清華大學科技查新系統的開發與實踐

李鳳俠　戰玉華　趙軍平　孟穎　周媛莎

摘要 為更好地開展科技查新服務，提高科技查新的規范化、信息化、網絡化管理水平，清華大學圖書館自主開發了科技查新系統。該系統基于B/S結構進行靈活的人性化設計，囊括科技查新工作的所有業務流程和管理流程，并通過嚴格的權限管理加以保障。系統分為用戶模塊和工作模塊，其中工作模塊包括五個子模塊：查新管理、系統管理、查新統計、查新助手、我的信息，具有自動生成報告號、自動生成查新報告、自動計費等全新功能。

關鍵詞 科技查新 管理系統 規范化 信息化

1 科技查新系統開發的必要性

“科技查新”是指查新機構根據查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學技術內容，按照《科技查新規范》操作，并做出結論。

“科技查新”出現20多年來，許多高校圖書館、情報所陸續取得查新資質，面向本單位或社會開展科技查新服務。其中，教育部已分6批共批準在84所高等學校設立教育部部級科技查新工作站，以充分發揮高校圖書情報職能和科技信息咨詢服務優勢，為科學研究提供優質的情報服務。

隨著科技查新工作的深入，一些查新機構相繼開發了自己的科技查新系統。如中國科學院的科技查新檢索服務平臺、揚州大學圖書館的“科技查新Web服務系統”、浙江大學圖書館的科技查新工作平臺、蘇州大學的科技查新管理系統等，這些系統多側重于網上接受查新課題申請、課題信息統計等功能。

清華大學圖書館原來也有一個查新系統，但功能比較簡單，大量工作還需要手工操作，不能滿足當前科技查新的需要。為提高科技查新工作的效率，提高查新的管理水平，亟需開發新的科技查新管理系統。

1.1 科技查新業務需求

科技查新服務廣泛應用于科技立項、科研成果鑒定、科技獎勵申報等過程中，查新需求量逐年增加，而且經常時間較為緊迫，為此，需要用新的技術和手段提高查新工作效率。

1.2 管理模式落后

原有的科技查新管理系統功能較少且簡單，計算機化程度低。其功能主要有：用戶通過網絡填寫查新合同；查新員網上取查新報告號，查新報告完成后，逐一填寫查新項目登記表導入系統；系統可對查新工作進行簡單的統計和檢索。落后的管理手段和模式嚴重影響了科技查新業務的拓展。

1.3 缺乏有效的輔助手段

清華大學科技查新工作站嚴格遵照科技部頒發的《科技查新規范》和教育部發布的《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規范》進行科技查新工作，不但對查新報告質量有很高的要求，對查新報告及文獻附件的格式要求也非常嚴格。但由于不同數據庫的文獻輸出格式不統一，查新人員需要花費大量時間和精力對文獻進行整理和去重。

基于以上因素，亟需開發新的科技查新系統，滿足如下需求：

①用戶，可很方便地提交查新申請及合同。

②查新人員，可借助計算機技術減輕工作量，尤其是一些低科技含量的繁瑣工作，提高查新效率。

③管理者，可改革工作流程，全方位提高科技查新工作的管理水平。

2 設計思路

計算機網絡技術的迅速發展使新系統的開發成為可能。本查新系統為基于網絡（B/S）的業務開展和管理平臺，采用微軟公司ASP.NET動態服務器頁面技術，結合SQL Server2005關系型數據庫，在Windows 2003 Server操作系統平臺上運行。其中：

①Web服務器為IIS，采用Microsoft VisualStudio.NET開發。采用動態服務器頁面技術ASP.NET建立在公共語言運行庫上的編程框架。

②系統后臺采用c#語言，前臺采用Jquery、Ajax技術編寫在服務器上能生成強大功能的應用程序。

③ADO.NET提供平臺互用性和可伸縮的數據訪問，用戶通過瀏覽器瀏覽動態網頁。由于傳送的數據均為XML格式，因此任何能夠讀取XML格式的應用程序都可以進行數據處理。事實上，接受數據的組件不一定是ADO.NET，可以是基于Mi-crosoft Visual Studio的解決方案或運行在其他平臺上的任何應用程序。系統通過ADO.NET從數據庫中獲取相關信息，自動填充到查新報告Word模板中，自動生成查新報告。

