談中小企業(yè)預(yù)算管理制度規(guī)劃

□文/丁 沖 何 苗

（大連財(cái)經(jīng)學(xué)院風(fēng)險(xiǎn)管理與內(nèi)部控制研究中心 遼寧·大連）

一、引言

預(yù)算管理制度在大型企業(yè)已經(jīng)實(shí)施很長時(shí)間了，并成為大企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營績效考核重要一環(huán)。近年來更有大企業(yè)將“全面品質(zhì)管理”的基本概念融入到預(yù)算管理制度中，結(jié)合方針管理、預(yù)算管理、日常管理，經(jīng)由一套科學(xué)分析方法，來編制年度預(yù)算，并通過財(cái)務(wù)體系確認(rèn)績效的達(dá)成。中小企業(yè)因?yàn)橄抻谝?guī)模、人力，使其無法也不需要依樣劃葫蘆，但是基本的預(yù)算管理觀念則應(yīng)貫徹至每一位員工，使中小企業(yè)內(nèi)的有限資源，經(jīng)過溝通協(xié)調(diào)，按事件的輕重緩急，做有效的運(yùn)用，以提升中小企業(yè)的經(jīng)營效率。

二、中小企業(yè)預(yù)算管理架構(gòu)

預(yù)算管理制度的執(zhí)行是由其間自上而下、自下而上，及各部門間平行溝通、協(xié)調(diào)的過程。如此經(jīng)過群策群力，方能完成一套完整的預(yù)算架構(gòu)。預(yù)算在規(guī)劃基礎(chǔ)階段針對中小企業(yè)所處的環(huán)境，剖析企業(yè)所具有的優(yōu)劣勢與整體環(huán)境衍生出的潛在機(jī)會與威脅。中小企業(yè)經(jīng)過SWOT 分析，結(jié)合企業(yè)愿景，據(jù)以擬訂短、中、長期的營運(yùn)預(yù)算。中小企業(yè)的營運(yùn)體系以生產(chǎn)和銷售作為血肉，以財(cái)務(wù)作為骨干，因此，預(yù)算管理架構(gòu)也依此劃分為營業(yè)預(yù)算與財(cái)務(wù)預(yù)算兩大體系。凡是銷售預(yù)算、銷貨成本預(yù)算、銷售費(fèi)用預(yù)算及管理費(fèi)用預(yù)算等包括在營業(yè)預(yù)算范圍內(nèi)；而現(xiàn)金預(yù)算、資本預(yù)算等包括在財(cái)務(wù)預(yù)算范圍內(nèi)。

三、中小企業(yè)預(yù)算管理制度之銷售預(yù)算

（一）基本概況。銷售預(yù)算是中小企業(yè)的一種主要預(yù)算：一旦確定了銷售預(yù)算，其他預(yù)算將利用到它的結(jié)果。比如，如果業(yè)主經(jīng)理認(rèn)為明年的銷售額將達(dá)到40 萬美元，那么中小企業(yè)將基于這個目標(biāo)來儲存庫存、雇用員工并且制定營銷戰(zhàn)略。當(dāng)然，除了總銷售額數(shù)字以外，業(yè)主經(jīng)理還需要其他更多的信息。業(yè)主還需要將總金額根據(jù)各個月和季度進(jìn)行劃分，這樣其他所有預(yù)算可以綁定到這些數(shù)字上。比如，如果一半的銷售額將在明年的前3 個月獲得，那么在這個期間（或者不久以后）內(nèi)，需要完成一半的產(chǎn)量，并且為運(yùn)輸做好準(zhǔn)備。同樣，在年度的第一個季度可能需要有更多（相對于其他季度）的現(xiàn)金和人員需求。

