淺析人事檔案的發(fā)展方向

咸陽(yáng)師范學(xué)院網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院 孫永登

淺析人事檔案的發(fā)展方向

咸陽(yáng)師范學(xué)院網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院 孫永登

人事檔案主要用來(lái)記錄和反應(yīng)工作人員的日常表現(xiàn)狀況，具有真實(shí)性、機(jī)密性以及動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，是考察對(duì)象被選拔和升職的重要依據(jù)。因此，人事檔案管理應(yīng)做到科學(xué)規(guī)范，增強(qiáng)有效性。當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，制度體系已經(jīng)落后，人事檔案變革成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。

人事檔案 發(fā)展趨勢(shì) 有效性

一、我國(guó)人事檔案管理現(xiàn)狀

自新中國(guó)成立后，我國(guó)人事檔案管理工作就已經(jīng)進(jìn)入全面發(fā)展階段，在筆者五十多年的管理過(guò)程中，雖然遇到過(guò)一些挫折，但人事檔案管理工作仍在不斷進(jìn)步并逐漸完善。

目前，我國(guó)人事檔案管理水平和管理人員素質(zhì)水平都有了很大提升。人事檔案能夠滿足用人單位的基本要求，可以為科學(xué)用人、準(zhǔn)確評(píng)價(jià)提供比較準(zhǔn)確的參考建議。隨著人事檔案管理工作的不斷深入，組織隊(duì)伍也不斷壯大，很多具有專業(yè)知識(shí)水平且素質(zhì)較好的人才都加入了這個(gè)行列中。近些年，人事檔案管理信息化對(duì)檔案管理人員提出了更高的需求和標(biāo)準(zhǔn)，為了適應(yīng)人事檔案管理信息化，這就需要相關(guān)人員不斷提高知識(shí)和技能水平。

人事檔案管理工作已經(jīng)步入現(xiàn)代化?，F(xiàn)有科學(xué)技術(shù)手段逐漸融入人事檔案管理，延長(zhǎng)了人事檔案資料的有效性。信息時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)于人事檔案工作帶來(lái)很大便利，如提高存儲(chǔ)量、提升查閱速度等。一些單位機(jī)構(gòu)和軟件研發(fā)部門共同開發(fā)了人事管理軟件，如河北大學(xué)研制的“認(rèn)識(shí)檔案管理系統(tǒng)”、中科院基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院開發(fā)的“基礎(chǔ)醫(yī)院學(xué)人事檔案管理系統(tǒng)”等，這些軟件系統(tǒng)提高了人事檔案管理工作的效率和服務(wù)水平，為我國(guó)人事檔案管理積累經(jīng)驗(yàn)。

另外，我國(guó)初步建立了有關(guān)人事檔案管理制度。任何行為活動(dòng)都需要遵循條例和規(guī)矩，否則容易導(dǎo)致混亂。人事檔案管理以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)質(zhì)量為宗旨，根據(jù)人事制度改革的需要，制定和頒布了一些相關(guān)制度規(guī)定，如陸續(xù)推出的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》等，以此約束制度，保障人事檔案管理工作有章可循。

二、我國(guó)人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.人事檔案管理機(jī)制方面。我國(guó)當(dāng)前對(duì)人事檔案的保管主要由政府人事部門、國(guó)有企事業(yè)單位或者是畢業(yè)生指導(dǎo)就業(yè)中心這三個(gè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但也有部分人事檔案由個(gè)人保管，管理上相對(duì)分散。另外，經(jīng)濟(jì)時(shí)代不斷進(jìn)步，人事檔案管理模式卻一成不變，無(wú)法與現(xiàn)今信息化時(shí)代相適應(yīng)。

2.人事檔案管理內(nèi)容方面。目前，我國(guó)人事檔案管理內(nèi)容過(guò)于陳舊，缺乏個(gè)人的業(yè)績(jī)、能力以及社保等方面的評(píng)價(jià)信息，無(wú)法明確地反映出個(gè)人的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，無(wú)法對(duì)企業(yè)在人才選拔和評(píng)價(jià)時(shí)提供參考價(jià)值，使企業(yè)無(wú)法對(duì)個(gè)人做出全面評(píng)定，不利于對(duì)人才工作的分配。

