集中管理 數紙互備——全力開創稅收檔案工作新局面

孫 斌1 陳建華2

（1.國家稅務總局稅務干部進修學院，江蘇揚州，225007；2.揚州市地方稅務局，江蘇揚州，225012）

遵循科學規范、安全集中、簡便實用的原則，江蘇省揚州地稅局通過理念創新、機制創新，把稅收檔案管理改革作為稅源專業化管理改革的一個有機組成部分，積極探索稅收檔案“集中管理、數紙互備、分級查閱”新模式，全力構建集中統一、規范高效的檔案管理工作平臺，取得了顯著成效，并在省檔案局行政執法檢查中得到充分肯定。

一、深化改革，推行檔案集中管理

1. 整合職能建立機構。稅收檔案的專業化管理，是稅源專業化管理的必然要求，是稅源專業化改革的一個重要環節。2013年，揚州地稅局將原來分散在各個部門和單位的檔案管理職能，進行了有效整合，成立了檔案管理中心。各縣（市、區）局均成立了相應機構，配備了專門檔案人員，劃撥了檔案庫房，添置了硬件設施。

2. 全面明確職責分工。稅收征管資料由各基層征管單位明確專門人員負責收集、整理、錄入、移交：納服局負責收集、影印前臺受理的紙質資料，管理分局負責收集、影印基礎管理及調查核實類形成的資料，風險應對局負責收集、影印中等風險應對形成的業務資料，稽查局負責高等風險應對形成的資料；機關各處室將各自的業務資料和重大活動檔案資料集中整理，統一移交；檔案管理中心負責各單位檔案資料的接受、校驗、編號、歸檔、保管，數字檔案按“一戶式”歸檔，紙質檔案按事項流水歸檔，實現了各類稅收檔案的統一管理、分級應用、規范一致。

3. 夯實檔案制度建設。按照全新的稅收征管流程，制訂出臺了《檔案管理辦法（試行）》《稅收征管檔案采集管理辦法（試行）》《檔案借閱利用制度》等，將各類涉稅資料設為四級目錄，共13 個大類，80個事項，212個子事項。

4. 規范資料傳遞流程。對稅收征管資料的收集、整理、錄入、移交、歸檔、保管、調閱等過程，制定出科學規范、系統完整、簡便實用的管理流程。結合稅收征管大集中系統，嚴格稅收資料傳遞手續，建立資料傳遞清冊和傳遞清單，清冊實行按月裝訂，用于備查防止資料遺失。涉稅管理事項涉及不同部門和單位的，按照“誰受理，誰影印”的原則，由受理單位進行影印、移交。檔案管理中心接收時，對檔案資料的完整性進行檢查，并按事項對紙質資料與數字資料一致性進行逐一校驗。

5. 細化檔案考核責任。強化責任是搞好稅收征管檔案管理工作的保障。將資料收集、整理、錄入、歸檔等工作，與崗位責任考核掛鉤，列入個人績效管理，通過應完成量和實際移交量等量化數據進行定期通報考核，加強溝通，明確職責，形成有機的相互制約又相互協調、相互促進的管理鏈條，促使征管資料收齊無漏，及時歸檔。

二、嚴把四關，確保檔案資料質量

1. 把好硬件關，管理保質量。數字檔案方面，專門配備兩臺服務器，分別部署電子檔案管理系統和檔案數據庫，確保電子檔案的錄入、查詢高效有序。紙質檔案方面，將五樓整層（536 平方米）分配給檔案中心使用，做到辦公、借閱、庫房三分開，并按檔案保管的特殊性要求改造了檔案庫房和閱檔室，配置了98 組密集架，可存放檔案9萬多盒。同時，為檔案庫房配備了庫房專用空調、滅火器、監控器等設備，庫房建設符合“八防”要求。

2. 把好提醒關，預警保質量。首先，建立與業務處室的聯動機制。與業務處室掛鉤聯系，掌握業務工作進度，把握工作結束時間節點，階段性工作結束后，及時向檔案采集單位發出檔案移交提醒。其次，建立征管檔案采集表跟蹤機制。依據檔案采集表列舉的工作事項，按照各工作事項的特點，及時跟蹤正常業務工作完成時點，提醒采集單位移交。第三，建立移交單位回訪機制。每周與各采集單位進行溝通了解，掌握工作進展情況，提醒檔案及時移交。

3. 把好對接關，協調保質量。首先，加強對接，納服局是征管檔案資料的重要來源，每天保持工作對接，遇到問題及時解決。其次，做好與征管業務部門的對接，對征管業務和系統方面的問題，及時進行溝通協調。第三，不斷與市檔案局對接，保證檔案工作按規范開展。

4. 把好審核關，防控保質量。各部門移交資料時填寫檔案移交清單，檔案中心根據送達的移交清單，確定應歸檔戶數，按事項逐一比對，發現問題及時退回補正。校驗無誤后，在《移交清單》上簽名確認。資料收集齊全后，根據年度檔案目錄，對業務檔案進行分類、篩選和辨別，然后校驗立卷歸檔。

2013 年以來全市共完成稅收業務檔案資料387320個事項，歸檔上架24333 個檔案盒；數字檔案的數據量已經達到2.1T。

三、強化利用，深挖檔案內在價值

制定了稅收檔案借閱流程，規范稅收檔案查詢工作。鼓勵利用電子檔案，充分利用紙質檔案，對檔案系統中已有的資料，納稅人無需重復報送。

1. 稅務人員按權限查詢。基礎管理人員可以登錄電子檔案系統，依權限查閱本單位的電子檔案信息；風險應對人員可以查閱進入應對環節的納稅人所有電子檔案信息，無需審批。對于權限以外檔案的調閱、借閱，由查閱人通過電子檔案系統提交申請，檔案中心按規定賦予查閱權限。目前，為機關各單位提供征各類檔案資料580件次。

2. 外部人員依申請查詢。對于納稅人及其他外部人員的查閱要求，實施“前臺受理、內部流轉、前臺出件”的工作模式，即納稅人在辦稅服務廳提出檔案查詢申請，前臺稅務人員通過電子檔案系統，發起查閱流程，經審批后推送到檔案中心，檔案中心查閱后，復印件送至前臺。提高了服務效率。截至目前，查詢契稅現金完稅證、拆遷協議163 件次，解決了納稅人因遺失資料而不能辦理房產證的實際困難。