新時期檔案業務指導工作方法的改進與創新

羅 惟

（溧陽市檔案局業務指導科，江蘇溧陽，213300）

隨著經濟社會的快速發展，新時期下的檔案業務指導內容日益復雜，檔案業務指導工作所面對的行業日益增多，檔案業務指導工作的方法也隨之有了較大改變。如何緊跟時代步伐，適應檔案工作信息化帶來的一系列變化，創新推動檔案工作更好地服務于經濟建設，這就要求我們檔案業務指導人員在平時工作中努力提高個人素質，以時不我待、只爭朝夕的精神，不斷思考我們在檔案工作中遇到的問題和困難，提出建設性的想法和解決辦法，以期能夠舉一反三，觸類旁通，總結出一套適應于本地區檔案工作的業務指導方法，有效地提高檔案業務指導工作的效率。以下三個方面是筆者結合日常工作中的一些思考，從一個檔案工作者的角度淺談檔案業務指導工作方法的改進與創新。

一、認清檔案工作使命責任，增強自身充電學習的主動性

古語有云：“工欲善其事，必先利其器。”我們要搞好檔案工作，就必須先“利其器”，對于檔案業務指導工作者來說，手中的器便是我們的檔案業務能力，只有我們自己首先熟悉了檔案業務相關的標準、規范，《檔案法》所要求的具體細則，我們才能夠對本地區檔案建設的整體情況、未來走向、需要進一步努力的方向有整體的把握，有的放矢地制定本地區的檔案業務規范，對相關領域、行業、單位進行針對性較強的指導，才能夠做到目標清晰，事半而功倍。尤其當下業務指導口的人手少，工作量大，很多時候不可能面面俱到，因此，具備較強的業務能力，在宏觀和全局上能夠對檔案工作有整體的把握對提高工作成效意義重大。從微觀上來說，檔案局作為本行政區域的業務指導者和牽頭者，對本區域內的機關、企事業單位檔案工作的指導責無旁貸，也只有做到事事走在其他單位檔案工作人員的前面，才能履行好自己的職責，解決好其他單位檔案工作上的問題，提升本區域內檔案工作整體水平。

經濟社會不斷發展，檔案工作信息化水平不斷提高，檔案的門類五花八門，檔案的專業性愈來愈強，新的檔案管理技術更是層出不窮，即時的充電學習對我們檔案業務指導人員的重要性不言而喻。但當下一些人思想懈怠，認為檔案工作在市場經濟中的地位較低，工作積極性不強，滿足于既有的制度和知識，得過且過，對新的規章制度以及《檔案法》中相關規定吃不透，指導工作時力不從心；對新的技術有排斥心理，應用能力僅僅局限于低端的文字處理，對數據庫、圖形圖像處理、CAD、CAM 等相關軟件與技術，知之甚少。檔案工作的特性決定了它不同于其他工作，不可能轟轟烈烈、立竿見影，但做好檔案工作卻功在千秋，它不僅為經濟建設保留了珍貴的、可供參考的資源信息，也為后人留下了寶貴的歷史記憶、憑證和足跡。為此，我們檔案工作人員應主動扛起肩上的使命責任，不懈怠不放松，經常思考勇于實踐，在學習中提高，在實踐中總結，才能適應新形勢下檔案建設的要求，履行自己應盡的職責。

