大學生心理檔案信息化建設研究

錢春霞 顧瑋瑋

（1.南京信息工程大學心理健康教育與研究中心，江蘇南京，210044;2.南京軍區(qū)空軍司令部直屬工作處，江蘇南京，210018）

大學生心理檔案是大學生心理測評、心理咨詢、自我心理探索的歷史記錄。建立大學生心理檔案，有助于快速準確發(fā)現(xiàn)心理問題學生，及時進行危機干預和心理輔導，同時可為高校開展心理健康教育提供有針對性的指導，并為學生的自我成長提供依據(jù)。2004年教育部發(fā)文要求高校重視大學生心理檔案建設工作，近十年來，大學生心理健康檔案建設工作得到了迅速推進。伴隨著計算機及網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展，大學生心理檔案進入信息化管理時代，已經(jīng)成為一種趨勢。以江蘇省五個心理健康教育示范基地之一的江寧基地所屬22 所高校為例，至2014年為止，所有高校都已經(jīng)使用網(wǎng)絡版大學生心理檔案管理系統(tǒng)。

一、大學生心理檔案信息化建設的歷程

大學生心理檔案信息化歷程大致經(jīng)歷了兩個階段：第一階段是上個世紀90年代到2004年的早期發(fā)展階段。根據(jù)文獻查詢，1993年北京理工大學最早開展此類研發(fā)。在隨后的十年間，部分高校具有心理學背景和計算機學背景的科研人員，基于編程技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、圖形技術(shù)和加密技術(shù)等，自主研發(fā)了各種大學生心理檔案管理系統(tǒng)軟件。這一階段的研發(fā)致力于解決傳統(tǒng)的紙筆心理測試存在的耗時、費力、統(tǒng)計結(jié)果準確性低及信息反饋滯后等缺陷，故而研發(fā)內(nèi)容集中于如何整合多量表心理測試和進行數(shù)據(jù)校正，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)快速收集信息及導出準確的測量結(jié)果。此階段開發(fā)的大學生心理檔案管理系統(tǒng)，打開了大學生心理檔案建設的新視野，使高校心理健康的工作理念順應網(wǎng)絡時代的變革，產(chǎn)生了變化。但受限于技術(shù)發(fā)展的制約，這些系統(tǒng)一般只能處理大學生心理健康普查及其信息的收集及分析，并且所用量表有限，一般采用《明尼蘇達多項人格量表》（MMPI）和癥狀自評量表（SCL-90）［1］，無法滿足大學生心理工作中的復雜需求。

第二階段是2004年至今。2004年教育部發(fā)文后，市場對此反應迅速，以專業(yè)軟件公司為研發(fā)主體，開發(fā)出具備專業(yè)性、系統(tǒng)性、全面性的綜合管理軟件，適應了高校心理健康工作的多種需求。十年來，各級各類高校紛紛引進檔案管理軟件，大大提高了大學生心理檔案的工作效率。綜合性心理檔案軟件系統(tǒng)相比于各高校自主研發(fā)的系統(tǒng)優(yōu)勢明顯，極大擴展了系統(tǒng)的各模塊功能，不僅僅局限于幾個心理量表，而是形成了包含數(shù)十至上百個心理量表的測評與檔案管理、心理咨詢、心理網(wǎng)站建設的綜合性心理檔案軟件系統(tǒng)。該類系統(tǒng)軟件由學校出資購買，售出公司免費安裝調(diào)試、故障處理、模塊更新、常模更新及軟件升級等。此階段高校心理檔案工作逐漸進入全面信息化建設時代，其工作模式發(fā)生了根本性的變革。

二、大學生心理檔案信息化建設的影響

信息化背景下的大學生心理檔案建設，從以往的重檔案實體建立，輕檔案信息管理和利用的狀態(tài)，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楦匾晫n案信息資源進行分析、管理和為師生提供服務的格局。大學生心理檔案信息化建設是網(wǎng)絡環(huán)境下集成化服務理念的應用，通過資源、服務的集成，將日益增加的信息用戶和快速產(chǎn)生的檔案信息進行高度集成和優(yōu)化，能夠最大限度地節(jié)約資源和滿足用戶的信息需求，達到服務集約化的目的［2］。大學生心理檔案信息化對實際工作產(chǎn)生了如下影響。