本系統于2011開始由圖書館科技查新館員設計，經過近一年的開發、測試、修改及試運行，于2012年4月正式投入使用。使用一年多來，實現了規范化、信息化、高效化的科技查新處理和管理，取得了很好的效果，并在不久前召開的“2013中國高校圖書館發展論壇”上榮獲優秀案例獎。3功能模塊

本系統采用B/S結構，不需要安裝客戶端，通過Web瀏覽器（IE、Firefox等）即可方便使用。有兩個主要的功能模塊，分別為用戶模塊和工作模塊。

其中：

用戶模塊：用戶可直接在線提交查新申請和正式合同、跟蹤查新處理進程，無需注冊。

工作模塊：查新人員的綜合業務管理平臺，包括五個子模塊：查新管理、系統管理、查新統計、查新助手和我的信息。

3.1 用戶模塊

用戶通過清華大學圖書館主頁中的鏈接進入查新系統的用戶界面（圖1）后，可以在線提交查新申請、查看常見問題FAQ、跟蹤查新處理進程，不需要注冊。

在查新申請表中，用戶需要：

①填寫：項目的中英文名稱，委托單位，委托人名字及其電話、Email，聯系人名字及其電話、Email等；

②選擇：委托單位來源（校內、校外）、查新目的（科技立項、科技成果鑒定、科技成果獎勵、博士論文開題、參賽、其他等）、查新范圍（國內外、國內、國外）、希望取報告時間（系統默認為正常日期）。

用戶提交查新申請表后，查新申請自動轉入后臺管理界面的查新管理子模塊中的“新查新申請”，如果還未批準通過，則狀態顯示為“未批準”，并飄紅，提醒管理員進行處理。如果已經審核通過，則系統會自動發一封電子郵件到聯系人郵箱，用戶點擊郵件里的鏈接就可以填寫正式的查新合同。endprint

利用該模塊，大大簡化了用戶的工作流程，工作人員可以及時查看、處理用戶的查新申請。

3.2 工作模塊

工作模塊（即后臺管理模塊）是查新工作人員的綜合業務服務管理平臺（圖2），包括五個子模塊：查新管理、系統管理、查新統計、查新助手、我的信息。對于這五個子模塊，管理員、審核員、查新員這三種角色分別有不同的操作權限，如只有管理員才能對“系統管理”子模塊進行操作，審核員和查新員頁面則沒有該模塊的顯示。

3.2.1 查新管理模塊

查新管理模塊是查新系統的核心模塊，包括新查新申請、已受理查新、處理中查新、待審核查新、已完成查新、拒絕的查新、撤題的查新等。通過查新管理模塊可以實現：

①系統自動生成查新報告號，而且保證報告號的連續性。如果由于撤題等原因造成報告號空缺，系統會自動用新的查新課題補充。

②查新負責人可以受理查新申請，進行查新任務的分配或撤題。

③查新人員可以主動認領查新任務、下載查新合同、處理查新，包括自動生成查新報告、報告送審、電子簽名、報告歸檔等。

④系統自動計費、查新員進行費用確認。

其中，“處理中查新”是查新員對查新任務的處理模塊。點擊“處理中查新”，查新員可以看到本人還未完成的查新申請的列表，包括報告號、項目名稱等。對于每一個查新申請：

①點擊“項目名稱”，可以查看并下載具體的查新委托合同；

②在“報告處理”欄中，查新員如果點擊“拒絕分題”，該申請自動回到“已受理申請”，等待管理員重新分配或者由其他查新員認領；如果查新用戶要求“撤題”，則可以點擊“撤題”刪除該查新課題；

③查新員接受該課題后，點擊“處理查新”進行后續處理操作。

“處理查新”流程（圖3）包括：

①查新報告的撰寫、修改和上傳。系統自動依據查新合同及其后續操作流程、查新規范要求的模板生成報告框架，查新員可以下載、修改報告，然后點擊“報告處理”將報告上傳到系統中。

②查新報告的送審。點擊“送審”，選擇審核員，請審核員審核查新報告。

③查新費用的核對。系統可根據查新收費標準自動計算查新費用，既節約了時間，又不容易出錯。

④查新報告、附件等信息的存檔。在查新報告審核通過、報告及附件上傳、用戶已經繳納費用后，點擊“存檔”，則該查新課題處理完畢，所有信息存檔，供以后查詢、統計。

3.2.2 系統管理模塊

系統管理模塊是查新系統的支撐模塊，功能非常靈活。只有系統管理人員（超級用戶）可以對系統的各種參數進行設置，包括機構信息維護、FAQ問題維護、郵件模板維護、查新目的維護、檢索庫名維護、價格參數維護和工作人員管理等。

