企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策

朱小琳

摘 要：主要對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題和對(duì)策展開了探討，概述了企業(yè)檔案管理信息化的主要優(yōu)點(diǎn)，并在分析企業(yè)檔案管理信息化遇到的主要矛盾和問題的基礎(chǔ)上，提出了一系列的相應(yīng)對(duì)策，以期為有關(guān)方面的需要提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理信息化；核心競(jìng)爭(zhēng)力；經(jīng)濟(jì)效益

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.04.071

隨著全球化、信息化進(jìn)程的加快，信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新為我們的工作提供了極大的便利。對(duì)于企業(yè)檔案管理而言，檔案管理信息化將成為今后檔案管理工作的趨勢(shì)。目前，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的狀況不容樂觀。因此，我們應(yīng)采取有效措施加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，以提高企業(yè)的管理效率，更加有效地發(fā)揮檔案的作用。

1 企業(yè)檔案管理信息化的主要優(yōu)點(diǎn)

黨的十八大提出要加強(qiáng)轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式，這就要求企業(yè)適應(yīng)新形勢(shì)的要求，積極推廣和應(yīng)用新技術(shù)，提高管理效益。檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，大力推進(jìn)其信息化建設(shè)，可進(jìn)一步提升企業(yè)的管理水平，有利于促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.1 可提高企業(yè)的管理效益

信息技術(shù)的最大優(yōu)勢(shì)在于其效率高。通過檔案管理信息化，可利用其高效的數(shù)據(jù)處理能力，有利于企業(yè)提高效率，降低管理成本。同時(shí)，通過信息化程度的加深，可進(jìn)一步擴(kuò)大企業(yè)檔案管理的領(lǐng)域，充分發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益，從而在一定程度上降低企業(yè)的相關(guān)成本。

1.2 可提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力

要想推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化，就要通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、交互性，打破以往各自為戰(zhàn)的局面。通過檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化著錄工作，可建立目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫，對(duì)部分檔案進(jìn)行檔案原件的計(jì)算機(jī)掃描，從而形成比較豐富的數(shù)字化信息資源。網(wǎng)絡(luò)中各成員可發(fā)揮各自的核心優(yōu)勢(shì)，共享技術(shù)，分?jǐn)傎M(fèi)用，迅速將共同開發(fā)和制造的產(chǎn)品推向市場(chǎng)。不同企業(yè)之間可通過公共檔案信息共享改變以往的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，變?yōu)楦?jìng)爭(zhēng)合作式的雙贏關(guān)系，從而擴(kuò)大企業(yè)資源優(yōu)化配置的范圍，降低風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

1.3 可進(jìn)一步優(yōu)化工作流程

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將取代中層監(jiān)督和控制部門的大量職能，并加強(qiáng)決策層與執(zhí)行層的直接溝通，從而減少管理層次，削減了機(jī)構(gòu)規(guī)模。通過將對(duì)等的信息傳遞至協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)各部門、各小組，可實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，使信息溝通暢通、及時(shí)，從而降低監(jiān)督、協(xié)調(diào)成本；使市場(chǎng)和周圍的信息與決策中心間的反饋更加迅速；極大地調(diào)動(dòng)組織成員的潛能和積極性，并促進(jìn)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的交流，從而發(fā)揮出流程化管理的最佳效率。

2 主要矛盾和問題

目前，雖然信息化發(fā)展十分迅速，但由于受企業(yè)管理者的思想觀念、知識(shí)閱歷等方面的影響，企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)展并不十分順暢，企業(yè)檔案管理信息化中還存在一些矛盾和問題，主要表現(xiàn)在以下3個(gè)方面。

2.1 企業(yè)管理者的思想中存在模糊認(rèn)識(shí)

對(duì)于檔案管理信息化，有些人認(rèn)為只要將檔案資料錄入計(jì)算機(jī)，就能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化；有些人認(rèn)為因企業(yè)檔案的信息化建設(shè)需要投入一定的資金而放棄。因此，在推進(jìn)信息化的過程中，信息化的過程和作用被逐漸弱化。而信息化可使企業(yè)管理環(huán)節(jié)更透明，為企業(yè)打造一個(gè)全新的管理體制，重建企業(yè)的生產(chǎn)系統(tǒng)和組織結(jié)構(gòu)。