通過將其他預(yù)算與銷售預(yù)算連接起來，業(yè)主經(jīng)理可以向上或者向下調(diào)整花費(fèi)，這取決于經(jīng)營的狀態(tài)。如果銷售額比預(yù)期的高，那么可以提高產(chǎn)量以及增加雇員的數(shù)量。相反，如果銷售比較緩慢，那么應(yīng)當(dāng)臨時(shí)終止生產(chǎn)并且解雇部分員工。

如果中小企業(yè)擁有足夠的資本，足以安全渡過遲緩的6 個月，那么業(yè)主經(jīng)理并不用擔(dān)心公司只能夠勉強(qiáng)生存下去，不能承擔(dān)任何財(cái)務(wù)的挫折。取決于必須對運(yùn)營監(jiān)控的密切程度，公司可以每周或者每雙周進(jìn)行監(jiān)控，或者甚至每3～6 個月才監(jiān)控一次。

（二）預(yù)算作用。財(cái)務(wù)計(jì)劃是一個連續(xù)的過程，它對于計(jì)劃中涉及到各方的交流與溝通起著重要作用。預(yù)算是計(jì)劃的工具，也是實(shí)際工作的控制基準(zhǔn)。主要有以下作用：1、預(yù)算使銷售機(jī)會、銷售目標(biāo)、銷售定額清晰化和集中化；2、預(yù)算計(jì)劃出為達(dá)到目標(biāo)的合理費(fèi)用投入；3、預(yù)算有助于促使各職能部門協(xié)調(diào)合作；4、預(yù)算有助于保持銷售額、銷售成本與計(jì)劃結(jié)果之間的平衡；5、預(yù)算提供了一個評估結(jié)果的工具；6、預(yù)算通過集中于有利可圖的產(chǎn)品、市場區(qū)域、顧客和潛在顧客而使收益最大化。

四、中小企業(yè)預(yù)算管理制度之現(xiàn)金預(yù)算

（一）基本概況。不管是否可以稱之為預(yù)算，也許這是中小企業(yè)最重要的一項(xiàng)控制，因?yàn)椋芽捎玫默F(xiàn)金去償付到期的債務(wù)乃是中小企業(yè)生存的首要條件。現(xiàn)金預(yù)算對于中小企業(yè)的生存是至關(guān)重要的。現(xiàn)金預(yù)算過程的核心在于現(xiàn)金計(jì)劃。中小企業(yè)的現(xiàn)金計(jì)劃要求包括兩種類型：企業(yè)正常運(yùn)行每日和每周所需要的現(xiàn)金，以及這個期間內(nèi)組織的維護(hù)費(fèi)用。前者與日常經(jīng)營需要保持在手頭的現(xiàn)金有關(guān)。通常，中小企業(yè)對30 天或60天的現(xiàn)金需求進(jìn)行估計(jì)，并確定在這段時(shí)間內(nèi)可能收回的資金額。如果比較現(xiàn)金的流入和流出之后出現(xiàn)了現(xiàn)金短缺，那么就可以安排一個信用限額或者短期貸款。

這一預(yù)算的維護(hù)部分考慮了保險(xiǎn)、租金、工資、采購、服務(wù)和稅收等費(fèi)用。這種對經(jīng)營的長遠(yuǎn)考慮給中小企業(yè)提供了平衡其每年現(xiàn)金需求的機(jī)遇。

（二）預(yù)算作用。現(xiàn)金預(yù)算的作用及其在中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的地位：