3.人事檔案管理方式。我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理方式效率低，如果需要對(duì)個(gè)人進(jìn)行考察和檔案調(diào)動(dòng)必須通過(guò)一系列程序而且檔案中個(gè)人信息只有本單位的人事檔案管理人員可以閱讀查看，一旦出現(xiàn)轉(zhuǎn)移檔案，還要經(jīng)過(guò)專門的管理人員批準(zhǔn)，因此辦事效率不高。

三、新時(shí)代背景下我國(guó)人事檔案的發(fā)展方向

1.樹立以人為本的管理理念。從現(xiàn)代人事管理角度來(lái)看，現(xiàn)存的人事檔案管理制度具有信息不對(duì)稱的問(wèn)題，這與“以人為本”的理念相悖。只有樹立正確的思想意識(shí)，才能對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)合理的改革，使人事檔案轉(zhuǎn)變成一個(gè)透明、開放的平臺(tái)，繼而保障檔案當(dāng)事人的權(quán)利，實(shí)現(xiàn)共贏的最終目的。

2.培養(yǎng)高技能專業(yè)型的檔案管理人才。要想徹底對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改革，人才是進(jìn)步的關(guān)鍵。專業(yè)的檔案人才所用的管理理念較為新穎，而且擁有現(xiàn)代化科技技能和先進(jìn)的管理模式，便于對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理方式進(jìn)行革新，提升人事檔案的有效性，為群眾提供更好的服務(wù)。目前，我國(guó)已經(jīng)在15所院校開設(shè)了檔案管理專業(yè)，從中可以看出我國(guó)企事業(yè)單位對(duì)檔案管理的關(guān)注度。因此，一定要加大檔案管理人員的培訓(xùn)，以便促進(jìn)人事檔案管理的改革進(jìn)程。

3.人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化。首先，從人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化來(lái)說(shuō)，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，遵循檔案管理?xiàng)l例的前提下，對(duì)人事檔案信息資源實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域共享。與此同時(shí)，基于人事檔案具有保密性特點(diǎn)，對(duì)擁有人事檔案保管的相關(guān)部分給予查閱權(quán)限，使其通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以自由查看檔案信息。反之，沒(méi)有保管權(quán)限的企事業(yè)單位則不可查閱。其次，人事檔案信息趨于標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案管理發(fā)展進(jìn)程中，以系統(tǒng)軟件對(duì)人才信息資源實(shí)現(xiàn)整合，以較為便捷的方式實(shí)現(xiàn)全國(guó)人才信息資源共享，在網(wǎng)絡(luò)化和軟硬件的條件支持下，促進(jìn)人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化，以便在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配。最后，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，我國(guó)人事檔案管理正逐漸向數(shù)字化趨勢(shì)發(fā)展。數(shù)字化信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺(tái)應(yīng)注意：第一，制定數(shù)字化信息系統(tǒng)框架，選定相應(yīng)的軟件，制定檔案輸入規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；第二，保障傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料和數(shù)字資料之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一；第三，加強(qiáng)后期管理力度，關(guān)注應(yīng)用軟件是否需要升級(jí)的需求性。

我國(guó)的人事檔案與員工的工資待遇、勞務(wù)保障等方面有著極為緊密的聯(lián)系，是員工的背景、學(xué)歷和資歷的有效憑證。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)改革速度加快，對(duì)人事制度提出了新的要求。針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理制度存在的弊端，迫切需要結(jié)合我國(guó)實(shí)際情況進(jìn)行深化和改革，提高我國(guó)在人事檔案管理工作上的服務(wù)水平和質(zhì)量。

［1］鄧 純.人事檔案管理模式創(chuàng)新研究［J］.職業(yè)，2015

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［3］鮑群濤.我國(guó)人事檔案管理發(fā)展方向的探索［J］.才智，2013

ISSN2095-6711/Z01-2015-11-0235