《建設工程文件歸檔整理規范》在實際工作中存在的問題及對策

許冬青

（無錫市城市建設檔案館，江蘇無錫，214023）

為了加強城市建設檔案管理，提高案卷質量，更好地為城市建設服務，由國家建設部會同國家質量監督檢驗檢疫總局共同制訂的《建設工程文件歸檔整理規范》，經有關部門會審，批準為國家標準，編號為GB／T 50328－2001，自2002年5月1日起施行。這也成為我國建設工程文件歸檔整理的第一部國標規范，它對建設工程文件的歸檔范圍、質量要求、文件材料的立卷原則、歸檔要求、檔案的驗收與移交等都作出了明確規定，對做好建設工程文件歸檔整理工作，提高工程檔案歸檔質量，具有十分重要的指導意義。

但是，隨著時代的發展和建設技術水平的不斷提高，城市建設科技化和數字化不斷地發展推進。在這一背景下，《建設工程文件歸檔整理規范》（以下簡稱《整理規范》）已經不能滿足我省對當前社會建設發展的要求，在實際工作中遇到很多問題。

一、建設工程文件歸檔整理范圍所遇到的問題

（一）歸檔范圍大，難以到位

一方面，《建設工程文件歸檔范圍和保管期限表》將建設工程竣工資料共分為5個大類，144個小類，范圍寬泛、數量繁多，有相當一部分內容在實際工作中很難落實到位。譬如決算文件，在工程竣工以后相當長一段時間都難以產生，要求急需領房產證的建設單位提供、移交歸檔，不切實際，這就給城建檔案機構完整、系統地收集城建檔案工作帶來困難。另一方面，在建設工程中產生的一些重要文件在范圍中沒有體現，如前期的發改委立項批復，還有規劃局產生的規劃定點圖等，容易造成報建單位的疏漏，這都需要業務人員另附說明，詳解理由，增加工作量。

（二）內容繁多，分類較粗

歸檔范圍的內容寬泛，但不細致，主要體現在以下幾個方面：

1.《歸檔范圍》將房屋工程和市政工程建設竣工檔案資料全部揉捏在一起，對于有些第一次移交建設工程檔案資料的建設單位造成困擾，感覺資料繁多，難以收集，導致一些單位直接跳過城建檔案館辦理房產手續，造成資料的流失。

2.隨著建造工藝的不斷提高，政府對工程驗收要求更加嚴格，很多竣工驗收的重要資料如節能、保溫資料等都沒有包括進去，與質監站新出的質量驗收標準存在一定的差距。

3.將長期與短期的資料全部放在一起，導致有些單位將不需要移交的竣工資料移交城建檔案館，加大了工作人員的工作量，影響了工作人員的審核速度，對于原本人手就比較緊張的審核部門來說又增加了負擔。

4.分類資料重復，如監理單位、施工單位負責人名單，工程概況表，工程竣工總結，在監理資料與施工資料中都有所體現，造成資料的重復移交，浪費資源。

（三）與時代發展相脫節

隨著社會的發展、科學技術的進步，《整理規范》與我省城建檔案實際工作發展的需要有點脫節，城建檔案法規與建設行業以及文書檔案相關法規的銜接與配套方面存在一定的矛盾。隨著城市發展的加快，江蘇省多個城市開始了軌道交通建設，但是《整理規范》對這方面的竣工資料要求還是一片空白，這將對以后城建檔案館接收資料造成很大的困擾。雖然《整理規范》對推進城建檔案規范化、科學化起到一定作用，但已不能適應我省改革開放和現代化城市建設的需要，仍需進一步完善和規范。

二、解決《整理規范》與實際工作產生矛盾的對策

（一）領導重視，修訂地方性法規

法律法規是保證城建檔案工作可持續發展的有力保障，加強制度建設，依法治檔是工作順利開展的先決條件。城建檔案部門是較為弱勢的部門，能制定地方性法規的地區寥寥無幾，這就需要各級領導予以重視，在貫徹《整理規范》的原則下，根據我省情況，制定符合我省發展實際的城建檔案地方性法規，保證工程文件歸檔內容系統、完整、合理有序，規范全省建設工程文件歸檔整理標準，提高全省建設工程檔案質量，督促工程基礎管理工作，促進建設工程質量，使城建檔案的業務工作正?；?、制度化、程序化。與此同時，加強宣傳，為依法治檔創造良好的輿論氛圍，確保城建檔案工作健康、有序發展。

（二）取其精華，使其更適應現代化城建檔案的發展需要

《整理規范》是國家標準規范，對做好建設工程文件歸檔整理工作，提高工程檔案歸檔質量，具有十分重要的歷史意義。作為城建檔案法規標桿，它也具有十分重要的指導意義。但是全國各地區發展情況有所不一，作為全國性的法規文件，其兼容了各地的情況，但是從另一方面說，又忽略了各地發展的特殊性，在實際操作中存在一定的矛盾。筆者建議，對《整理規范》的執行應因地制宜，有所選擇。一是將《整理規范》中的符合實際工作要求的項目保留下來，如5大分類。二是將短期不需要移交的項目從中剔除，使建設單位報建資料時更加清楚，明白哪些需要移交，哪些不需要移交。三是將前期中需要的發改委批復、規劃定點圖等之前沒有明確的加入，施工資料結合質檢站的新標準，將節能、保溫等施工、竣工資料添加進去。四是將不符合實際操作的如決算文件，重復收集的如監理、施工單位負責人名單、工程概況表等刪除。

（三）細化類別，增加特殊城建檔案歸檔內容

時代的進步和社會需求的變化都要求城建檔案不斷走向現代化。為了符合城市建設發展的需要，逐步實現我市城建檔案的科學化、規范化管理，在法律法規建設方面也應該與時俱進。一是細化類別，將房屋工程與市政工程分開，這樣歸檔內容更加清楚明了。二是建議將新興項目如江蘇各地陸續開展的軌道交通工程項目列入地方性法規，因為一些新興項目的檔案目前還沒有一個統一的接收規范、標準。

總之，為適應城市建設發展的需要，城建檔案管理部門必須強化城市建設檔案管理工作，保證檔案的完整、準確和規范，在城市的規劃、建設、管理及和諧社會建設中發揮更大的作用。城建檔案現代化建設是一項長期的工程，需要從理論上解決的問題很多，需要在實踐中探索的問題也不少，我們必須首先從整體上著眼，從宏觀上把握，在具體的工作中，突出重點，講求實效，為推進城建檔案事業健康持續發展奠定堅實的基礎。