當前，根據查新流程，系統可以自動生成并發送的郵件有9種，大大提高了工作的自動化水平，有利保障了查新任務及時進入下一環節，及時提醒用戶。

用戶提交查新合同時，查新目的填寫經常不規范。為了規范管理，便于統計，系統允許管理人員新增、修改、刪除、啟用、禁用“查新目的”選項，如科研立項、博士點基金、新教師基金、科研成果鑒定、科研成果獎勵等，用戶通過勾選就可完成查新目的填寫。

檢索庫名維護主要是根據《科技查新規范》要求新增、修改、刪除需要進行檢索的中文文獻數據庫，為自動生成查新報告提供后臺數據。

工作人員管理由管理員完成，不但可以增加、修改查新工作人員，更重要的是賦予工作人員不同的系統使用權限，及時啟用或禁用查新人員使用系統的權利，大大提升系統的使用安全。

3.2.3 查新統計模塊

統計模塊是系統中非常重要、不可或缺的模塊，也是管理系統功能完備的重要標識。利用本查新系統，可對某段時間內的查新工作分別按照查新員、委托單位、查新目的、查新范圍、查新狀態、查新點、查新費用進行統計，全面掌握查新課題的分布概況。此外，還可以統計未受理的查新申請量，用以考察機構整體查新能力和實際需求之間的差距，統計結果可以輸出Excel文檔。

3.2.4 查新助手模塊

顧名思義，查新助手是查新人員的幫手。系統提供“檢索數據去重”、“近義檢索詞庫”、“國外庫列表”等查新助手，幫助查新人員提高查新效率。

（1）檢索數據去重

通常，中文查新數據庫至少有十幾個，包括中國知網和萬方數據的期刊論文、學位論文、會議論文、科技成果等數據庫，以及中國科技期刊數據庫、國家知識產權局專利數據庫等。不同數據庫的文獻輸出字段名稱和格式各不相同，“檢索數據去重”功能將不同數據庫的文獻按類型集中、剔除相同文獻、計算文獻總數并統一編號，可分別按照附件中要求的詳細記錄格式、查新報告中要求的《文后參考文獻著錄規則》（GB/T 7714 2005）格式導出，大大節約了查新人員整理附件和撰寫查新報告的時間。

“檢索數據去重”（圖4）的原理：（1）將不同數據庫的字段名稱進行標準化處理；（2）將某個或某些字段設為“去重字段”，根據“去重字段”對文獻進行重復性檢測，找到重復文獻并予以剔除；（3）每種文獻類型的字段名稱、去重字段等可以根據需要設置和維護更新。以期刊文獻為例，不同數據庫中的“篇名”字段分別有“篇名”、“【題名】”、“題名”、“Title-題名”、“Title"等多種形式，通過“檢索詞維護”功能將其標準化為“篇名”字段，并作為“去重字段”，這樣篇名相同的兩篇論文可以去重、作為一篇文獻導出。通過對不同文獻類型及其相應字段的設置和維護，實現了檢索結果的統一格式導出，且沒有重復。

（2）近義檢索詞庫

“近義檢索詞庫”是可以自行維護的功能之一，將常見的、不容易表達全面的某一主題概念的同義詞、近義詞及不同書寫形式歸納總結，建立一條記錄并命名。利用該功能，可方便、有效地提醒查新人員選擇檢索用詞，避免因用詞不全造成漏檢，是查新人員的得力幫手。此外，近義檢索詞庫還嵌入了中國知網的“翻譯助手”，實現查新系統內外數據庫檢索詞的聯合檢索。endprint

（3）國外庫列表

“國外庫列表”具有整理國外數據庫輸出格式的功能，導入Dialog聯機時的外文數據庫記錄后，系統可以按照查新報告要求的格式自動輸出數據庫列表，代替了原來的逐項錄入。

