對我國檔案網站信息資源建設的思考

朱蘭蘭

（鄭州航空工業管理學院，河南鄭州，450015）

檔案網站信息資源是指經數字化加工或網絡收集來的，公布于檔案網站并傳輸的各類與檔案自身及檔案工作有關的信息，主要來源為館藏數字化檔案、機關企事業單位在數字環境下直接形成的電子文件、多方收集的與檔案有關的各種介質的信息。前兩者是檔案網站信息資源的主體來源，是支撐檔案網站的重要信息資源，后者是豐富、完善檔案網站信息資源的有力補充。檔案網站信息資源建設得益于國家政策的支持和檔案學術研究的發展，目前已有較大進展，但受新媒體、新技術的影響，仍有很多問題值得探討。

1 我國檔案網站信息資源建設的背景

在國家檔案信息化建設戰略的推動下，檔案數字化工作得以快速發展，其數字化成果成為檔案網站信息資源的重要來源。電子政務的推行產生了大量電子文件，成為檔案網站信息資源的另一主渠道。

全國檔案工作“十一五”規劃將檔案信息化建設置于突出位置，各級各類檔案部門紛紛響應。檔案網站建設重點在于內容的充實，即檔案信息資源建設。國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》也指出，檔案信息資源建設是檔案信息化的基礎和核心工作，是檔案網站建設的工作重心。

在此背景下，檔案數字化工作得到快速發展，大大加速了檔案信息資源建設，方便了用戶在檔案網站上快捷查詢、檢索和瀏覽檔案信息。這不僅提高了檔案管理效率，還創新了檔案管理模式，對檔案科學規范管理和可持續發展產生了積極的影響。

電子政務的普及使各級政府產生的電子文件數量急劇增長，為檔案網站提供了充足的信息資源，有力推動了檔案網站信息資源建設。同時，部分現行文件的查詢服務在檔案網站上得以實現，也促使檔案網站承擔起部分政府信息公開的職能，檔案網站自上世紀90年代后期開始成為電子政務的一個窗口，尤其在“十一五”期間取得長足進展。

2 對我國檔案網站信息資源建設的思考

與網站技術相比較，我國檔案網站信息資源建設整體比較落后，網站內容相對貧乏，訪問率、利用率較低。拋開用戶利用動機，主要原因是檔案網站信息資源不能引起用戶訪問興趣。與其他網站相比，訪問率高的網站不僅內容豐富有趣，而且更新速度快，能夠滿足用戶各種利用需求。而我國檔案網站上所提供的檔案信息資源目前多是目錄級數據，檔案全文很少，全文檔案資源在網站信息資源中所占比例低，且不同檔案網站的信息資源建設程度也不均衡，無法滿足檔案用戶的利用需求。因此，檔案網站信息資源建設要在遵循整體優化、國際化以及事由原則基礎上不斷拓展、完善、充實，使檔案網站信息資源更具特色，更方便用戶查詢、利用。

2.1 檔案網站信息資源建設應拓展資源范圍

傳統意義上認為檔案網站信息資源是檔案數字化的產物，其范圍僅涉及館藏數字化檔案、現行文件、特色檔案及編研成果［1］，這種認識有局限性，不能滿足用戶的合理利用需求，因而有必要以用戶需求為中心來拓展檔案網站信息資源范圍。這與實體檔案館為了豐富館藏、便于檔案的開發利用、更好地提供檔案服務而擴大各類型載體的檔案收集進館范圍的理念如出一轍。

檔案網站信息資源范圍的拓展要遵循圍繞用戶需求（顯性需求和隱性需求），服務于資源開發和利用的原則，結合不同類型檔案網站的實際而進行。其范圍除了館藏數字化檔案、電子文件，也包括與檔案有關的信息。

