醫院電子檔案管理中存在的問題及對策

申曉剛

[關鍵詞]檔案管理；問題；對策

一、電子檔案的特點

電子文件某些特性與紙質文件有很大區別。要管理好電子文件，就必須了解其特性。綜合國內外對此問題的研究，電子文件的主要特性可概括為：

1.電子文件是數字化信息技術的產物。電子文件是在計算機中產生和處理，其信息形態是數字化的。人們在計算機屏幕上看到由文字、圖形等構成的電子文件形態只不過是電子文件的某種輸出形式而已。而在計算機內部，無論是傳輸還是存儲等處理，電子文件均是以數字編碼的形式存在。

在計算機多媒體技術的支持下，電子文件還可以包括聲音、影像等多種形式。不過這些信息形態就計算機內部處理來說，也都是二進制的數字編碼而已，只是在輸入和輸出時，才有其各自的特殊形式。

電子文件從一個載體復制到另一個載體，或者從一臺計算機傳遞到另一臺計算機，實質上是在計算機內進行數字信號的傳輸處理。只要技術方法得當，就可以完全恢復到與原信號一樣。

2.電子文件對設備的依賴性。電子文件的形成和各種處理均是在計算機等設備的支持下完成的，離開計算機等設備，電子文件既看不見也摸不著。其對設備依賴性主要體現在：一是數字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術設備更新，五是加密。例如電子文件對其他設備環境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理。不同軟、硬件環境形成的電子文件載體，有時難以互換。

在網絡環境下，人們對信息的處理標準化問題解決得好一些，但對記錄載體的交換問題仍然很多。尤其是在格式、字符集、壓縮方式等方面產生不兼容的問題。出于安全保密上的考慮還常常通過特殊的軟、硬件設備人為地進行復雜而獨特的編碼加密或信息拆分處理，使需要保密的電子文件只能在特定的環境下被讀取。計算機更新換代很快，常常只能隔代兼容，對于需要長期歸檔保存的電子文件來說，設備依賴性造成的問題會更加嚴重。

二、醫院電子檔案管理中存在的問題

1.檔案管理職責不明確，管理線條多。醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。

2.醫院電子檔案管理的意識和制度不健全。有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

3.電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍。由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。

4.檔案管理硬件不能滿足要求。醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。

三、提高醫院電子檔案管理的對策

1.建立完善醫院的檔案管理網絡。醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。

醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。兩個部門職責明確，互相配合，共同協作。

2.制定相應的電子檔案管理制度。要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

3.加強培訓，提高認識。檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識，要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。

隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。□

（編輯/穆楊）