2.2 企業(yè)檔案管理信息化缺乏科學(xué)規(guī)劃

在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，有效整合和充分利用企業(yè)的各種信息資源為經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)非常重要。一些企業(yè)檔案管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由多個(gè)設(shè)計(jì)單位制作，各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉(zhuǎn)換，這在很大程度上造成系統(tǒng)的低效運(yùn)作，進(jìn)而造成有些企業(yè)在制作完信息系統(tǒng)的軟、硬件后，檔案信息資源無法有效對(duì)接和共享。

2.3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平有待提升

部分企業(yè)缺乏專業(yè)的研究信息化技術(shù)、流程建設(shè)隊(duì)伍，尤其在中小企業(yè)中該問題更加突出。在推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，軟件公司對(duì)企業(yè)的特點(diǎn)、業(yè)務(wù)流程、管理特色和個(gè)性化需求缺少了解。有些企業(yè)奉行拿來主義，照搬套用，在方案論證過程中缺乏系統(tǒng)的需求分析，實(shí)施過程中又缺乏量身定制的二次開發(fā)能力，導(dǎo)致建設(shè)的信息化系統(tǒng)沒有因企業(yè)的個(gè)性而異，缺乏針對(duì)性和實(shí)用性，實(shí)施后效果不理想；有的企業(yè)在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，系統(tǒng)功能求大求全，導(dǎo)致建設(shè)的企業(yè)信息化系統(tǒng)與自身的業(yè)務(wù)流程、管理流程大相徑庭。此外，相應(yīng)的人才隊(duì)伍數(shù)量不足、質(zhì)量較差，缺乏對(duì)現(xiàn)代化管理科學(xué)和計(jì)算機(jī)功能的高層次認(rèn)識(shí)。

3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，通過制訂企業(yè)檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管和利用，保證電子文件、電子檔案齊全、完整和有效，建立、規(guī)范和聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化和服務(wù)對(duì)象、需求的擴(kuò)大化。

3.1 加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在實(shí)踐中，企業(yè)需要為檔案管理部門配備現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，用科技武裝自己，提高管理者的操作能力。隨著檔案信息管理軟件性能的不斷提高，對(duì)計(jì)算機(jī)硬件也有了一定的要求。企業(yè)需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、錄入設(shè)備和輸出設(shè)備等硬件做好調(diào)查，從而為檔案管理工作者配置較好的硬件設(shè)施。在檔案管理方面，可運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理和編制檢索工具、內(nèi)容介紹和檔案目錄，還可用于檔案庫房的管理。此外，還可用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，以達(dá)到資源共享的目的。

3.2 抓好檔案電子化信息資源建設(shè)

多數(shù)檔案軟件不具備信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件無法通用，且沒有一個(gè)既適用于文件檢索，又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。由于無法通用，就不能利用計(jì)算機(jī)完成信息管理工作，無法方便、快捷地編研信息成果，進(jìn)而制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。因此，要加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于檢索利用，并加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。多數(shù)企業(yè)至今還沒有建立一個(gè)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式層次不一，具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，無法適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。這就需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入、保存。

3.3 強(qiáng)化檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

由于檔案資料的錄入逐漸數(shù)字化，所以，需要培養(yǎng)管理者全新的檔案管理觀念，隨時(shí)查缺補(bǔ)漏，以提高檔案管理的水平；及時(shí)進(jìn)行歸檔工作，學(xué)會(huì)各種信息的檢索方法，以方便日常的檔案管理工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案的信息化建設(shè)不僅是企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。因此，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不斷促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，以逐步實(shí)現(xiàn)和完善企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]裴紅.企業(yè)檔案信息化管理存在的問題及對(duì)策[J].檔案，2005（03）.

[2]張曉輝.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考[J].黑龍江檔案，2014（02）.

〔編輯：張思楠〕