云數據時代下的高校院系資料室的功能轉變

摘要:從圖書文獻的專業化和系統化、資料室網絡平臺功能、灰色文獻資源的開發、為師生提供專業化特色服務等幾個方面入手，探討在云數據時代下資料室功能應如何轉變。

文獻標識碼: A

文章編號:1009-2714( 2015) 01-0061-03

doi:10．3969/j．issn．1009－2714．2015．01．014

收稿日期:2014—09—05

作者簡介:方芳( 1980—　)，女，湖北黃石人，館員，主要從事高校院系資料管理工作.

0　引言

云數據時代下，海量數據已經滲透到當今社會每一個行業和業務職能領域，成為重要的生產因素，從而引起人們的廣泛關注。高校院系資料室是學校文獻體系的重要組成部分，是學校院系教師進行教學和科研活動的重要場所，是衡量學校院系辦學水平的重要標志。傳統的資料室的作用也只是學校圖書館的一個補充和延伸，當人們在圖書館查閱不到相對專業的文獻書籍時，才會想到去院系資料室查閱。隨著網絡時代的到來，幾乎所有文獻資料都可以在互聯網上查到，人們可以足不出戶就可以獲取相關專業文獻。因此，院系資料室單一提供文獻查閱的功能幾乎等同虛設。云數據時代下，資料室的功能該如何轉變，資料室工作質量的好壞會直接影響到本院系教學、科研進程的發展與提高，也影響到院系教師為教學科研多出成果的愿望。下面對院系資料室的功能轉變做些粗淺的探討。

1　利用網絡資源實現圖書文獻的專業化，系統化

由于院系圖書經費的有限，不可能做到所有相關專業書籍都要購買，所有相關文獻都要訂閱，這樣做也是不必要的。俗話說，“好鋼用在刀刃上”，因此，院系資料室的藏書要突出專業特色，在某一特色專業方向上做到“人無我有，人有我全”。對一般的專業文獻，可以充分利用網絡資源，與校圖書館或相關專業院校實現資源共享。對于本專業的核心資料，尤其是目前還沒有上網的相關文獻期刊，一定要保證其系統性和完整性。同時既要注重收藏學科發展前沿和核心資料，又要注意收藏與本學科相關的交叉學科的文獻。

2　發揮院系資料室網絡平臺功能

在大數據時代，通常人們獲取信息資料的手段主要是通過網絡。但是，時至今日，還沒有發現國內哪所高校校園網上圖書館(或院系)的站點上設有院系資料室的鏈接，那院系資料室的作用又怎能發揮。因此，院系資料室網絡平臺建設尤為重要。利用自己占有的文獻資源和網絡信息資源進行深層次的分析、重組、整合。注意做到“不需大而全，只要深而精”。資料室網絡平臺的建設應提供以下基本資源: 1)本專業相關網站地址，為教研人員提供網址查詢; 2)本專業特色的專業文獻數據庫(如學士學位論文庫，科研成果庫等) ; 3)印刷型紙質信息與網上信息通過分解、梳理、綜合歸類，編制成二次文獻。

3　充分開發灰色文獻資源

云數據時代，資料室不僅僅是提供查閱的功能，它同時還具有電子檔案館的作用，要充分開發灰色文獻資源。這里的灰色文獻主要包括文件檔案(如教育廳批文，學校的發文，院級指定的規章制度等)，教務檔案(如教學計劃、教學大綱、教學進度，課程安排，中期檢查等)，科研檔案(如教師科研立項，發表論文，學校舉辦的學術研討會論文及教師參加國內外學術會議帶回的文獻等)，教師個人業績檔案(如教師個人每學年的教學、科研工作量，教案，電子課件等)，學生檔案(如歷屆畢業生的畢業論文，畢業設計，學生獲獎情況等)。原先這些資料都是各相關人員分別保存自己職責范圍的文件，如學校發文，歸教學的教學保存，歸科研的科研保存，教師查閱時甚至不知道向誰去要文件，經常因為沒有及時看到文件而耽誤了工作。通過對這些灰色文獻的整理匯總，資源共享，可以極大地服務于師生的教與學。

4　為教研人員提供網上專項服務

網絡環境下文獻信息資源呈現出多元化分布，許多對教學、科研有重要參考利用價值的文獻信息都分布在網絡上不同的頁面中，院系資料室應當根據本院系的教學、科研和學科建設需要開發重點學科導航庫，利用資料室文獻資源和網上信息，按統一分類標準，組成條目清晰、結構合理、著錄規范的特色數據庫，更好地為教研人員提供定題服務和跟蹤服務。特別是對學科帶頭人，及時了解他們的文獻信息需求，了解他們的科研進展情況，為他們建立科研檔案，揣度他們對文獻信息的現實需求和潛在需求。

開展聯合參考咨詢服務。參考咨詢是讀者向圖書館工作人員或其它專家提問并獲得解答的一種信息服務方式，是圖書館服務的重要組成部分。由于網絡技術的飛速發展，傳統的面對面、電話、書信等參考咨詢方式已轉變為電子郵件、qq對話、手機短信、視頻等在線咨詢、互動咨詢、可視咨詢等數字參考咨詢，這種形式的改變，為院系與院系、院系與校圖書館之間聯合起來開展咨詢服務創造了有利條件。

5　為學生提供專業化服務

信息素養是人能夠批判地確認何時需要信息、并能夠對信息進行檢索、評價和有效利用的能力。信息素養的高低會影響一個大學生思想的更新或專業知識的更新。所以在信息社會中，大學生是否會利用收集信息，已成為衡量大學生的整體素養的重要組成部分。許多學生讀了四年大學，還不懂得使用圖書分類法，更不懂的使用圖書館網站上的免費數據庫，最多會在百度文庫中搜索資料，這導致學生在學科競賽，科技創新活動，乃至撰寫畢業論文時困難重重。因此，學院有必要培養學生信息素養。

培養學生的紙質信息獲取能力。在新生入學時，不僅應該指導校圖書館的位置，更應了解本院系資料室的所在地，因為院系資料室有更多的本專業的最新文獻。利用資料室一般設在教學樓的地理優勢，主動引導學生閱讀新書，了解學科動態。

提高學生文獻檢索能力。有條件開設文獻檢索課，沒條件至少開設文獻檢索講座，根據本院學科專業的特點，建立一套針對性強、教學形式和內容符合本院專業特點的文獻檢索模式。讓學生了解基本的檢索工具，本專業常用網站，常用數據庫等相關知識，提高他們文獻檢索的綜合運用能力，從而進一步提高學生的信息素質。