3.2.5 我的信息模塊

個人信息的維護模塊，包括基本信息和密碼維護。使用權限只能由管理員修改。

4 系統優點

4.1 嚴格的權限管理

為了保障安全運行，系統實行嚴格的權限劃分和管理，使查新人員各司其職，達到系統化和規范化管理的目標。根據查新人員的業務劃分，有管理員、查新員、審核員三種權限。

4.1.1 管理員權限

管理員擁有使用系統的最高權限，包括：

①查新人員的增加、修改。

②查新人員的啟用、禁用。所有查新人員的信息均不刪除，但如果某查新人員不再需要或不允許使用該系統，可以采用禁用功能，禁止其使用系統的權利。

③管理模塊的操作和維護。

4.1.2 查新員權限

查新員權限包括：

①查看所有新查新申請、已受理查新，以了解新查新申請以及已受理但還未分配或認領的查新申請。

②查看、處理自己名下的處理中查新和已完成查新。

③統計自己的查新量。

④使用查新助手。

⑤查看、維護自己的信息。

4.1.3 審核員權限

審核員權限：除了可以使用查新助手和查看、維護自己的信息外，只有處理待審核查新的權限。

4.2 規范的流程管理

根據科技查新業務的實際需求，清華大學科技查新工作有一套嚴格的流程（圖5）。查新系統嚴格按照此流程開發設計和實現，旨在提高工作效率和管理水平。工作流程體現委托人和查新機構之間的密切聯系，也充分體現科技查新的質量保障。

4.3 快捷生成查新報告

依據教育部發布的《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規范》，查新報告的撰寫必須符合規范要求。

利用本查新管理系統，可以自動生成符合規范的查新報告的全部框架內容，有效地減少了部分工作量。其中：

①報告封面的全部內容以及正文中的查新項目名稱、查新目的、科學技術要點、查新點與查新要求，系統可以依據查新合同自動生成；

②查新機構、查新員及審核員聲明、附件清單、備注等，系統自動生成，多數內容固定不變，僅有個別需要查新員修改；

③文獻檢索范圍及檢索策略、檢索結果、查新結論這3項，除部分共性內容自動生成外，其余部分則需要由查新員依據檢索過程和文獻分析結果撰寫，這是查新報告的核心內容。

目前，系統包含的查新范圍分別為國內、國外或國內外，查新點為單個或多個的6種查新報告模板，系統依據查新合同中的要求自動生成相應的查新報告（圖6）。

4.4 靈活的系統設計

從科技查新業務的長遠發展考慮，為保證及時適應科技查新業務的變化，科技查新系統的設計非常靈活。主要體現在：

①查新任務可以由管理員分配，也允許查新員主動認領、拒絕查新任務。

②查新員可以選擇審核員。審核員也可以拒絕審核。

③已受理查新、處理中查新仍然可以撤題。

④系統管理模塊中的7大功能都可以自行維護。

⑤業務統計可以選擇輸出字段。

⑥“檢索數據去重”模塊中可以維護文獻類型。更為重要的是，當某一數據庫的輸出字段、名稱、格式發生變化時，可以維護字段的別名，以保證輸出功能正常，格式統一。

⑦近義檢索詞庫的自行維護。

⑧管理員可以在管理員、查新員、審核員之間轉換角色。

4.5 全面的業務統計

如前所述，系統提供了多種統計入口，實現按受理時間、完成時間、查新目的、查新范圍、查新點、查新狀態、查新費用、委托人、委托單位、未受理申請進行統計，統計結果可以導出，生成Excel文檔。管理員既可以統計全部，也可以統計個人業務量。查新員和審核員則只能統計自己完成的查新任務。

4.6 方便的查新助手

系統設計了多個查新助手，其中檢索數據去重省去了附件中中文文獻的整理過程，近義檢索詞庫則在檢索過程中對檢索詞的選取起到輔助作用。

5 待加強之處

科技查新系統正式使用一年多來，大大方便了查新用戶和查新人員，提高了查新效率和查新質量，效果非常明顯，達到了預期目標。

隨著科技查新工作的不斷發展，會不斷產生新的問題，系統也相應地需要開發新的功能，以促進查新工作的規范化和效率化。

科技查新過程中涉及Dialog聯機系統以及部分館購資源，而不同數據庫的文獻輸出格式不統一，并且檢索結果會有重復，需要花費大量時間對其進行去重和整理。針對國內十幾個數據庫的中文文獻，系統已通過“檢索數據去重”功能實現了文獻的去重和統一格式輸出。但針對外文數據庫及Dialog系統中的外文文獻，現階段，系統還無法實現外文文獻的去重和統一格式整理。這是近期系統開發設計的重點，雖然有一定難度，但如果開發成功，可以進一步提高工作效率。endprint