2.2 檔案網站信息資源建設應突出資源特色

檔案網站信息資源建設應注意突出資源特色，主要體現在以下幾個方面。

2.2.1 本源屬性

本源屬性主要是指檔案網站信息資源應體現出專業性：首先，檔案網站上的信息要能夠體現出檔案原始記錄性的本質屬性。檔案網站信息資源主體是檔案信息，主要來源于檔案機構的數字化檔案，其內容直接反映了國家機關企事業單位和個人保存備查的有價值的日常活動記錄，是原生態的信息，可信度高。其次，檔案網站上應設有大量的與檔案有關的、經過篩選加工并具備檢索功能的檔案信息數據庫。此外，檔案網站信息資源也要能夠反映出地域特色，即本區域獨特的風土人情、傳統習俗、名人軼事、名勝古跡等。

2.2.2 真實準確

檔案網站信息資源的真實性不僅表現為檔案信息內容的真實性，還表現為信息源的真實可靠。檔案機構是檔案管理的主體，是社會記憶的官方保存者，具有較高的權威性，同時它也是檔案網站信息的提供者和發布者，即信息源，所以用戶自然認為檔案網站信息資源的來源與內容是真實準確的。例如，國家檔案局網站從2014年7月3日開始陸續公布45 名日本戰犯的侵華罪行親筆供詞檔案，每天公布一人，分45天完成。其中，首先公布的在沈陽審判的戰犯鈴木啟久的筆供原文檔案共有38頁，當時的筆供中文譯文檔案共有33 頁［2］，檔案中明確記錄了鈴木啟久自己殺害5000 多名中國軍民、引誘婦女做慰安婦，命令士兵散布霍亂菌、將孕婦剖腹、制造無人區等罪行。這些戰犯的親筆供詞檔案形成于1951 年至1956 年期間，是當時最高人民檢察院對在押的日本侵華戰犯的罪行進行調查，并會同有關機關進行起訴、審判準備的材料。這些發布在國家級檔案網站上的戰犯供詞檔案，記錄了日本侵華期間犯下的反人道、反人類、反文明的暴行，是令人信服、無可辯駁的鐵證。

2.2.3 集成優化

檔案網站為用戶提供檔案信息服務，僅真實準確還遠遠不夠，因為檔案信息的系統完整程度受其本身的分散性影響較大，分散不利于對其全面開發利用，應通過技術手段進行集成優化［3］，提供給用戶高質量的檔案信息。所以，檔案網站信息資源應是運用各種采集和組織技術手段處理后形成的系統化、集成化的檔案信息。

2.3 檔案網站信息資源建設應遵循的原則

2.3.1 整體優化原則

整體優化原則，是指檔案網站信息資源建設在形式設計上應以面向用戶、強化交互、形式與功能平衡、科學與藝術相結合為原則來進行；內容篩選上應遵循檔案的客觀性與系統性、目的性與方便性、熱點和動態性等原則。

（1）信息資源的形式優化

檔案網站信息資源建設要有以用戶為中心。從網站外觀設計來看，其呈現出的信息資源應有藝術性，要運用多媒體技術，無論字體、色彩還是視聽感覺都要能第一時間吸引用戶。從網站功能來看，要能體現較強的交互性，可快速了解用戶利用需求并做出反應，為用戶提供個性化檔案信息服務，增強用戶的參與感、成就感。功能體現與外觀設計相融洽，意味著檔案網站信息資源的分類、布局要科學，并以藝術形式呈現，使檔案網站不僅能發揮其信息資源服務的優勢，還能在信息資源展現上引人入勝，這樣可以促使用戶無論有無目的或目的如何，都樂于在網站上瀏覽、查閱。

（2）信息資源的內容優化

首先，內容優化要尊重檔案的客觀性和系統性，不能違背檔案自身原始記錄的本質屬性，以及打亂檔案之間的內在聯系，檔案網站信息資源的獨特性正在于此。檔案網站信息資源不同于一般網站的信息，而是源于檔案機構的帶有一定專業性的信息，檔案形成過程是客觀的、系統的，檔案全宗就是一個立檔單位所形成的一系列各種類型的全部檔案，本身帶有很強的客觀性和系統性，優化檔案信息資源必須尊重檔案的這種特性。