二、加強業務指導日常聯系，加大問題交流反饋的聯動性

現今，檔案工作在很多單位中處于弱勢地位是不爭的事實，單位人手有限、沒有配備專職的檔案人員、負責檔案的臨時人員經常變動，也是普遍現象，這些都給檔案業務指導工作的連續性造成了很大困難。故而檔案業務指導科作為地區檔案業務指導工作的牽頭者，應當加強平時的業務指導，勤跑動，多聯系，及時了解各個單位檔案工作的薄弱所在，及時跟進那些檔案新手，通過集中進行業務培訓以及個別交流工作，讓他們盡快熟悉基本的檔案業務技能，使得這些單位的檔案建設不斷檔。誠然當我們在加強聯系的過程中，會遇到許多困難，筆者覺得檔案人只要有鉆勁，就能排除困難，解決問題。譬如，我們在為某一條線單位指導檔案工作時，發現該條線部門規定的檔案歸檔整理辦法與我們檔案部門的規定有出入，這時就首先需要我們具備該條線部門應有的基礎知識，“鉆”進去，弄清兩種方法的共性與差別；其次結合統籌檔案整理知識，總結出一套最適合于該單位的檔案整理方法。再譬如，一些單位在檔案庫房的搬遷時，很容易造成檔案資料的丟失損毀，這時，檔案人員就得想在前面，眼疾手快，及時聯系，提前介入檔案資料轉移，保存好珍貴的檔案資料。

以上種種都是講我們在平時工作中與各單位之間縱向的積極聯系和前瞻性的溝通。其實，在日常指導工作中還不乏以下這樣的問題：比如，在電子文件歸檔管理過程中，所安裝的軟件系統與原有的密鑰不兼容，一經發現這樣的問題，我們應該充分利用網絡資源或集中培訓的機會，將上述問題分享講解，讓大家配套安裝相應的軟件和密鑰，以免造成軟硬件不兼容的問題，同時，及時向上級部門匯報問題所在，實現問題交流的縱向匯報和橫向交流，即時有效地防止問題的進一步擴大，有效解決力所能及的困難和問題。

三、創新傳統業務指導方式，調動檔案工作人員的積極性

傳統的檔案業務指導是以面對面、手把手的方式一對一地進行指導服務，這種指導方式工作量大，時間比較分散，加之較少有單位配備專職檔案人員，配有臨時檔案人員的單位人員變動又快，最后取得的效果并不明顯。目前我局在保持部分傳統指導模式的基礎上，采用多種方式相互配合進行綜合指導。一是充分利用集中培訓加強檔案業務指導工作。每年計劃安排檔案人員集中培訓學習，將新的業務知識進行講解，同時把當年的業務工作任務進行分配。二是通過組織觀摩先進檔案工作單位促進學習提高。每年不定期牽頭組織檔案建設較為落后的單位去檔案工作好的單位進行觀摩學習，通過現場感受，讓各單位的檔案人員看到差距，尋找問題，查漏補缺。三是運用現代化手段擴充指導形式。通過建立市內檔案人員QQ 工作群，將涉及到業務的信息、資料上傳到群里，共享相關的業務知識，同時，利用QQ 群及時在線解答檔案人員遇到的問題，讓群里的檔案人員共享問題的解決辦法，提高經驗交流的效率。

要進一步做好新時期檔案業務指導工作，則要與時俱進地改變原先的工作方法。筆者覺得在現下檔案工作中，檔案工作的落實靠人，檔案工作的提高靠人的主動作為，檔案工作的內在驅動力靠的是人想干事兒。因此，在檔案業務指導工作中不僅僅要注重檔案工作指導上的“勤”，更要注重在如何提高各單位檔案人員積極性上的“變”，充分發揮好檔案局作為牽頭單位的職能，“種好梧桐樹，引得鳳來巢”——整合資源搭建平臺，定期搞好“檔案業務能力大練兵”活動，邀請分管檔案工作的市領導蒞臨指導，規定各單位分管檔案的領導為領隊，各單位的檔案工作人員（不論是專職還是兼職）為選手參加活動，活動中設置的比賽項目可涉及諸如額定時間內規整檔案資料等項目。以活動的形式變縱向的傳統指導為立體的聯合互動，充分調動各單位檔案人員的內在積極性，驅動他們練就過硬本領，使廣大檔案工作人員形成合力，共同提高本地區檔案工作的整體水平。這樣的指導形式和辦法既不花費太多人力物力，又可達到助力推進的效果，不失為檔案業務指導工作方式方法創新思考的方向。