高職院校檔案管理網絡化信息化之思考

湖南鐵道職業技術學院 王 思

高職院校檔案管理網絡化信息化之思考

湖南鐵道職業技術學院 王 思

隨著我國教育改革的不斷深入和推進，高職院校為國家和社會培養了越來越多的專業技術型人才，高職院校的發展逐漸被人們所重視。高職院校檔案管理更加網絡化、信息化，對于完善學校的管理、加強學校的建設有著重要意義，需要各高職院校不斷加強對于檔案管理網絡化、信息化的思考，轉變傳統的檔案管理模式，使學校的發展符合時代發展潮流，為國家和社會培養更多的高素質、高水平的專業技術型人才。

高職院校 檔案管理 網絡化 信息化

一、高職院校檔案管理現狀

1.檔案管理意識不足。受傳統教學理念影響，高職院校在建校和發展中更加重視教學和科研等方面的投入，而檔案管理的意識普遍不足，檔案管理網絡化、信息化建設方面投入較少，學校的檔案管理不符合現代化、網絡信息化的發展潮流，對學校正常的檔案管理工作產生了不利影響。

2.忽略檔案管理的意義。檔案是高職院校發展的重要基礎，是高職院校自身的寶貴資源，但是部分高職院校仍然沒有意識檔案管理對于促進高職院校發展的重要意義，檔案管理網絡化信息化的意識相對薄弱，長此以往將會導致高職院校檔案管理不合理、不科學，使相關管理人員在檔案管理工作中產生消極、怠慢的情緒，給高職院校的可持續發展帶來阻礙。

3.檔案管理設備落后。檔案管理中設備是制約其發展的重要因素，許多高職院校相關負責人雖然也意識到檔案管理的重要意義，但是部分檔案管理設備落后，管理設備使用率不高，高職院校在管理檔案時仍然使用過去老式的電子設備，甚至是人工紙質錄入的方式，使高職院校網絡化、信息化的檔案管理遠遠無法滿足現代化高職院建設。

4.缺少檔案管理專業人才。高職院校網絡化信息化的檔案管理建設中，對于相關的檔案管理人員的素質要求逐漸提高，不僅要求檔案管理人員具備較高的業務能力和業務知識，還要求檔案管理人員具備較高的計算機操作水平，可以熟練操作信息管理平臺。但實際的高職院校檔案管理仍然缺少大量的檔案管理專業人才，檔案管理人員的素質和能力無法滿足網絡化、信息化的檔案管理建設，高職院校的檔案管理網絡化、信息化建設的正常推進受到巨大阻礙。

二、高職院校檔案管理的意義

高職院校檔案管理網絡化、信息化的發展符合時代對于高職院校發展的要求，能夠實現高職院校對于檔案的高效、科學、便捷管理，不論是人事檔案、后勤檔案，還是儀器設備的檔案都能進行系統化分類和保存，解決了傳統紙質檔案不好查詢和歸檔等問題，使高職院校能夠精確管理龐雜的檔案，實現網絡化、信息化的檔案管理，節省大量的人力、物力、財力資源，通過對計算機的合理利用，把傳統紙質檔案占用的空間全部利用在其他校園建設中。

高職院校還可以充分結合自身發展的實際情況，綜合利用現代化網絡信息技術促進高職院校校園網站、辦公網絡平臺等建設，將網絡科技化的優勢充分發揮出來，實現檔案管理的快速查找，提高檔案管理的安全性，降低檔案管理成本，使檔案管理能夠共享，完善高職院校辦公自動化，提高檔案管理相關人員的檔案管理效率，促進高職院校全面建設和發展。

三、完善高職院校檔案管理的措施

1.轉變傳統檔案管理觀念。各高職院校的管理者應當轉變傳統的檔案管理觀念，更加深刻地認識網絡化、信息化檔案管理對于促進學校建設的重要作用。更新網絡化、信息化檔案管理的思維，努力在檔案管理建設中找到符合高職院校自身發展的方式，積極宣傳網絡化、信息化檔案管理的意義，跟隨時代發展的潮流，利用計算機等電子設備和網絡科技技術實現電子檔案管理建設，在檔案管理、存儲、檢索等方面完成網絡化、信息化管理。例如，某高職院校建設網絡化、信息化的檔案管理之前，管理者先認真了解了檔案管理的意義，充分理解網絡化、信息化檔案管理會給學校的管理帶來創新和改變，結合學校發展的實際情況，轉變傳統的紙質檔案管理方式，采用現代電子檔案和聲像檔案管理的模式，實現對檔案信息高效、便捷式管理，進一步加強該校的管理水平。

2.增加檔案管理資金投入。轉變傳統的檔案管理觀念基礎上，高職院校還需要增加檔案管理的資金投入，購買更加先進的檔案管理設備，開發符合學校發展的信息網絡化校園平臺，在網絡平臺上發布一些校企合作的崗位推薦、求職應聘技巧、職業生涯規劃等信息，使學生能夠在平臺上獲取所需信息。學生還可以利用網絡平臺對自己的考試成績、課程情況等信息進行查看。與此同時，高職院校還應加強對檔案管理人員的培訓工作，提高檔案管理人員的專業水平和綜合素質，使其能夠靈活運用檔案管理平臺，為學校發展構建出一支專業化的檔案管理隊伍，實現高職院校科學合理的網絡化、信息化檔案管理工作。

3.及時更新檔案管理信息。由于高職院校規模不斷擴大，學校內的檔案信息隨之不斷增多，高職院校網絡化、信息化的檔案管理需要及時更新檔案管理信息，對于檔案信息進行維護，保證檔案信息的準確性，加強學校各部門的資源共享，提高各部門的協調性，增強高職院校整體化管理，為更好地建設網絡化、信息化的檔案管理提供保證。

綜上所述，高職院校網絡化、信息化的檔案管理建設不是一朝一夕就可以完成的，需要各高職院校的管理者及時轉變傳統的檔案管理觀念，加強學校檔案管理建設意識，增加對于檔案管理方面的人力、物力、財力的投入，及時更新檔案管理信息，更好地促進高職院校發展。

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ISSN2095-6711/Z01-2015-11-0239