新時期如何加強司法行政檔案管理

程 沭

（宿遷市司法局，江蘇宿遷，223800）

司法行政檔案是國家檔案的重要組成部分，是司法行政系統的寶貴財富，也是維護司法行政歷史真實面貌的重要工作。隨著司法行政事業的不斷發展，司法行政檔案的內容、類別、整理方式、方法都產生了巨大變化。司法行政檔案作為司法行政系統一項寶貴的財富，已不再是簡單的資料收集與保管，它已經成為充分發揮司法行政在全面推進依法治國中一項不可缺少的基礎性工作，如何在新形勢新任務新要求下管理好司法行政系統各項工作中產生的司法行政檔案，使司法行政檔案為依法治國作出積極貢獻，是我們目前司法行政人迫切要做的工作。

一、新中國成立后司法行政檔案歷史概況

新中國成立后，1949年設立中央人民政府司法部。1954年改稱為中華人民共和國司法部。1959年撤銷司法部，原司法部主管的工作由最高人民法院管理。1979年為加強司法行政工作，重建司法部直至現在。

1949年至1959年，司法行政部門的檔案作為國家檔案資源已全部移交到當地國家綜合檔案館，以撤銷單位獨立全宗保存。1959年至1979年，司法行政主管的業務并入法院，形成的檔案納入到法院全宗內管理。1979年重建司法部以來，我國司法行政檔案根據《檔案法》和有關檔案管理規定，以政府系列司法行政獨立全宗歸檔，保存在各級國家綜合檔案館。近年來國家、省、市、縣（區）、鄉鎮的司法行政單位永久和長期保管的檔案，按規定向同級地方國家綜合檔案館移交。列為永久保存的勞改罪犯檔案，在刑滿后50年向國家地方綜合檔案館移交。目前各級司法行政單位保管了《檔案法》規定期限內的各類司法行政檔案。

二、司法行政檔案類別

1979年以來，隨著我國民主與法制建設的發展，中斷了20年的司法行政工作得以恢復、重建。在黨中央、國務院和各級地方黨委、政府的領導下，經過全國司法行政干警職工的不懈努力，司法行政工作迅速發展，道路越走越寬廣，職能越來越豐富，積累的司法行政檔案門類也越來越多。

1.1993 年司法行政檔案類別

1993年以前，各省、市自行制定司法行政檔案管理辦法，司法行政檔案沒有統一標準、統一規定、統一格式，各行其是、各自為政。1993年4月16日，司 法 部 下 發 了《關于司法行政檔案工作暫行規定》，明確了司法行政檔案的內涵、機構、人員和職責。司法行政檔案是指在司法行政工作中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。司法行政檔案分為文書檔案、專業檔案（勞改罪犯和勞教人員檔案、公證檔案、律師業務檔案、鄉鎮法律服務業務檔案、財會檔案、科技檔案、教學檔案、新聞書稿檔案、基建檔案等）和聲像檔案，當時的司法行政檔案類別已涵蓋了司法行政工作職能的所有內容。

2.目前司法行政檔案的類別

目前司法部的職能是主管全國司法行政工作的國務院組成部門。根據現在司法行政部門的職能，司法行政檔案類別比以往增加了設備檔案、實物檔案；業務檔案增加了監獄管理檔案、戒毒管理檔案、社區矯正檔案、法律援助檔案、法制宣傳檔案、司法考試檔案、司法鑒定檔案、司法外事檔案、信訪檔案、紀檢組監察檔案和圖書資料等。隨著時代的發展，司法行政職能發生了巨大變化，原有的檔案類別已不能涵蓋當前司法行政檔案類別的內容，也有職能從司法行政中退出。如：2013年，《中共中央關于全面深化改革若干重大問題的決定》發布，提出“廢止勞動教養制度，完善對違法犯罪行為的懲治和矯正法律，健全社區矯正制度。”勞動教養這一職能已從司法行政職能中退出，勞動教養廢止之日，就是勞動教養檔案廢止之時，勞動教養檔案已不在司法行政檔案類別中，它已走出歷史舞臺將永久存封于各地國家綜合檔案館。