1.改變了大學生心理檔案的構(gòu)建模式

以大學生心理檔案管理系統(tǒng)為平臺，高校構(gòu)建大學生心理健康檔案的模式發(fā)生了根本性的改變。高校心理健康機構(gòu)組織學生參加大規(guī)模心理普查或個人心理自測，不再依賴于傳統(tǒng)集中紙筆測試，而是通過網(wǎng)絡，集中或分散測試，由計算機對收集到的數(shù)據(jù)自動進行統(tǒng)計分析，并以電子文檔、報表、圖形等方式輸出學生心理健康信息。此種建檔方式很大程度上解決了以往紙筆測試使用量表單一、操作效率低、覆蓋面小、投入成本大的缺點，使得建檔過程大為簡化，數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確性顯著提升，信息反饋時限縮短。

通過心理咨詢來收集學生心理健康資料是大學生心理健康檔案建設的重要內(nèi)容，而在人工建檔背景下，對心理咨詢中所獲得的個案資料的保存、歸類及查詢非常繁瑣且難以操作。這個問題，在大學生心理檔案管理系統(tǒng)中的心理咨詢版塊，得到了較好的解決。線上咨詢、線下咨詢有機結(jié)合，線上咨詢記錄可實時在數(shù)據(jù)庫中進行保存，線下咨詢記錄根據(jù)學號錄入每個學生檔案中，從而實現(xiàn)動態(tài)更新學生個人的檔案信息。通過學號查詢或者類別查詢、條件查詢，可以迅速檢索、篩查單個學生或者某類學生的心理健康信息。目前針對智能手機的普及，某些高校已經(jīng)開始使用心理檔案手機客戶端，使得檔案資料的錄入和查詢更為便捷。

2.推動大學生心理檔案由靜態(tài)管理向動態(tài)管理轉(zhuǎn)變

大學生是在不斷成長變化的個體，大學生的心理健康檔案管理也應該成為動態(tài)的管理系統(tǒng)，即科學的大學生心理檔案應該是從其建立后不斷地隨著學生的成長而增加相應的內(nèi)容。以往紙質(zhì)檔案時代，動態(tài)管理心理檔案工作量巨大且很困難，造成大學生心理檔案管理內(nèi)容極其單一，重新生入學時的心理普查，輕后續(xù)四年的成長反饋，重心理測試結(jié)果，輕背景信息收集。單一的檔案內(nèi)容往往使大學生心理檔案陷入固化狀態(tài)，成為“死檔案”。隨著大學生心理檔案信息化的推進，這一僵局得以打破，動態(tài)管理的要求變得可行且便捷。通過計算機網(wǎng)絡，既可以針對某個學生個體，在其目錄下增加與其心理動態(tài)相關(guān)的信息；也可以針對某類群體，多次進行普測，統(tǒng)計分析前后的差異。動態(tài)管理為學校制定相關(guān)的心理健康教育方針政策，提供了更準確詳實的依據(jù)。

3.提升了大學生心理檔案的可利用性

長期以來，大學生心理健康檔案在實際操作中，重資料保存，輕信息利用，保密工作做得很好，卻忽略了其信息的育人價值。一方面原因是檔案收集的信息量比較少，并且很少隨著學生的成長而做出同步的更新，缺乏準確性和有效性；另外一方面，缺少快速便捷的檢索、查詢工具。

在信息化背景下，通過信息反饋機制來整合作為保密資料的心理檔案與作為反饋信息的心理檔案二者之間的矛盾［3］。心理檔案軟件充當了信息反饋儀的角色，心理健康教師、輔導員、其他教師、學生等檔案使用者是信息反饋的主體，學生心理、行為的改善是信息反饋的客體，收集來的學生心理健康資料是信息反饋的中介。在遵循心理檔案保密原則的要求下，通過信息技術(shù)，針對不同檔案使用主體，賦予不同級別的查詢權(quán)限，有條件地開放檔案信息。檔案使用主體通過網(wǎng)絡申請，獲得審批后，可在權(quán)限內(nèi)查詢相關(guān)內(nèi)容。檔案使用主體需要把檔案的利用情況，比如研究結(jié)果、檔案利用效果或者學生的自我調(diào)整情況，作為反饋的客體信息，再次返回到檔案庫，并成為下一次信息反饋的中介內(nèi)容。通過信息反饋機制，不斷循環(huán)累積，逐步提升大學生心理檔案的利用價值。