其次，內容優化要遵守目的性和方便性的原則。檔案網站信息資源建設應堅持以用戶需求為中心，多了解用戶的閱讀習慣和獵奇心理，多開發特色資源，便于用戶查閱，從而解決檔案網站信息資源質量問題，提高用戶的滿意度。

此外，內容優化還要遵守熱點與動態性原則。熱點原則指檔案網站發布的信息資源要緊跟時代，追蹤社會熱點問題，深入挖掘與其相關的館藏檔案信息內容。動態性原則指檔案網站信息資源不能一成不變，其內容要緊跟形勢和用戶需求，不斷補充更新。

2.3.2 事由原則

事由原則在檔案網站信息資源建設中的運用，主要體現在檔案信息內容組織時可以圍繞著某一主題來進行，尤其是特色資源的內容組織和挖掘上。當今檔案網站特色資源建設仍有較大的空間，隨著世界文化遺產工程和中國檔案文獻遺產工程的推進，一批批珍貴檔案引起了學界和社會的關注，重大歷史事件檔案、重要歷史人物檔案、少數民族檔案、地方特色檔案、民間文化檔案等特色資源建設都可借鑒事由原則的思想，設計主題，并圍繞某個主題充分利用這些珍貴檔案，挖掘出它們所蘊含的歷史文化價值，盡最大效度發揮其作用。

2.3.3 國際化原則

檔案網站信息資源建設的目標是為信息資源服務奠定基礎，實現資源共享，在全球范圍內發揮檔案的信息價值，所以檔案網站信息資源建設的國際化不容忽視，主要包括信息資源內容建設的國際化和信息資源標準建設的國際化。

（1）檔案網站信息資源內容建設的國際化

檔案網站信息資源內容建設的國際化主要體現在兩個方面：一是信息內容的多語言化。多種語言的檔案信息資源建設能方便全球用戶對檔案信息的識別和利用，使信息服務更便捷、更人性化。例如，日本戰犯供詞檔案在檔案網站上公布時，應在中文、日文基礎上增加多國語言，這樣能讓全世界都了解日本侵華歷史的鐵證，從而共同譴責、聲討反道義、反人類行為的侵略戰爭，避免歷史重演。二是信息資源的內容整合。資源數據庫是檔案網站信息資源內容整合的主要形式，如今數據庫建設已朝集約化、規模化和產業化邁進，為此檔案信息資源庫建設也需要加強檔案機構與圖書館、博物館等文化部門之間的協作，甚至可以打破國際界限與國外有關檔案機構開展交流合作。當然，前提是建立國內國際合作和資源共享的體制機制，才能加快檔案網站信息資源建設的國際化步伐。

（2）檔案網站信息資源標準建設的國際化

檔案網站信息資源標準建設的國際化，是指在信息資源建設過程中，尤其在資源描述和資源組織等方面，盡量采用國際通用的數據著錄標準、數據標引標準、數據格式標準、規范控制標準及協議，進行邏輯化、系統化組織，便于信息資源檢索，節約用戶時間和費用，以保證檔案網站資源和服務的可獲得性、可操作性和可持續性。當前，我國數字信息資源標準化建設與國外有很大差距，例如歐盟早在1998年就創建了一個標準化組織，專門負責所有標準化工作，并提供完整的標準化服務及產品，而我國的數字資源標準建設還處于探索研究階段［4］，迫切需要加快標準制定，與國際標準接軌，便于國際間交流。

［1］檔案網站信息資源組織與利用項目組.檔案網站信息資源組織的范圍與概念界定［J］.檔案與建設，2013（5）：4-7.

［2］中央檔案館公布日本戰犯侵華罪行自供.［EB/OL］http://www.whnews.cn/news/node/2014-07/04/content_6103895.htm［2014-9-9］.

［3］朱蘭蘭,李啟龍.略論檔案信息質量的優化［J］.檔案管理，2011（5）:8-10.

［4］蒲筱哥,張敏.特色數字信息資源建設的相關問題研究［J］.現代情報，2008（2）:84.