試析高校院系辦公室的優化管理

湖南鐵道職業技術學院 李 明

試析高校院系辦公室的優化管理

湖南鐵道職業技術學院 李 明

院系辦公室主要負責管理高校院系的日常事務，起著聯系上下、溝通內外、協調左右的樞紐作用。院系辦公室工作的開展是否有效，在很大程度上決定了整個學院是否能夠正常運轉。科學合理的管理可以保證院系辦公室工作有效開展。

高校 院系辦公室 管理優化

一、當前高校院系辦公室管理中存在的問題

1.辦公室工作人員欠缺服務意識。高校院系辦公室工作范圍涵蓋了所在院校的各個方面，是管理部門，也是服務部門。高校院系辦公室一切工作的開展都應服務于所在院系、所在學校。但很多辦公室工作人員沒有認識到行政管理工作的重要性，認為院系辦公室的工作只是管理雜事、小事，起不到多大作用，在工作中缺少積極性和主動性，沒有工作熱情，只是簡單、機械地重復日常簡單瑣碎的事物，沒有全局意識與創新意識，安于現狀甚至產生抵觸工作和推諉責任的現象。

2.辦公室工作人員的結構配置缺乏合理性。第一，高校與企業不同，在人才錄用方面基本不存在競爭機制與淘汰制度，沒有特殊情況是會一直留用的。從目前高等學校院系辦公室的實際情況來看，大部分工作人員都是工作很多年的老同志，30歲以下的人員較少，因此很少有崗位空缺。年輕人才想進進不來，即使有年輕人才進入該部門，最終也容易被原本僵硬的管理機制束縛。第二，各種復雜的關系和原因導致部分高校院系辦公室存在不公平用人、進人的現象。現行職稱評定辦法對辦公室人員的限定要求并不是很多。辦公室人員大多不具備高級別職稱。

3.缺少完善的管理機制。第一，部分高校院系辦公室對自身工作職能和目標都不清晰、明確，認為只要按照要求完成分內的事就可以了，沒有考慮辦公室工作目標的定性和定量。事實上，院系辦公室的工作既要求分工明確，又要求各部門協同合作。但目前辦公室部門工作由于沒有劃分清楚權利與責任容易產生互相推諉的現象，辦事效率低下，甚至還存在擅自做主、多頭指揮，管理混亂等現象，浪費人力、物力與財力。第二，院系辦公室人員大部分時間都在處理事務性工作，沒有研究科研的時間與機會。然而，許多高校都以教學和科研為工作重心，所以院系辦公室人員在高校沒有教學人員和科研人員受重視，缺少對辦公室人員的職稱評定、考核評價制度，在工資待遇、職務晉升方面都缺乏合理性。

4.高校職能部門與院系辦公室間缺乏有效溝通，相關政策的掌握和理解主要由高校的職能部門負責，但卻是各個院系辦公室進行貫徹落實的，二者之間的信息傳遞不夠及時。

二、優化高校院系辦公室管理的具體途徑

1.根據實際需求設置工作崗位。按需設崗和按崗聘任是改善用人制度的前提和關鍵。定編定崗是當前高等院校主要的崗位設置辦法。需要注重設置的科學合理性，同時在進人、用人方面要做到高標準、嚴要求，注重年輕人才的引進，吸收他們的新思維、新理念和新技術。

2.擺正對院系辦公室工作職能的認識。院系辦公室人員應明確院系辦公室并不是一個做雜活、零活的部門，而是領導決策的實際實施者，肩負著為領導排憂解難的重任。因此，辦公室人員應擺正對院系辦公室工作的認識，在工作中注重團結，講求實際效力，學會調節自身情緒。客觀看待和分析各種問題，把事實作為依據，用道理贏得他人信服，用情感感化他人，發揮對事務性和政務性工作的輔助與服務。

3.加大對辦公室人員的培訓力度。定期組織院系辦公室人員接受系統培訓，培訓內容應包括教育管理方面的專業知識、技能和職業道德、思想道德以及現代化辦公能力等。培訓應該有針對性和靈活性，具體開展形式可以是不需要離開工作崗位的在職培訓，也可以是各種離職的短訓班和研討會等。

4.量化、細化目標，明確各自職責。以人為中心，在明確工作目標的前提下，強調辦公室人員的自我管理和控制能力及其創造性。可以將整體目標分解、量化和細化，然后落實到各個科室、各個崗位上重新調整和明確每個人的職責，合理制定工作計劃，從而形成系統的辦公室管理體系。

5.優化工作環境，合理制定評價考核機制。B=f（P，E），B—behavior，行為；P—personality，個體的人格或個性，E—environment，環境。這是心理學家勒溫提出的經典行為公式，指出人的行為與其人格、個性和所處環境有直接關系。因此，高校院系辦公室要營造出公正、和諧、民主、輕松的工作氛圍，保證辦公室人員心理和精神上的愉悅，同時采取合理的激勵措施和有效的評價考核機制。例如，對“德”“能”實行定性考核，對“勤”“績”實行定量考核；嘗試調查工作人員上級、周圍同事和服務對象對考核信息進行驗證、補充，提高考核結果的客觀性和有效性。

6.實現院系辦公室自動化辦公。加強高校院系辦公室的自動化建設力度，在硬件購置方面適當增加經費。選派兼具專業理論知識和實踐經驗的人員購置硬件設備，請專業人員安裝相關軟件和信息管理系統，系統地管理信息，提高信息利用的時效性。可以用電子郵件、語音視頻、微信等方式代替現場會議，使辦公室人員參與院系討論不受時間和空間限制。

綜上所述，院系辦公室在高校整個運行管理中占據十分重要的地位。高校應通過各種方法、途徑改進高校院系辦公室管理工作中存在的不足，使辦公室工作人員在認知和行為上保持一致，真正投入到工作當中，切實優化高校院系辦公室的管理工作。

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ISSN2095-6711/Z01-2015-11-0155