理來(lái)提升管理效能。其一：定時(shí)通風(fēng)，每天早晨打開庫(kù)房窗戶，在移窗兩邊留有縫隙，讓封閉一夜的房間通風(fēng)透氣，保持庫(kù)房空氣流通，下班前關(guān)閉窗戶，當(dāng)遇下雨天、春夏黃梅季節(jié)、和夏季高溫日，需同時(shí)開啟空調(diào)去除濕氣、熱氣，及時(shí)防潮、防霉。其二：工作時(shí)間要勤于打掃保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，庫(kù)房四周放置防鼠板并及時(shí)更換，窗外噴灑殺蟲藥水，不允許庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙杜絕明火，并注意觀察房屋有無(wú)滲漏，做好防塵、防蟲、防水、防火工作。其三：當(dāng)庫(kù)房無(wú)人時(shí)要及時(shí)閉燈，避免燈光長(zhǎng)期照射引發(fā)紙張老化、字跡褪色模糊狀況發(fā)生，下班時(shí)勤于檢查并關(guān)閉好門窗，切實(shí)做好防光、防盜。

3.4.3 調(diào)整庫(kù)房，完善硬件條件。

鑒于目前庫(kù)房面積小、防范設(shè)施不到位、周邊環(huán)境不理想、整體硬件條件差的境況，建議擴(kuò)大既有庫(kù)房以增加存放面積，或另?yè)竦攸c(diǎn)新建標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)房，配套相應(yīng)的防范設(shè)施。建議結(jié)合新建路局檔案館規(guī)劃一并考慮，解決設(shè)計(jì)文件庫(kù)房問(wèn)題，完善硬件設(shè)施，高效能地管理設(shè)計(jì)文件。

責(zé)任編輯：萬(wàn)寶安

來(lái)稿日期：2015-12-01