高校電子文件歸檔管理情況分析及對策

符昌慧

（鹽城工學院，江蘇鹽城，224051）

當今社會是一個信息時代，網絡技術與通訊技術日新月異，高校普遍采用各類電子政務管理系統來實現校內信息處理，而對校外文件也采用電子政務進行上傳下達。在全面無紙化辦公的過程中，產生了海量的電子文件，而這些電子文件是高校開展科研、教學、管理等一系列活動時產生的原始數據，對社會大眾以及高校本身都具有證據價值和文獻參考價值。對這些電子文件做好歸檔工作，使之按照存儲價值合理保存就成為一項十分重要的工作［1］。而從高校檔案部門的工作情況來看，盡管他們也意識到對電子文件歸檔管理的重要性，并致力于電子文件歸檔模式研究，但是在實際工作中，受傳統歸檔思想影響，仍然側重于紙質文件歸檔模式，使得高校在電子政務廣泛應用的背景下，電子文件的歸檔管理工作卻相對滯后，長期以往，將會對高校發展產生不利影響。

1 高校電子文件歸檔管理中存在的問題

1.1 高校電子文件歸檔管理制度不健全

高校電子文件歸檔管理是一項在技術上要求很高的管理工作，若想使其能夠健康穩定地運行，就必須要建立一套與之相適應的、規范的、科學可行的管理制度。因此，健全電子文件在歸檔管理上的規章制度對于保證電子文件在歸檔管理各個工作環節的有效進行就顯得極其重要了。從各個高校現有電子政務管理系統來看，電子文件從生成到歸檔，無論是在管理方法還是在管理制度上都存在著混亂現象。電子文件歸檔與傳統紙質文件歸檔相比，其任務更加繁重、更加復雜，一些部門害怕工作量的增加而不愿意承擔電子文件歸檔工作。有的部門也只是沿用紙質文件的歸檔范圍，對那些有紙質文件的電子文件進行了歸檔，而沒有紙質文件的電子文件就沒有得到妥善處理［2］。造成以上現象的主要原因是因為高校電子文件管理制度不夠健全，傳統紙質文件歸檔所沿襲的《實體檔案歸檔法》的歸檔制度已經不能夠適應新時期電子政務發展需求，致使電子文件在歸檔方式、歸檔要求以及歸檔程序上都無章可循。

1.2 多種系統并行形成信息孤島

從20 世紀80年代開始，計算機網絡技術在高校中得到了普遍推廣與應用，高校各個部門也紛紛使用了自己的信息管理系統，包括教務系統、財務系統、辦公自動化系統等，各部門所使用的信息系統都具有與之相配套的技術與數據庫，于是就形成了多智能部門并行，多種類型信息共生的局面。我校檔案部門自2004年起就采用了網絡化的檔案管理系統，并且堅持不懈地進行檔案數字化工作的探索與研究，并獲得了較好的成效，但是檔案管理系統卻不能夠與其他管理系統相互配合、協同工作。這種局面導致各部門之間形成信息孤島，信息溝通不流暢，不能實現資源共享，所有經其他管理系統產生的有價值的電子文件需要重新打印變成紙質文件歸檔至檔案信息管理系統中去，造成了人力、物力、財力的浪費。更嚴重的是，大量的電子文件仍然保留在職能部門，有可能造成信息的極大浪費［3］。

1.3 電子文件“雙套制”管理

所謂電子文件“雙套制”管理是指同一份文件采取紙質和電子兩種形式進行鑒定、整理、保存和歸檔，實際上是一份文件的兩種存儲狀態。

在電子政務廣泛應用的環境下，文件的起草、流轉、審核、批示都是在網上完成的，電子文件正以其效率高、方便快捷的特點逐步取代紙質文件。另一方面，電子文件具有很強的可操作性，借助于電子政務系統可以輕松實現分類、統計、匯總、復制、打印等功能，而且對原文件不會造成一絲損毀；同時可以突破時空限制利用各類所需信息，通過互聯網隨時隨地查詢、共享電子文件。但是，電子文件自身也存在著一定的劣勢，主要表現在：其一，電子文件內容極易被更改而不留任何痕跡，使得人們對它的憑證性存在疑慮。其二，電子文件的耐久性、安全性沒有得到人們的普遍認可，電子文件的存儲介質極易受到損害，加密技術、防火墻等技術雖然能夠提高電子文件的安全性，但是卻不能夠做到萬無一失。由此可見，電子文件并不能完全取代紙質文件，特別是在電子政務發展還處于初級階段的時候，對電子文件實行“雙套制”管理是十分有必要的［4］。