1、提高中小企業(yè)回避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的能力。中小企業(yè)經(jīng)常需要有足夠的現(xiàn)金來支付職工工資，償付應(yīng)付賬款與票據(jù)以及其他到期債務(wù)，不能及時(shí)償付債務(wù)，稱為“無償債能力”。無償債能力的中小企業(yè)，可能被迫宣告破產(chǎn)。即使經(jīng)營管理得很好的中小企業(yè)，在市場銀根緊縮、自身搞基本建設(shè)、擴(kuò)大銷售活動或生產(chǎn)規(guī)模的時(shí)期，有時(shí)也會感到手足無措。因此，中小企業(yè)經(jīng)營者必須小心翼翼的規(guī)劃現(xiàn)金流量，使手頭現(xiàn)金隨時(shí)夠用。現(xiàn)金預(yù)算通過對現(xiàn)金持有量的安排，可以使中小企業(yè)保持較高的盈利水平，同時(shí)，保持一定的流動性，并根據(jù)中小企業(yè)對資金的運(yùn)用水平?jīng)Q定負(fù)債的種類結(jié)構(gòu)和期限結(jié)構(gòu)，使中小企業(yè)在債務(wù)到期時(shí)不至于很被動。

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，中小企業(yè)面臨各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，而其中對中小企業(yè)影響最大的則屬財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)最主要的表現(xiàn)形式就是支付風(fēng)險(xiǎn)，這種風(fēng)險(xiǎn)是由中小企業(yè)未來現(xiàn)金流量的不確定性與債務(wù)到期日之間的矛盾引起的。許多中小企業(yè)正是沒有處理好二者之間的關(guān)系，影響中小企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動，甚至于破產(chǎn)。現(xiàn)金預(yù)算可以預(yù)測未來時(shí)期中小企業(yè)對到期債務(wù)的直接償付能力，可以直接地揭示出中小企業(yè)現(xiàn)金短缺的時(shí)期，使財(cái)務(wù)管理部門能夠在顯露短缺時(shí)期來臨之前安排籌資，從而避免了在債務(wù)到期時(shí)，因無法償還而影響中小企業(yè)的信譽(yù)，為中小企業(yè)以后融資增加阻力；或中小企業(yè)被迫“拆東墻補(bǔ)西墻”，在高利率條件下舉借新的債務(wù)。這些都在一定程度上增加了中小企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2、促進(jìn)中小企業(yè)內(nèi)部各部門之間的合作與交流，減少相互間的沖突與矛盾。現(xiàn)金預(yù)算是以銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、直接材料預(yù)算等各項(xiàng)經(jīng)營預(yù)算為基礎(chǔ)的，需要他們提供的數(shù)據(jù)，而銷售預(yù)算是各項(xiàng)預(yù)算的基礎(chǔ)。這就需要中小企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部各部門之間的溝通交流，相互之間提出改進(jìn)建議，明確了各部門的責(zé)任，便于他們之間的協(xié)調(diào)，避免由于責(zé)任不清楚造成相互推諉的事件發(fā)生，調(diào)動了中小企業(yè)各部門的積極性，為中小企業(yè)搞好現(xiàn)金預(yù)算奠定基礎(chǔ)。

3、提供中小企業(yè)績效評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，便于考核、強(qiáng)化內(nèi)部控制。現(xiàn)代市場是一個極其復(fù)雜的大系統(tǒng)，單個中小企業(yè)在這個大系統(tǒng)中僅僅是一個分子，中小企業(yè)要在復(fù)雜多變、激烈競爭的環(huán)境中求得生存與發(fā)展，必須強(qiáng)化和依賴于有效的經(jīng)營管理。財(cái)務(wù)管理是中小企業(yè)經(jīng)營管理的重要方面，處于整個管理的核心地位，而現(xiàn)金預(yù)算則是財(cái)務(wù)管理的重中之重。由于現(xiàn)金流量與中小企業(yè)的生存和發(fā)展息息相關(guān)，所以中小企業(yè)越來越關(guān)注現(xiàn)金流量信息。實(shí)踐證明，中小企業(yè)對現(xiàn)金流量的管理與控制已成為其財(cái)務(wù)管理的關(guān)鍵。

