淺談帶有電子簽章文件的歸檔

盧偉（哈爾濱市財(cái)政信息中心，哈爾濱150010）

淺談帶有電子簽章文件的歸檔

盧偉
（哈爾濱市財(cái)政信息中心，哈爾濱150010）

目前，電子簽章在電子文件歸檔中發(fā)揮了重要的作用，帶有電子簽章的電子文件既能滿(mǎn)足傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)需求，也符合當(dāng)前檔案管理規(guī)范的要求，能夠減少檔案管理員的工作量，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。通過(guò)分析和探討如何實(shí)現(xiàn)電子簽章文件的歸檔，以保障電子文件的可靠性、有效性和真實(shí)性。

電子簽章；文件；歸檔

1　電子簽章的含義

眾所周知，電子簽章是電子簽名的一種表現(xiàn)，為了達(dá)到與紙質(zhì)文件蓋章操作相同的可視效果，需要利用圖像處理技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，為的是保障電子信息的真實(shí)性和完整性及簽名者本人的不可否認(rèn)性。它是以電子形式依附在電子文件上與其產(chǎn)生邏輯關(guān)聯(lián)并綁定，決不是簡(jiǎn)單的數(shù)字圖像化。在日常的公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，簽名者在電子文件上加蓋簽章后，直觀地看效果同在紙質(zhì)文件上加蓋簽章一樣，當(dāng)簽名者將簽章后的電子文件發(fā)送給相關(guān)部門(mén)或人員去辦理時(shí)，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸文件自動(dòng)驗(yàn)證發(fā)件人的身份和簽章的合法性，并可以顯示原文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中有無(wú)批改及文件打印輸出用以留存，既滿(mǎn)足傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)需求，也符合當(dāng)前檔案管理規(guī)范的要求。

由此看來(lái)，要保證加蓋電子簽章的文件應(yīng)該與加蓋簽章的紙質(zhì)文件擁有相同的外觀，操作方式與紙質(zhì)文件要有高度的一致性，電子簽章須具有以下幾方面基本特點(diǎn)：

第一，電子簽章只在使用電子簽名技術(shù)驗(yàn)證某份電子文件真實(shí)有效時(shí)方能正常顯示。不僅需要用電子簽名技術(shù)對(duì)正文數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，還需對(duì)簽章進(jìn)行保護(hù)，以避免被非法用戶(hù)盜用后在非法的電子文件上顯示合法的簽章，保證其真實(shí)性。

第二，在整個(gè)公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中不涉及數(shù)字證書(shū)、CA等概念，將電子簽名技術(shù)完全隱藏在電子簽章的后面，用戶(hù)不用培訓(xùn)就能方便使用。

第三，在使用過(guò)程中要求電子簽章必須存儲(chǔ)在可移動(dòng)介質(zhì)上（如U盤(pán)）。一枚存儲(chǔ)了電子簽章的可移動(dòng)介質(zhì)就相當(dāng)于一個(gè)實(shí)物印章，可以像保管實(shí)物印章一樣保管。

第四，通常一個(gè)實(shí)物簽章只能對(duì)應(yīng)一枚電子簽章。

第五，電子簽章的使用必須滿(mǎn)足《中華人民共和國(guó)電子簽名法》中對(duì)電子簽名本身及電子文書(shū)的各項(xiàng)規(guī)定和規(guī)范要求。