“雙套制”管理模式，可以實現電子文件與紙質文件的優勢互補，既可以保存能夠反映歷史真實面目的可靠記錄的紙質文件，同時又可以發揮電子文件在檢索、利用、傳輸等方面的優勢。但是在采用“雙套制”管理文件的過程中，在生成一份電子文件的同時，還必須打印出一份紙質副本文件，兩個版本的文件同時歸檔和運行，檔案工作人員需要對同一文件進行重復管理。隨著電子文件的不斷產生，數量不斷增加，“雙套制”管理漸漸背離了信息化建設的初衷，無形之中增加了管理成本，造成社會資源的浪費。同時，“雙套制”檔案管理模式，也會使電子檔案與紙質檔案之間出現相互依賴的現象，導致二者的檔案管理者在管理上都放松警惕。

1.4 電子文件檔案對社會具有高度依賴性

電子檔案的存儲和網絡資源的共享都是以計算機等硬軟件設施為支撐而完成的。電子產品發展速度飛快，更新升級頻繁，硬件的發展和軟件系統的不斷升級，致使系統原有的數據格式不能夠與新系統兼容，隨著時間的向前發展，許多數據格式就有可能因為電子產品的更新換代而不能夠恢復重現。另一方面，電子檔案對設備系統的過分依賴也會使其存在一定的安全隱患，這時因為電子檔案在存儲和網絡共享的過程中，很容易受到病毒或各類木馬軟件的影響，造成電子檔案信息被竊取甚至出現非法使用的情況，同時電子檔案在被非法篡改后也不會留下任何的蛛絲馬跡。

2 加強高校電子文件歸檔管理的重要措施

2.1 健全完善高校電子文件歸檔管理制度

高校的各個職能部門在日常的工作活動中都會生成多種多樣的電子文件，既有文本文件、圖形文件，還會有圖像文件和數據庫文件，要想將類型復雜、數量龐大的電子文件及時收集在一起并完成歸檔任務，必須要依靠制度的約束，才能夠使電子文件歸檔工作人員以嚴謹的工作態度嚴格按照相關規章制度做好電子文件歸檔管理工作。要想健全完善電子文件的歸檔管理制度可以從以下幾個方面著手。首先，需要建立高校電子文件材料收集范圍和保管期限表，并結合電子文件自身所具有的特點，將能夠反映高校各部門、二級學院的主要職能活動的具有考察和利用價值的電子文件納入到歸檔范圍；其次，以《檔案法》為準繩，結合我校的實際情況，制定《高校電子文件歸檔細則》、《電子文件管理規范》和《高校電子文件利用制度》等，形成一套完整的電子文件管理的制度與方法，使得電子文件歸檔管理逐步規范化。加強電子文件的管理，形成具體的電子文件管理制度、歸檔方式，才能夠使電子文件的整理與保管等各個環節做到有章可循，對后續的查找、保存和利用也有著重要意義［5］。

2.2 加強高校檔案部門與電子文件形成部門之間的溝通協作

在計算機網絡技術的帶動下，高校各部門都有著自己單獨的信息管理系統，這對于提高各部門的工作效率有著很大的促進作用，但是也容易形成信息孤島，致使高校檔案部門不能夠與其他相關部門形成良好的信息溝通與協作。電子文件與紙質文件相比，在歸檔工作過程中，涉及面更廣，受制約的因素也更多，僅僅依靠檔案部門的力量是無法完成電子文件歸檔管理工作的，因此，必須要加強高校檔案部門與電子文件形成部門之間的溝通協作。教學管理部門、教學科研部門、行政職能部門等這些電子文件的形成部門與承辦部門是最熟悉本部門的工作的，也是最了解電子文件內容與相互之間的聯系的，由它們完成電子文件的收集、整理和歸檔工作，不僅能夠節省大量的人力、財力、物力，同時還能夠保證電子文件的質量。另一方面，鑒于各部門之間都是有著各自的信息處理系統，這樣不利于實現資源共享，高校管理者就要建立一個公共的信息網絡平臺，以檔案管理部門為橋梁，按照電子歸檔管理制度與方法，統籌和把關整個文件歸檔管理活動，督促電子文件形成部門做好相關工作，明確相關人員的職責范圍，并納入到日常工作的績效考核中，從而提高電子文件的歸檔管理水平與質量。

