以網絡環境為基礎探討高校學籍檔案管理模式創新策略

內蒙古建筑職業技術學院 邱進文

以網絡環境為基礎探討高校學籍檔案管理模式創新策略

內蒙古建筑職業技術學院 邱進文

社會經濟的發展以及科學技術的進步促進了網絡技術和信息技術的快速發展。隨著網絡技術水平不斷提高，網絡技術被廣泛應用在高校學籍檔案管理工作中，有力推動了數字化校園建設，促進了學籍檔案管理工作的信息化建設轉型。但是在網絡環境背景下，我國高校學籍檔案在建立、使用與管理過程中出現了一系列新情況和新問題。要想有效解決這些問題，要對其管理模式進行創新。本文以網絡環境為基礎，對高校學籍檔案管理模式存在的不足進行分析，并提出幾點創新策略，以便相關人士借鑒和參考。

網絡環境 高校學籍檔案 管理模式 創新策略

一、網絡環境背景下高校學籍檔案管理模式存在的不足

1.檔案管理意識不強。學籍檔案雖然對學生的出國留學、考研和就業具有重要影響，但是作用相對滯后和隱蔽，并且需投入大量的資金管理，無法立即呈現成效，這些都導致高校管理層不重視學籍檔案管理工作。同時，部分高校學籍檔案管理部門沒有全面認知自身職責，管理人員不具備較高的綜合素質，對人員進行安排時容易忽視職業素質和專業知識，導致管理效率不高。另外，部分管理人員對學籍檔案管理不夠重視，評價和處理學生檔案時，難以將學生的特點和個性進行真實反映。

2.相關檔案信息部門缺乏溝通。部分高校的學籍檔案管理缺乏完整的檔案信息管理網絡，沒有特定部門對高校檔案工進行指導，導致學生的成績檔案、素拓檔案和學籍檔案處于不同的部門，難以有效發揮檔案管理的整體作用。此外，部分高校學籍檔案管理部門僅重視檔案信息的收集，忽視了其他活動的材料積累。相較于電子文件而言，紙質檔案具有一定優勢，這在一定程度上導致電子文件管理工作流于形式，不利于高校學籍檔案管理工作的順利開展，影響高校的持續穩定發展。

二、高校學籍檔案管理模式的創新策略

1.建立互動式檔案管理體系和網絡學籍管理系統。以網絡平臺為基礎的學籍檔案管理體系，主要利用網絡技術實現信息化的紙質檔案材料，確保檔案管理人員、輔導員和學生等多方信息的多向傳遞和互動。這樣能夠有效避免信息出現失真的情況，并積極修正和補充信息。此外，由于信息技術和網絡技術的快速發展，我國高校原有的學籍檔案管理系統已經無法適應時代的發展需求，建立網絡學籍管理系統具有重要意義。高校建立網絡學籍管理系統時應結合學生的實際需求，通過先進的技術對網絡學籍檔案信息管理系統加以建立，保證其具有科學性、規范性和完整性，實現紙質學籍檔案的一體化和信息化管理。

2.實現信息化的紙質檔案材料。學生的基本紙質檔案材料主要包括黨團員材料、處分與獎勵材料、素質拓展表、考試成績表、學校鑒定表、中學生登記表、畢業生登記表、錄取表和高考材料等。如果這些材料出現問題，需要及時修改。基于這種情況，高校創新學籍檔案管理模式時，可實施信息化的檔案資料，建立專門數據庫對學生日常的檔案變動加以儲存和管理，從而實現資料的查閱、反饋、監督、修正和錄入等功能。一般紙質檔案管理的信息化能夠及時迅速反饋情況，全面客觀收集信息，提高數據的可靠性和準確性，便于各個系部、教學之間的信息交換，促進工作質量和效率的提升，實現學籍管理工作的有效性和科學性。

3.加大專業隊伍建設。高校要想促進學籍檔案管理質量的提高，不僅要積極建設網絡平臺等硬件要素，還應加大專業檔案管理隊伍的建設，培養具有高層次和高素質的檔案管理人員。同時，管理人員應具備一定的現代管理技能和法律政策知識，能夠熟練掌握檔案基礎業務和工作流程，如檔案利用、檢索、統計、鑒定、編目、保管、整理和收集等。網絡環境背景下，高校應嚴格要求檔案工作者的綜合能力和職業素質，強化其學籍檔案管理的意識，提高其系統軟件和計算機的應用操作能力。此外，高校必須提高專業培訓檔案管理人員的技能素質，制定有效的培訓規劃和管理策略，實施獎懲激勵制度，激發其工作的創造性和主動性，確保學籍檔案管理水平的提高。

4.優化學籍檔案管理制度。由于高校學籍檔案管理涉及內容和范圍較為廣泛，多頭管理難以避免，必須對各項工作的流程和程序進行嚴格制定，有效擺放案卷系統，清晰分類和存放檔案，確保檔案材料準確率和歸案率的提高。此外，高校在優化學籍檔案管理制度時應制定統一的制度標準，健全各項規章制度，如管理和轉交職責、保管保密、檢查核對、收集管理等，嚴格按照相關的制度加以執行。這樣才能為檔案管理人員的工作提供制度保障，保證學籍檔案管理工作有章可循，實現學籍檔案管理工作的制度化、科學化和規范化。

綜上所述，我國高校學籍檔案管理模式存在一些問題，如檔案管理意識不強以及相關檔案信息部門缺乏溝通等，學籍檔案管理工作難以順利實施。網絡環境下，我國高校必須積極創新學籍檔案管理模式，建立互動式檔案管理體系和網絡學籍管理系統，實現信息化的紙質檔案材料，加大專業隊伍建設，優化學籍檔案管理制度，從而促進高效學籍檔案管理水平的提升。

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［3］董 梅.淺談如何做好網絡環境下的學籍檔案管理工作［J］.辦公室業務，2014

［4］李 松.新形勢下高校學籍檔案管理改革的創新思維［J］.南昌教育學院學報，2013

ISSN2095-6711/Z01-2015-11-0229