三、大學生心理檔案信息化建設存在的問題及解決策略

隨著大學生心理檔案信息化進程的加快，在檔案的建立、管理及利用環(huán)節(jié)，其工作模式都出現(xiàn)了較大變化，顯著提升了工作效率。但是，受制于模塊利用不均衡、建檔程序不規(guī)范、規(guī)章制度不完善、高校內(nèi)各部門間協(xié)作不到位等多種因素，大學生心理檔案信息化建設需要關(guān)注以下幾個問題。

1.存在的問題

（1）模塊利用不平衡，過度依賴病態(tài)心理普查

目前高校心理檔案系統(tǒng)大都提供了心理普查、心理網(wǎng)站、心理咨詢、檔案查詢等多模塊服務，但在實際工作中，大部分高校過度依賴心理普查模塊，其他模塊的利用率不高，這在某種程度上弱化了心理檔案的應用價值。此外，過度依賴心理普查或單次心理測試結(jié)果，導致學生心理檔案信息源缺乏完整性和準確性。目前心理普查使用頻率較高的量表為癥狀自評量表（SCL- 90），該量表更適合在精神障礙和心理疾病人群中使用。因其過于偏重病理參考價值，卻忽視了學生的心理常態(tài)價值［4］，已被學界廣為詬病。

（2）建檔程序不規(guī)范

在信息化背景下，高校通過網(wǎng)絡集體施測，可以在短時間內(nèi)對大量的學生開展心理普查。此種做法，雖然提高了工作效率，但是由于同時間參與普查的人員眾多，心理教師人手不足，難以照顧周全。部分學生不按規(guī)范答題，隨意答題、他人替答等現(xiàn)象時有發(fā)生，導致檔案信息不真實。為彌補專業(yè)教師缺乏的問題，不少高校將心理普查工作交給了不具備心理學、測量學背景的班主任、輔導員來操作，不規(guī)范的程序也導致了心理建檔缺乏專業(yè)性。

（3）規(guī)章制度不完善

大學生心理檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)模逐年提升，其重要性日益顯現(xiàn)，在檔案建構(gòu)、管理和利用環(huán)節(jié)都需要完善的制度加以規(guī)范。然而當前高校的心理檔案制度建設未能及時跟進，無論是檔案管理部門，還是心理健康教育部門都沒有明確的心理檔案工作規(guī)范［5］。當涉及學生個人隱私的心理檔案變得觸手可及，不僅學生個人希望獲知自己的相關(guān)信息，心理健康教師、學校其他管理者、某些科研工作者也都希望能更好地使用如此大規(guī)模的數(shù)據(jù)。什么人可以使用檔案，不同的人使用檔案的權(quán)限是什么？對學生個人，是真實的、全面地呈現(xiàn)檔案，還是有選擇地、有修飾地呈現(xiàn)檔案？關(guān)于此類問題，目前實際操作中的主觀隨意性很強，缺少統(tǒng)一衡量的尺度和參照標準，往往造成濫用、誤用檔案的嚴重后果。此外，對從業(yè)人員的素質(zhì)要求，不同檔案主體責、權(quán)、利的規(guī)范等，都沒有形成完善的規(guī)定。

（4）資源整合難度大

建立學生心理檔案是為了促進學生的成長成才，提升高校教育工作的專業(yè)化水平。因此，這個工作就不僅僅是高校心理健康工作的內(nèi)容，也應成為學生教育管理中的重要內(nèi)容。大學生的心理檔案涉及的內(nèi)容繁雜，如：家庭背景、經(jīng)濟狀況、打工經(jīng)歷、智力、人格特征、學業(yè)成績、興趣愛好、健康狀況等等，這些信息往往散落在高校內(nèi)各類管理體系中，如學生管理體系、教務管理體系及醫(yī)療部門衛(wèi)生管理體系等。要想建立完整、準確的心理檔案庫，需要各部門之間的協(xié)同配合，但由于部門之間崗位職責差異，協(xié)調(diào)配合不到位等因素，學生信息難以做到便捷地資源互通，使得學生心理檔案可能在建立之初就存在先天不足，而后期維護、更新往往也存在信息不全面，更新不及時等問題。