2.3 電子文件管理逐步實現“雙套制”向“單套制”的轉變

在實施電子政務管理初期，“雙套制”是有利于電子文件歸檔管理工作的，但是隨著電子文件的數量的不斷增加，隨著而帶來的問題也日益凸顯出來。從我國高校的電子文件歸檔管理情況來看，大多數檔案部門仍以“雙套制”的形式來應對電子文件的挑戰，但是在新時期雙軌制自身所存在的弊端已經不能夠全面應對電子文件的運行與保管。因此，高校應盡早實現“雙套制”向“單套制”的轉變，全面使用電子文件，只對電子文件進行歸檔管理，減少紙質資源和其他資源的浪費，真正做到科學歸檔。在發達國家如美國、加拿大、德國等，對電子歸檔管理逐步實現“單套制”的管理模式，國家檔案館對檔案的接受已經實現完全電子化，不再接受相應的紙質文件。因此，我國高校應該積極借鑒國外“單套制”管理經驗，并結合本國、本校的發展實際，積極與相關政府部門加強溝通與協作，盡快實現向“單套制”的轉變。

2.4 加強檔案工作人員綜合素質培養

檔案工作人員是電子文件歸檔工作的直接實施者，其綜合素質的高低對檔案管理水平、檔案服務質量、檔案工作效率等都有著直接影響。特別是在社會主義新時期，電子政務在高校的普遍運用，對檔案工作人員的綜合能力提出了更高的要求，當前的檔案管理是紙質檔案與電子檔案共存的狀態，這就要求檔案工作人員在熟悉掌握紙質檔案業務的同時還要有相應的計算機能力如計算機技術、通訊網絡技術、設備維護技術等。首先，為了適應信息化建設，檔案工作人員在日常的工作實踐中要不斷加強學習，逐步提高自己的檔案管理的知識與技能；其次，高校要重視對檔案工作人員業務素養的培養，定期組織他們進行業務培訓，同時還要建立一定的激勵制度，把他們的工資薪酬與績效相掛鉤，從而在檔案工作內部形成一定的競爭，促使他們不斷提高自身工作綜合素養，保證檔案管理工作的高效、有序進行。

2.5 加強對電子檔案軟、硬件設施管理

電子文件的存儲與使用是依靠計算機技術來完成的，因此，電子檔案對設備具有極強的依賴性，稍不慎重，就會導致數據流失，給學校帶來巨大損失。針對電子文檔的缺陷，高校必須加強對電子檔案軟硬件設施的管理，提高它們的工作性能，以便更好地服務于電子檔案管理工作。此外，還要做好電子歸檔的安全維護工作，運用防火墻和防病毒軟件來提高電子檔案的安全性能，同時還要設置訪問權限，防止非法竊取電子檔案信息。另一方面，高校檔案部門還要創建一個有利于電子歸檔工作的良好環境，注意防塵、避光和防變形，并定期對計算機軟件進行升級，還要保證電子數據格式與所升級的新系統相適應，進而保證電子檔案工作運行的安全、穩定。

電子文件已經成為高校日常教學、管理工作中必不可少的一部分，實行無紙化辦公，檔案的信息化管理將會是高校未來發展的必然趨勢，但是我們也應該看到當前高校電子文件歸檔管理中存在的問題。為了保證高校檔案管理的穩定發展，高校管理者應該重視本校電子檔案管理中存在的不足并采取有效措施加以解決，使電子文件歸檔管理走上一個新臺階，促進檔案管理的良性發展。

［1］周蕾.信息化時代高校電子檔案的歸檔管理探析［J］,文教資料,2013,(3):89.

［2］馬雪君.高校辦公自動化環境下電子文件歸檔的思考［J］,中國校外教育（理論）,2011,(4):34-35.

［3］徐玲.試論我國高校檔案信息化建設存在的問題及對策［J］,湖北廣播電視大學學報,2010,30(2):12-13.

［4］戴秀文.高校電子文件歸檔管理的思考［J］,邊疆經濟與文化,2011,(6):78.

［5］郝晨光.淺議高校檔案管理現代化［J］,山東檔案,2010,(1):45-46.