五、中小企業(yè)預(yù)算管理制度之其他預(yù)算

銷售和現(xiàn)金預(yù)算并非是中小企業(yè)用于控制運(yùn)作所必需的唯一預(yù)算。其他預(yù)算實(shí)際上是現(xiàn)金預(yù)算表中的一些附帶項(xiàng)，包括工資、廣告、銷售費(fèi)用以及新工廠和設(shè)備預(yù)算。取決于公司的規(guī)模，這些預(yù)算類別將通過現(xiàn)金預(yù)算進(jìn)行處理或者準(zhǔn)備，并且需要加以特殊考慮。比如，一個制造型企業(yè)可能具有制造和采購預(yù)算，而一個銷售企業(yè)可能會編制銷售費(fèi)用預(yù)算。但是，因?yàn)橹行∑髽I(yè)也并不希望自己負(fù)擔(dān)過多的預(yù)算，因此預(yù)算應(yīng)當(dāng)盡可能地少。因此，精明的業(yè)主經(jīng)理往往使用“例外控制原則”來處理預(yù)算方面的問題。這個原則認(rèn)為，業(yè)主經(jīng)理應(yīng)當(dāng)考慮到極端好或者極端壞的結(jié)果，而不是按照期望進(jìn)行的經(jīng)營。如果，一月份的預(yù)計(jì)銷售額是8，000 美元，但是，事實(shí)上達(dá)到了8，200 美元，那么公司不需要擔(dān)心任何事情。但是，如果銷售額達(dá)到了15，000 美元，那么中小企業(yè)就必須考慮到訂單的處理（如果它是一個制造型企業(yè)的話）或者采購更多的物料或產(chǎn)品（如果它是一個零售或者批發(fā)企業(yè)的話）。同樣，如果，銷售額只有4，000 美元，那么在下個月的預(yù)算中就必須進(jìn)行一定的修改，比如，縮減采購量、解雇部分員工或者采取其他的行動。

六、總結(jié)

我們需要記住的一個最為重要的事實(shí)是，預(yù)算控制必須符合自己的初衷。它們是可以幫助中小企業(yè)設(shè)置目標(biāo)并評價(jià)業(yè)績的工具。如果出現(xiàn)了問題，預(yù)算應(yīng)當(dāng)幫助業(yè)主經(jīng)理找出問題發(fā)生的地點(diǎn)和原因。基于這一原因，每個預(yù)算都應(yīng)當(dāng)具備兩個特征：經(jīng)濟(jì)性和時(shí)間性。如果，預(yù)算過于繁瑣或細(xì)節(jié)，那么公司有可能花費(fèi)1 美元的費(fèi)用來發(fā)現(xiàn)一個50 美分的問題。預(yù)算必須相對于其成本是值得的。同時(shí)，預(yù)算也應(yīng)當(dāng)是及時(shí)的；它應(yīng)當(dāng)允許業(yè)主經(jīng)理及時(shí)地收集、分析并解釋信息以采取所需的行動。如果，公司采用的是固定的3 個月預(yù)算，但是，銷售注定會大幅度地波動，那么在預(yù)算期結(jié)束以前公司有可能會用完現(xiàn)金。在這種情況下，公司需要針對較短的區(qū)間制定預(yù)算——也就是說，每個月編制一次預(yù)算。

最后需要記住的是，在大多數(shù)情況下，業(yè)主經(jīng)理可以依賴于一個或者多個預(yù)算，比如，銷售預(yù)算和現(xiàn)金預(yù)算，從而可以確保如果具備了這些預(yù)算，所有事情將不會出現(xiàn)任何問題。同時(shí)，中小企業(yè)必須非常慎重，不要擁有過多的預(yù)算。

［1］劉永中，金才兵.預(yù)算管理一點(diǎn)通［M］.廣東經(jīng)濟(jì)出版社，2010.

［2］高晨.企業(yè)預(yù)算管理——以戰(zhàn)略為導(dǎo)向［M］.中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2011.

［3］史習(xí)民主編.全面預(yù)算管理［M］.立信會計(jì)出版社，2013.

［4］師玉梅.對企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理的幾點(diǎn)建議［M］.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)出版社，2008.