三、司法行政檔案類別管理

司法行政檔案各種類別參照的管理辦法：一是公證檔案執行1988年發布的《公證文件立卷歸檔和管理辦法》《公證檔案管理辦法》。二是律師業務檔案執行1991年頒布《律師業務檔案管理辦法》。三是鄉鎮、城市街道法律服務所的業務檔案執行《鄉鎮法律服務所業務檔案管理辦法》和《律師業務檔案管理辦法》。四是部屬院校檔案執行《普通高等學校檔案管理辦法》。五是文書檔案、財會檔案、基建檔案、科技檔案、書稿檔案、新聞宣傳檔案等執行國家檔案局的有關規定。六是已廢止的《勞改罪犯和勞教人員檔案管理暫行規定》。

目前司法行政檔案管理工作用上世紀90年代的規定已越來越不能適應當前的新形勢、新任務、新要求。《檔案法》以及國家檔案局、教育部、財政部等有關的檔案管理規定為了適應社會的進步、時代的發展也幾經修改，司法行政檔案的管理辦法立、改、廢已迫在眉睫。

四、司法行政檔案管理的一些建議

十八屆四中全會首度以“依法治國”作為全會主題，依法治國、依法行政要求司法行政工作要依法，檔案管理要依法。司法行政檔案工作還存在一些與新時代不相適應的地方，司法行政檔案綜合管理如何與時俱進，突破傳統思維和工作模式，進而增強檔案管理工作的前瞻性，是司法行政機關必須思考的全新內容。

一是提高司法行政人對檔案重要性的認識。司法行政檔案的管理在一定程度上受到對檔案認識的制約。我們在從事司法行政工作中，需要回顧過去、了解情況、借鑒經驗、核對事實、掌握史料、維護權益等等。例如：近期我們編寫《司法行政志》需要查找大量的檔案資料，書到用時方恨少，這時才知道保存一個單位完整的檔案資料是何等重要。很多情況下，人們沒有充分認識到檔案對自己的作用、對單位的作用、對社會的作用，司法行政檔案在維護權益、解決民生、保障社會穩定的作用沒有擺上應有的位置，檔案和檔案工作的重要性沒有得到應有的重視。司法行政人要切實重視檔案工作，積極發揮司法行政檔案維護社會穩定和發展、推進和諧社會建設的獨特作用；充分認識檔案工作是“功在當代、利在千秋”，真正把它作為不可再生的資源來保護和利用開發。

二是加強對司法行政檔案依法管理。司法行政系統要按照《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》等法律法規來管理司法行政檔案。要依法收集、整理、歸檔、移交、保管、利用檔案，依法設定機構、人員、職責。依法處理損毀、丟失或者擅自銷毀屬于國家所有檔案，擅自提供、抄錄、公布屬于國家所有的檔案，涂改、偽造檔案，出賣屬于國家所有檔案，倒賣檔案牟利或者私自將檔案賣給外國人，攜運禁止出境的檔案及其復制件出境，檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失等違法行為。依法為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力等方面保障。

三是做好有關檔案規章制度的廢、改、立工作。及時廢止有關不適時宜的規定，如《勞改罪犯和勞教人員檔案管理暫行規定》。適應新形勢要求，重新修訂下發《司法行政檔案管理規定》，出臺或修改相關司法行政新業務檔案管理辦法。

四是調整歸檔范圍和保管期限。隨著改革的推進和深化，一些檔案的價值也會發生變化，應及時地修改、調整司法行政的文件歸檔范圍和保管期限表。如1988年發布的《公證文件立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》規定，公證檔案的保管期限為永久、長期和短期三種；2006年國家檔案局發布的8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》第六條：機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

五是加大檔案信息化建設。現代社會快速發展，計算機應用已擴展到各行各業，社會信息需求日趨復雜，時效性要求越來越高，傳統的司法行政檔案信息服務已無法滿足網絡時代的社會需求。為此，要抓緊建立司法行政檔案數據庫，實現檔案信息資源共享，加快推動司法行政檔案現代化管理進程。

六是強化司法行政檔案服務功能。檔案利用是檔案工作的出發點和目的所在，而檔案服務則是檔案利用的主要途徑。司法行政檔案工作要秉承“記錄歷史、服務現實、著眼未來”的理念，堅持服務為先，創新服務方式，拓展服務功能，主動為依法治國服務，為經濟建設發展服務，為維護合法權益服務，為改善民生服務，為政務公開服務，為司法行政工作服務。

七是統一制定司法行政各類業務檔案案卷格式。加強司法行政檔案的標準化、規范化、科學化管理，提高案卷質量。參照中華人民共和國國家標準GB/T 9705—88文書檔案案卷格式等，制定司法行政檔案案卷格式標準和其它檔案標準，并使用無酸卷皮卷盒。