2　電子簽章在電子文件歸檔中使用的必要性和可行性

近些年來(lái)，隨著電子政務(wù)的飛速發(fā)展，無(wú)紙化辦公成為必然趨勢(shì)，一些使用OA公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的單位已經(jīng)逐步開(kāi)展電子文件歸檔工作，并且所占比例日益增加。由于網(wǎng)上傳輸?shù)碾娮游募哂幸赘男院鸵资判蕴攸c(diǎn)，如何保障公文在網(wǎng)上實(shí)際流轉(zhuǎn)過(guò)程中的有效性、真實(shí)性和完整性是擺在我們面前的首要任務(wù)。在使用電子簽章技術(shù)之前，檔案管理系統(tǒng)中掛接的電子文件全文，沒(méi)有被賦予法律效力的電子簽章的簽署，只能作為信息來(lái)瀏覽，不具備檔案的法律和憑據(jù)作用。還需要各部門(mén)檔案員將電子政務(wù)系統(tǒng)的電子文件打印下來(lái)，蓋上實(shí)體簽章后，再進(jìn)行歸檔，這極大地增加了檔案管理員的工作量，并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公和電子文件的歸檔。因此，電子文件必須要有電子簽章為其證實(shí)自身的有效性、真實(shí)性和完整性。另外，由于電子簽章所基于的數(shù)字簽名技術(shù)，采取了嚴(yán)格的安全措施，能夠保

證電子文件不被非正常改動(dòng)，具有重要憑證性、依據(jù)性的電子文件可以隨時(shí)備份存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。同時(shí)，電子文件的所有操作過(guò)程都會(huì)被記錄，從根本上保證了電子文件的法律和憑證作用。

自《中華人民共和國(guó)電子簽名法》簽署實(shí)施以來(lái)，就明確了電子簽名與手寫(xiě)簽名或者蓋章具有同等的法律效力，從而保障了電子文件的可靠性、有效性和真實(shí)性，為實(shí)現(xiàn)電子文件管理法制化和認(rèn)可電子文件法律效力提供了強(qiáng)有力的依據(jù)和法律保障，也加速了電子文件歸檔進(jìn)程。

3　實(shí)現(xiàn)電子簽章文件歸檔

電子簽章系統(tǒng)是一個(gè)獨(dú)立的安全平臺(tái)，而且提供與相應(yīng)系統(tǒng)緊密集成的接口。檔案管理系統(tǒng)在電子簽章系統(tǒng)提供的平臺(tái)上，通過(guò)多個(gè)二次接口開(kāi)發(fā)，能實(shí)現(xiàn)電子簽章文件的歸檔：一是已經(jīng)在電子政務(wù)系統(tǒng)中加蓋了電子簽章的公文，在電子公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后可以直接點(diǎn)擊系統(tǒng)的“歸檔”按鈕進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。二是針對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)中沒(méi)有加蓋電子簽章的電子文檔，在電子政務(wù)系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中增加了“補(bǔ)蓋章”功能，檔案員可以在進(jìn)行歸檔操作前在電子政務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行補(bǔ)蓋章操作之后再歸檔。三是檔案管理系統(tǒng)中那些已經(jīng)歸檔但沒(méi)有掛接加蓋電子簽章的電子文檔，在檔案管理系統(tǒng)中增加了“電子簽章”欄目，會(huì)自動(dòng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)中沒(méi)有加蓋電子簽章的文檔進(jìn)行識(shí)別和篩選，將文件集中起來(lái)統(tǒng)一進(jìn)行批量簽章操作。

4　實(shí)現(xiàn)對(duì)加密電子文件的解密

很多省市出臺(tái)的電子文件歸檔整理辦法中都提到，對(duì)加密的電子文件可以解密后再歸檔，也可以直接歸檔，但是如果沒(méi)有對(duì)解密的電子文件進(jìn)行歸檔，必須將解密軟件一同歸檔。

鑒于電子簽章的特點(diǎn)，若能將電子簽章技術(shù)引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)中，便能夠使電子文件的歸檔更具有現(xiàn)實(shí)意義。

W ith the Filing of Electronic Signature Files

LUWei
（Harbin Financial Information Center，Harbin 150010，China）

Atpresent，electronic signature in electronic documentplay an important role，with electronic signatureof electronic documents can not onlymeet the needs of the traditional paper documents circulation，but alsomeet the requirement of current archivesmanagement norms，can reduce the workload of the filemanager，to realize the paperlessoffice.Through theanalysis and Discussion on how to implement the filingofelectronic signature files，the security ofelectronic document's reliability，validityand authenticity.

Electronic signature；Documents；Filing

G276

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1674-8646（2015）05-0086-02