2.解決策略

（1）以科學的態(tài)度理解和重視大學生心理檔案工作

重視建立大學生心理檔案，前提是對大學生心理檔案具備專業(yè)性的理解，明確學生心理是不斷發(fā)展變化的動態(tài)過程，不可簡單地將心理檔案理解為新生入學后進行的心理普查，更不可將心理測驗作為心理檔案信息的唯一來源。依托于大學生心理檔案系統(tǒng)模塊化的優(yōu)勢，未來可采用階段性、多量表測驗，結(jié)合心理咨詢、學生管理各部門信息反饋及學生個人自我反饋、學生家長反饋等方式，建立大學生心理檔案信息庫。同時鼓勵師生關(guān)注并使用心理檔案系統(tǒng)，將心理檔案與學生干部選拔、就業(yè)推薦、貧困學生資助、創(chuàng)業(yè)項目支持等各項學生工作有機結(jié)合，從而提升檔案利用率，變檔案的“重藏”為“重用”。

（2）加強心理輔導員的專業(yè)培訓

目前高校普遍建立了學校—院系—班級三級心理防御體系，在院系層面上一般會安排一位輔導員作為本院系的心理健康聯(lián)系老師。對心理輔導員開展專業(yè)培訓已經(jīng)成為當前高校心理健康教育工作中的重要內(nèi)容。在信息化時代，心理輔導員必須學會檔案系統(tǒng)軟件的應用、管理和維護；明確通過檔案系統(tǒng)開展網(wǎng)絡心理普查的注意點；在自身權(quán)利范圍內(nèi)，謹慎使用檔案信息。

（3）完善各環(huán)節(jié)規(guī)章制度

在信息化提供了更加便捷的工作條件下，必須有一套完整的管理制度和監(jiān)督制度來保障心理檔案的規(guī)范運行。在建立數(shù)據(jù)庫時，必須明確需要收集哪些信息，及提供信息的各相關(guān)部門需要承擔的責任和權(quán)力；在檔案的管理環(huán)節(jié)，明確檔案后續(xù)跟蹤記錄的操作要求，防止檔案變成死檔案；在檔案的利用環(huán)節(jié)，注重保護學生個人隱私，明確不同人群查詢檔案的權(quán)限標準，明確心理教師在提供給學生相關(guān)分析報告的時候遣詞措句的規(guī)范，要避免對學生形成偏向性引導。針對科研人員需要使用學生個人心理檔案時，需要征得學生本人同意，并且在公開出版時需要匿名進行。

（4）建立學生心理健康教育大體系

心理健康工作的未來趨勢是建立整合各種信息和人力資源的高校心理健康教育服務大體系，需要高校心理健康教育部門、高校學生工作管理部門、教務教學管理部門及醫(yī)療部門等多部門之間通力合作，資源互通，形成大的工作系統(tǒng)。因此，大學生心理檔案工作必須得到高校領導層的重視和支持，在組織層面上，成立領導工作小組，統(tǒng)籌管理，協(xié)調(diào)部門間利益關(guān)系；在制度層面上，制定詳細的規(guī)章制度，規(guī)范各部門的責任義務，規(guī)范信息流通程序，促進部門間有效合作；在技術(shù)層面上，充分利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，依托大學生心理檔案管理系統(tǒng)，整合多部門信息資源，搭建多部門之間信息快速反饋的平臺。

綜上所述，在信息化的大趨勢下，高校心理健康工作理念要進一步專業(yè)化，提升心理工作者檔案信息化辦公能力，對心理檔案的建立、管理及利用環(huán)節(jié)建立明確的規(guī)范，提升師生對檔案的利用率，使大學生心理檔案真正發(fā)揮其在學生成長成才中的重要作用，為高校素質(zhì)教育提供更大參考價值。

［1］時松和.大學生心理檔案計算機管理系統(tǒng)的研究與應用［J］.河南醫(yī)科大學學報，1998（12）：29-32.

［2］閆麗俠.網(wǎng)絡環(huán)境下大學生心理檔案集成化服務研究［J］.長春師范學院學報，2013（4）：189-191.

［3］曾澤鑫溫義媛.大學生心理檔案管理系統(tǒng)中的信息反饋機制研究［J］.廣西教育學院學報，2007（6）：19-21.

［4］李勇.高校心理檔案的價值制約性及責權(quán)分配對策［J］.蘭臺世界，2011（11）：31-32.

［5］李開平周斌.高校心理檔案研究工作中存在的問題與對策［J］.檔案與建設，2012（8:）：23-24.