優質的投標文件應具備幾點要素

張凸

摘 要：隨著市場經濟的不斷深入，企業間的相互競爭日益加劇，工程項目招投標所涉及的范圍愈加廣泛。尤其是《中華人民共和國招標投標法》的頒布和實施，使工程交易市場變得更加公平、公開、公正，編制投標文件的重要性不言而喻。一份優質的投標文件能夠體現企業的綜合實力，能夠在眾多的對手中拔得頭籌。作為一名優秀的經營人員，需要充分掌握招投標過程中的每一個環節，不斷提高自身業務水平，做到準確、全面、高效地完成投標文件，避免因失誤而造成難以挽回的損失。結合實踐中的經驗，總結了幾個編制投標文件時需要注意的問題。

關鍵詞：投標報價；投標文件；技術文件；成本核算

中圖分類號：F284 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.03.040

1 認真解讀文件，理解業主意識

招標文件是業主（招標人）對項目的具體要求和規范，我們首先要認真解讀招標文件的全部內容，并正確地理解業主的意識和需求。只有這樣，才能編制出優質的投標文件。

2 熟悉招標文件，確定輕重緩急

一般來說，投標文件分為兩個部分，即商務標和技術標。拿到一本招標文件，首先該做的就是要把標書分別交給商務部門和技術部門整體閱讀一遍，標出需要首先解決的事項。比如招標文件的答疑時間比較短，投標保函、社保證明等資料辦理過程較長，都需要馬上著手解決，這樣才不會在后期制作投標文件時手忙腳亂。

3 逐條對應文件，做到完全響應

在招標文件中，商務文件通常包括投標函、法定代表人身份證明、法定代表人授權委托書、企業資質證書、組織機構、財務報表、業績證明等相關文件。其中，需要主要注意以下幾個方面的內容：①投標函、法定代表人身份證明、企業資質證書、組織機構、財務報表等在大部分投標文件中都是相同的，要做到順序正確、圖片清晰、不缺項漏項。②法定代表人授權委托書是法定代表人委托他人去參加投標的證明文件，許多企業在這個方面考慮得不夠全面，隨意填寫人員作為授權代理人參加投標。由于投標過程中有諸多不確定因素，因此，這樣做可能存在較大風險。例如投標文件內容含糊不清、詞不達意時，業主需要授權代理人現場解釋，如果無法作答，那么本次投標將陷入十分被動的局面，造成不良后果。③業績是衡量企業能否承接投標項目最直觀的證明，所以在投標時，我們要重點突出這個地方。在符合招標文件格式要求的情況下，先列出業績清單表，然后列出業績證明文件，例如合同、用戶評價表等，使評委（評標委員會）可以清晰明了地掌握企業的業績情況，有利于查找和評分。雖然只是簡單的一個表格，但是這能夠體現出企業做事的嚴謹、細致和人性化。

在招標文件中，技術文件通常包括項目概況、技術要求、技術方案和售后服務這幾個主要部分，在這幾個部分中，應注意以下幾個方面的問題：①項目概況和技術要求主要是對招標文件做出實質性的響應，也能作為中標后簽訂合同的依據。一部分企業的投標文件只是簡單地注明“完全響應”，雖然從表面上看沒什么問題，但是比起優質的投標文件還相差甚遠。我們可以在“完全響應”的下面再擴展一項“響應方案”，并針對招標文件此項的要求制訂合理的解決方案，可以讓評委及時了解到我們的方案，增加企業中標的概率。②技術方案是企業針對招標文件的要求和需要進行自主化創新設計的部分，這就要求在編寫投標文件時突出企業設計方案的優點和創新之處，把重點部位、重點環節用最簡單、通俗的語言詳細地表述出來，做到評委看得懂、不琢磨、不皺眉，清晰明了地把我們的設計方案展現出來，體現出企業簡單、務實的做事風格，為企業形象加分。③售后服務部分也是業主比較關心的一個重點，許多企業與業主之間的矛盾就產生在這個環節。企業以最低價中標，成本控制相當苛刻，不斷削減應有的售后服務內容，造成項目完工投入使用后服務跟不上，導致業主方無法正常使用的例子屢見不鮮。所以業主和評委對投標文件的售后服務部分更加重視，對每一項服務都嚴格考量。我們不能把這個部分作為難點，相反，要作為亮點突出。要在成本核算中預留出充足的售后服務費用，然后一一列舉所包含的售后服務內容，并逐項說明。

4 切實核算成本，報價準確務實

一直以來，政府、企業都將成本控制作為一個長期關注的重點，所以投標報價是投標文件的重中之重——一個準確、務實的價格能夠增加企業中標的可能性。目前，招標文件對報價部分打最高分的標準大概分為兩種，分別是最低價和最接近均價。成本核算部門要準確計算項目成本，合理減少正負誤差，為決策者提供一個真實的成本，這樣才能為準確地決策奠定堅實的基礎。差之毫厘，失之千里用在這里頗為貼切，以往在開標現場多次出現投標報價僅相差幾百元而錯失上千萬元項目的情況，所以要重視成本核算。

5 把握整體布局，突出企業特色

投標文件編制完畢后，要再將各項內容整體進行微調，做到主次分明、言簡意賅，將業主最關心的內容加以突出，達到“一眼看到”的效果。另外，在滿足招標文件基本條件的前提下，應重點突出此次投標方案的亮點、特色，并承接此項目所具備的優勢和實力，從一開始就掃除業主的后顧之憂。

6 統一文件排版，做到簡潔美觀

這個部分在投標文件中也是十分重要的環節，投標文件內容微調完畢后就要開始排版。優質的投標文件在排版上需要做到目錄指向明確、頁碼編號連續、段落劃分合理等，要從整體上做到簡潔、美觀。總之，投標文件的排版有許多方法，文件編制人員既要有強烈的責任心，又要掌握文件排版的技巧。只有這樣，才能又快又好地完成投標文件的編制工作。

7 認真校對文件，做到準確無誤

校對文件可以說是所有企業都會涉及到的工作內容，尤其是對投標文件的校對，筆者認為是不可缺少的環節。許多企業的投標文件大多是由一個人來編制，文件編制人員很難查找出自己文件中的錯誤。這就需要找專人進行文件的校對，力爭做到準確無誤。

8 結束語

總的來說，在投標工作中，企業實力最直觀表現就是投標文件，而編制一份優質的投標文件需要編制人員具有高度的責任感、較高的業務水平和豐富的投標工作經驗。由于投標工作具有嚴苛的時限性和不可逆轉性，因此，企業要重視投標文件的編制工作，指導相關人員認真學習，保證投標工作的順利進行。

參考文獻

[1]劉爾烈，朱建元.工程建設項目的招標與投標[M].北京：人民法院出版社，2000.

〔編輯：王霞〕